Personio, HeavenHR oder Agenda: Stärken, Schwächen und Preise der drei HR-Systeme im Vergleich, und welches System zu deiner Unternehmensgröße am besten passt.
Du willst in deinem KMU zum ersten Mal eine HR-Software einführen und findest allein in Deutschland Dutzende Anbieter, die dir einen digitalen HR-Alltag versprechen. Bei kleinen und mittleren Unternehmen begegnen uns drei Systeme am häufigsten: Personio, HeavenHR und Agenda.
Wir kennen alle drei aus der Praxis. Unten stehen Stärken und Schwächen jedes Systems und die Unternehmensgröße, für die es passt.
Bevor du wählst: Anforderungen definieren
Der häufigste Fehler bei der Auswahl: Du entscheidest nach dem Eindruck aus der Demo oder nach dem Preis und hast vorher nicht festgelegt, was die Software leisten soll. Auf diese Liste gehört auch der Datenschutz, denn das System speichert Personaldaten. Rechtsgrundlage: DSGVO.
Diese fünf Fragen solltest du vor der Auswahl beantworten:
- Welche Prozesse sollen digitalisiert werden? (Urlaubsverwaltung? Recruiting? Lohnabrechnung?)
- Wie viele Mitarbeiter hat das Unternehmen heute, und wie viele in zwei Jahren?
- Welche Schnittstellen sind nötig? (Steuerberater, DATEV, Buchhaltungssoftware)
- Wie viel Technik traut sich das HR-Team zu, das die Software bedient?
- Was ist das monatliche Budget?
Mit den Antworten in der Hand lohnt sich der Systemvergleich.
Personio: Das Vollsortiment-System
Personio ist das meistgenutzte HR-System für KMU im deutschsprachigen Raum. Es deckt den ganzen Employee Lifecycle ab, mit Modulen für Stellenausschreibung, Onboarding, Zeiterfassung, Urlaub und Performance-Management. Die Daten für die Lohnabrechnung bereitet es vor.
Stärken
- Vollständiger HR-Funktionsumfang in einem System
- Sehr gutes Recruiting-Modul (ATS)
- Umfangreiche Automatisierungen und Workflows
- Gute Reporting-Funktionen
- Aktiv weiterentwickelt, hohe Marktdurchdringung
Schwächen
- Teuer: Ab etwa 5–8 Euro pro Mitarbeiter und Monat, je nach Modulauswahl
- Komplex in der Einrichtung, erfordert Zeit und Know-how
- Payroll-Modul kostet extra, eine eigene Lohnabrechnung fehlt
- Kann für Unternehmen unter 20 Personen überdimensioniert sein
Ideal für
Unternehmen zwischen 20 und 200 Mitarbeitern, die HR digitalisieren und weiter wachsen wollen. Am meisten bringt es Startups und Technologieunternehmen, die laufend einstellen.
HeavenHR: Simpel und bezahlbar
HeavenHR ist ein deutsches System, das auf leichte Bedienung ausgelegt ist. Es deckt die Kernfunktionen ab: Urlaubsverwaltung, Zeiterfassung, digitale Personalakte und eine einfache Lohnabrechnung. Mehr Module bringt es nicht mit, dafür bleibt die Einrichtung kurz.
Stärken
- Sehr schnelle Implementierung (oft in wenigen Tagen produktiv)
- Günstiger Einstiegspreis
- Einfache, intuitive Bedienung
- Guter deutschsprachiger Support
- Integrierte einfache Lohnabrechnung möglich
Schwächen
- Eingeschränkter Funktionsumfang im Vergleich zu Personio
- Weniger Automatisierungen und Workflows
- Reporting-Funktionen begrenzt
- Kein vollwertiges ATS für aktives Recruiting
Ideal für
Unternehmen zwischen 5 und 50 Mitarbeitern, die mit der HR-Digitalisierung anfangen wollen und dafür kein Einführungsprojekt über Monate aufsetzen möchten.
