Arbeitszeiterfassung Pflicht 2026: Was KMU jetzt umsetzen müssen

September 2022: Das Bundesarbeitsgericht (BAG) fällt ein Grundsatzurteil, das in der HR-Welt für Unruhe sorgt. Arbeitgeber sind demnach bereits nach geltendem Recht verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter systematisch zu erfassen. Seither warten viele Unternehmen auf das angekündigte neue Arbeitszeitgesetz. Das ändert aber nichts an der aktuellen Rechtslage.

Das BAG-Urteil 2022 und seine Folgen

Am 13. September 2022 entschied das Bundesarbeitsgericht (Az. 1 ABR 22/21), dass Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) verpflichtet sind, ein System einzuführen und anzuwenden, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann.

Grundlage ist eine richtlinienkonforme Auslegung des deutschen Rechts nach dem EuGH-Urteil vom 14. Mai 2019 (Az. C-55/18, „CCOO"). Der EuGH hatte entschieden, dass EU-Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten, das die täglich geleistete Arbeitszeit jedes Arbeitnehmers misst.

Was heute schon Pflicht ist

Nach aktuellem Stand müssen Arbeitgeber:

• Beginn, Ende und Gesamtdauer der täglichen Arbeitszeit für jeden Arbeitnehmer aufzeichnen
• Überstunden und Mehrarbeit dokumentieren
• Die Aufzeichnungen mindestens 2 Jahre aufbewahren (§ 16 Abs. 2 ArbZG)
• Auf Verlangen der Arbeitsschutzbehörde die Aufzeichnungen vorlegen

Ausnahmen: § 18 ArbZG nimmt bestimmte Gruppen aus dem Geltungsbereich des Arbeitszeitgesetzes aus, darunter leitende Angestellte, Chefärzte und Personen, die ihre Arbeitszeit eigenverantwortlich gestalten können. Diese Ausnahme ist aber eng auszulegen.

Geplantes Arbeitszeitgesetz

Das Bundesarbeitsministerium hat einen Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes erarbeitet. Er soll die BAG-Entscheidung in positives Recht umsetzen und konkrete Anforderungen festlegen. Die wichtigsten geplanten Regelungen:

• Tägliche Erfassung: Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit noch am selben Arbeitstag aufzeichnen
• Elektronisches System: Grundsätzlich Pflicht zur elektronischen Erfassung; für kleine Betriebe (bis 10 Mitarbeiter) sollen Übergangslösungen gelten
• Zugänglichkeit: Arbeitnehmer müssen Zugang zu ihren eigenen Aufzeichnungen haben
• Manipulationssicherheit: Das System muss nachträgliche Änderungen dokumentieren

Wann das Gesetz in Kraft tritt, ist noch offen. Die Pflicht besteht – wie oben erläutert – aber unabhängig davon bereits heute.

Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich

Viele Unternehmen fürchten, dass Vertrauensarbeitszeit durch die Zeiterfassungspflicht abgeschafft wird. Das stimmt nicht. Vertrauensarbeitszeit bedeutet: Arbeitgeber kontrollieren nicht, wann jemand kommt und geht. Das ist weiterhin möglich.

Was sich ändert: Auch bei Vertrauensarbeitszeit muss die geleistete Arbeitszeit aufgezeichnet werden. Das kann der Arbeitnehmer selbst tun. Es geht nicht darum, Kontrolle auszuüben, sondern darum, Überstunden sichtbar zu machen und Ruhezeiten einzuhalten. Beides dient dem Arbeitsschutz.

Praktisch heißt das: Der Mitarbeiter erfasst seine Zeit selbst, zum Beispiel in einer App oder Tabelle. Der Arbeitgeber stellt das System bereit und stichprobenartig sicher, dass es genutzt wird.

Welche Systeme sind zulässig?

Das Gesetz schreibt kein bestimmtes System vor. Folgende Lösungen sind grundsätzlich möglich:

• Excel-Tabellen: Aktuell zulässig, wenn täglich und vollständig geführt. Nach dem geplanten Gesetz könnten die Anforderungen an Manipulationssicherheit dagegen sprechen.
• Stempeluhren und Terminals: Bewährt in Produktion und Handel, weniger geeignet für Homeoffice-Mitarbeiter
• HR-Software mit Zeiterfassung: Personio, Factorial, ZEP, Clockodo – viele Tools bieten integrierte Zeiterfassung
• Mobile Apps: Für Teams im Außendienst oder im Homeoffice praktisch, oft mit GPS-Stempel
• Selbstaufschreibung: Zulässig, aber der Arbeitgeber bleibt verantwortlich für Vollständigkeit

Praxistipps zur Umsetzung

Für Unternehmen, die noch kein System haben:

1. Bestand aufnehmen: Was wird aktuell wie erfasst? Auch informelle Aufzeichnungen zählen.
2. System auswählen: Für kleine Teams reicht oft eine einfache Lösung. Komplexe Software lohnt sich ab etwa 15 Mitarbeitern.
3. Prozess kommunizieren: Mitarbeiter müssen wissen, was wann wie zu erfassen ist. Klare Anweisung schriftlich festhalten.
4. Betriebsrat einbeziehen: Zeiterfassung berührt das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Betriebsvereinbarung empfehlenswert.
5. Datenschutz prüfen: Zeiterfassungsdaten sind personenbezogene Daten. Datenschutzrechtliche Anforderungen (DSGVO) beachten.

Sanktionen bei Verstößen

Wer die bestehenden Aufzeichnungspflichten nach § 16 Abs. 2 ArbZG verletzt, riskiert ein Bußgeld bis zu 15.000 Euro. Arbeitsschutzbehörden der Länder führen regelmäßig Kontrollen durch. Bei wiederholten oder systematischen Verstößen können die Beträge höher ausfallen.

Hinzu kommt das zivilrechtliche Risiko: Wer keine Arbeitszeitaufzeichnungen führt, hat im Streit über Überstunden schlechtere Karten. Gerichte können dann zu Gunsten des Arbeitnehmers entscheiden, wenn dieser glaubhaft macht, Überstunden geleistet zu haben.

Fazit

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht – unabhängig davon, wann das neue Gesetz kommt. Wer noch kein System hat, sollte jetzt handeln. Das muss kein teures Tool sein: Ein einfaches, täglich geführtes Dokument genügt vorerst. Wichtiger ist, dass es konsequent genutzt wird und Mitarbeiter wissen, was von ihnen erwartet wird. Für Betriebe mit Betriebsrat empfiehlt sich der Abschluss einer Betriebsvereinbarung zur Zeiterfassung.