Seit dem BAG-Urteil von 2022 musst du die Arbeitszeit erfassen. Was das 2026 für KMU heißt, welche Systeme reichen und was der Gesetzentwurf ändern soll.
Im September 2022 hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) entschieden, dass Arbeitgeber schon nach geltendem Recht verpflichtet sind, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter systematisch zu erfassen. Viele Unternehmen warten seitdem auf das angekündigte neue Arbeitszeitgesetz. An der Rechtslage ändert das Warten nichts.
Das BAG-Urteil 2022 und seine Folgen
Am 13. September 2022 entschied das Bundesarbeitsgericht (Az. 1 ABR 22/21), dass Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) verpflichtet sind, ein System einzuführen und anzuwenden, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann.
Grundlage ist eine richtlinienkonforme Auslegung des deutschen Rechts nach dem EuGH-Urteil vom 14. Mai 2019 (Az. C-55/18, „CCOO"). Der EuGH hatte entschieden, dass EU-Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten, das die täglich geleistete Arbeitszeit jedes Arbeitnehmers misst.
Die Pflicht gilt schon: Das BAG hat festgestellt, dass sie nach geltendem Recht besteht. Hast du noch kein System, bist du bereits im Rückstand.
Was heute schon Pflicht ist
Nach aktuellem Stand müssen Arbeitgeber:
- Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit erfassen. Das steht nicht im Arbeitszeitgesetz, sondern im BAG-Beschluss 1 ABR 22/21, Leitsatz 1: „Arbeitgeber sind nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer zu erfassen“
- Mehrarbeit aufzeichnen und aufbewahren, § 16 Abs. 2 ArbZG: „Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen […]. Die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.“
- Auf Verlangen der Arbeitsschutzbehörde die Aufzeichnungen vorlegen
Ausnahmen: § 18 ArbZG nimmt bestimmte Gruppen aus dem Geltungsbereich des Arbeitszeitgesetzes aus, darunter „leitende Angestellte im Sinne des § 5 Abs. 3 des Betriebsverfassungsgesetzes sowie Chefärzte“. Eine Ausnahme für alle, die ihre Arbeitszeit selbst einteilen, enthält die Vorschrift nicht.
Geplantes Arbeitszeitgesetz
Das Bundesarbeitsministerium hat einen Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes vorgelegt. Er soll die BAG-Entscheidung ins Gesetz schreiben und die Anforderungen festlegen. Geplant sind vor allem:
- Tägliche Erfassung: Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit noch am selben Arbeitstag aufzeichnen
- Elektronisches System: Grundsätzlich Pflicht zur elektronischen Erfassung
- Zugänglichkeit: Arbeitnehmer müssen Zugang zu ihren eigenen Aufzeichnungen haben
- Manipulationssicherheit: Das System muss nachträgliche Änderungen dokumentieren
Wann das Gesetz in Kraft tritt, ist noch offen. Die Pflicht besteht schon heute, egal wann es kommt.
Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich
Viele Unternehmen fürchten, die Zeiterfassungspflicht schaffe die Vertrauensarbeitszeit ab. Sie bleibt erlaubt: Du kontrollierst weiterhin nicht, wann jemand kommt und geht.
Neu ist, dass auch bei Vertrauensarbeitszeit jemand die geleistete Arbeitszeit aufzeichnen muss, und das darf der Arbeitnehmer selbst sein. Die Aufzeichnung soll Überstunden sichtbar machen und die Ruhezeiten sichern. Beides dient dem Arbeitsschutz.
Der Mitarbeiter erfasst seine Zeit dann selbst, zum Beispiel in einer App oder Tabelle. Du stellst das System bereit und prüfst in Stichproben, ob er es nutzt.
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Welche Systeme sind zulässig?
Ein bestimmtes System schreibt das Gesetz nicht vor. Möglich sind zum Beispiel:
- Excel-Tabellen: Aktuell zulässig, wenn täglich und vollständig geführt. Nach dem geplanten Gesetz könnten die Anforderungen an Manipulationssicherheit dagegen sprechen.
- Stempeluhren und Terminals: Bewährt in Produktion und Handel, weniger geeignet für Homeoffice-Mitarbeiter
- HR-Software mit Zeiterfassung: Personio, Factorial, ZEP, Clockodo und viele andere Tools haben eine Zeiterfassung eingebaut
- Mobile Apps: Für Teams im Außendienst oder im Homeoffice praktisch, oft mit GPS-Stempel
- Selbstaufschreibung: Zulässig, aber der Arbeitgeber bleibt verantwortlich für Vollständigkeit
Praxistipps zur Umsetzung
Hast du noch kein System, geh in dieser Reihenfolge vor:
- Bestand aufnehmen: Was wird aktuell wie erfasst? Auch informelle Aufzeichnungen zählen.
- System auswählen: Für kleine Teams reicht oft eine einfache Lösung. Komplexe Software lohnt sich ab etwa 15 Mitarbeitern.
- Prozess kommunizieren: Halte schriftlich fest, wer wann was erfasst.
- Betriebsrat einbeziehen: Zeiterfassung berührt das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Betriebsvereinbarung empfehlenswert.
- Datenschutz prüfen: Zeiterfassungsdaten sind personenbezogene Daten. Datenschutzrechtliche Anforderungen (DSGVO) beachten.
Betriebsrat und Zeiterfassung: Wird ein neues Zeiterfassungssystem eingeführt, hat der Betriebsrat ein erzwingbares Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Ohne Betriebsvereinbarung oder Einigung kann das System nicht einseitig eingeführt werden. Das gilt auch für technische Upgrades bestehender Systeme.
Sanktionen bei Verstößen
Wer die bestehenden Aufzeichnungspflichten nach § 16 Abs. 2 ArbZG verletzt, riskiert ein Bußgeld. § 22 Abs. 2 ArbZG: „Die Ordnungswidrigkeit kann in den Fällen des Absatzes 1 Nr. 1 bis 7, 9 und 10 mit einer Geldbuße bis zu dreißigtausend Euro […] geahndet werden.“ Die Aufzeichnungspflicht fällt unter Nr. 9. Arbeitsschutzbehörden der Länder führen regelmäßig Kontrollen durch.
Hinzu kommt das zivilrechtliche Risiko: Wer keine Arbeitszeitaufzeichnungen führt, hat im Streit über Überstunden schlechtere Karten. Gerichte können dann zu Gunsten des Arbeitnehmers entscheiden, wenn dieser glaubhaft macht, Überstunden geleistet zu haben.
Fazit
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht, egal wann das neue Gesetz kommt. Hast du noch kein System, fang jetzt an. Ein teures Tool brauchst du dafür nicht. Das BAG (1 ABR 22/21, Rn. 65) schreibt: „Vielmehr können beispielsweise - je nach Tätigkeit und Unternehmen - Aufzeichnungen in Papierform genügen.“ Wichtiger ist, dass alle es jeden Tag führen und wissen, was sie eintragen sollen. Mit Betriebsrat schließt du am besten eine Betriebsvereinbarung zur Zeiterfassung ab.
Häufige Fragen
Sind Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitszeit zu erfassen?
Ja. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat im September 2022 entschieden, dass Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG bereits jetzt verpflichtet sind, ein System zur Arbeitszeiterfassung einzuführen. Ein neues Arbeitszeitgesetz, das dies konkretisiert, ist in Vorbereitung. Für Vertrauensarbeitszeit gilt das genauso.
Zählt Vertrauensarbeitszeit als Arbeitszeiterfassung?
Nein. Vertrauensarbeitszeit bedeutet, dass Arbeitnehmer ihre Arbeitszeit selbst einteilen. Aber auch dann müssen Beginn, Ende und Dauer der tatsächlichen Arbeitszeit dokumentiert werden. Vertrauensarbeitszeit und Zeiterfassungspflicht schließen sich nicht aus.
Welche Strafen drohen bei fehlender Arbeitszeiterfassung?
Nach § 22 Abs. 2 ArbZG kann ein Verstoß gegen die Aufzeichnungspflicht aus § 16 Abs. 2 ArbZG mit einer Geldbuße bis zu dreißigtausend Euro geahndet werden. Arbeitsschutzbehörden können bei Kontrollen die Vorlage von Arbeitszeitaufzeichnungen verlangen.
Reicht Excel zur Arbeitszeiterfassung?
Ja, eine Excel-Tabelle ist grundsätzlich als System zur Arbeitszeiterfassung zulässig, wenn die Aufzeichnungen täglich und vollständig geführt werden. Das geplante Gesetz schreibt allerdings vor, dass das System manipulationssicher und für Arbeitnehmer zugänglich sein soll. Einfaches Excel könnte diesen Anforderungen künftig nicht mehr genügen.
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