Wo steht eure HR gerade?
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Agenda: Stärke im Lohnbereich
Agenda ist in erster Linie eine Lohnabrechnungs-Software, die HR-Funktionen mitbringt. Viele Steuerberater und Lohnbüros in der DACH-Region arbeiten damit. Arbeitet deiner auch damit, hängst du dich an seine Buchhaltungsprozesse an, statt eine neue Schnittstelle zu bauen.
Stärken
- Sehr leistungsfähige Lohnabrechnung
- Exzellente DATEV-Schnittstelle
- Stabil und ausgereift in der Payroll-Funktion
- Verbreitet bei Steuerberatern, einfache Collaboration
Schwächen
- HR-Funktionen (Urlaubsverwaltung, Onboarding) sind sekundär
- Bedienung weniger intuitiv als moderne Cloud-Lösungen
- Oft Desktop-Software statt Browser-basiert
- Kein aktives Recruiting-Modul
Ideal für
Unternehmen, deren Steuerberater mit Agenda arbeitet. Oder Unternehmen, die die Lohnabrechnung selbst machen wollen und dafür eine DATEV-kompatible Software suchen.
Hinweis zur Lohnabrechnung: Willst du die Lohnabrechnung lieber abgeben als selbst mit einer Software machen, bist du bei einem spezialisierten Dienstleister oft besser aufgehoben. Lohnklar übernimmt die Lohnabrechnung für KMU und Startups vollständig, mit DATEV-Anbindung und direkter Kommunikation mit dem Steuerberater.
Die drei im Vergleich
| Kriterium | Personio | HeavenHR | Agenda |
|---|---|---|---|
| Ideale Unternehmensgröße | 20–200 MA | 5–50 MA | 5–100 MA |
| Implementierungsaufwand | Hoch | Niedrig | Mittel |
| Preis (ca./MA/Monat) | 5–10 € | 3–6 € | variabel |
| Recruiting/ATS | Sehr gut | Basis | Nein |
| Lohnabrechnung | Zusatzmodul | Basis | Vollständig |
| DATEV-Schnittstelle | Ja | Begrenzt | Nativ |
| Benutzerfreundlichkeit | Mittel–Gut | Sehr gut | Mittel |
| Skalierbarkeit | Sehr gut | Begrenzt | Gut |
So läuft eine HR-Software-Einführung ab
Eine HR-Software-Einführung verändert, wie deine Leute Urlaub beantragen, Stunden erfassen und Dokumente ablegen. Wer sie als reines IT-Projekt plant, bekommt ein System, das läuft und das niemand nutzt.
Typische Phasen:
- Anforderungsanalyse (2–4 Wochen): Was soll die Software leisten? Welche Prozesse werden dadurch verändert?
- Auswahl und Demo (2–4 Wochen): Drei Systeme vergleichen, in den Live-Demos eure eigenen Abläufe durchspielen.
- Implementierung (4–12 Wochen): Stammdaten einpflegen, Prozesse konfigurieren, Schnittstellen einrichten.
- Pilotphase (2–4 Wochen): Rollout zunächst mit einer Abteilung oder kleinen Gruppe.
- Go-live und Schulung: Alle Mitarbeiter schulen, Support-Kanal einrichten, Feedback sammeln.
Wenn du dafür Hilfe von außen willst: HRklar begleitet die Einführung ab der Anforderungsanalyse bis zum Go-live. So läuft unsere HR-Software-Beratung.
Fazit und Empfehlung
Welche HR-Software passt, hängt von deiner Größe, deinen Wachstumsplänen und deiner Anforderungsliste ab.
- Personio passt zu Unternehmen, die wachsen wollen und Zeit und Geld in die Einrichtung stecken können.
- HeavenHR passt zu kleinen Unternehmen, die mit wenig Aufwand eine Grundstruktur einführen wollen.
- Agenda passt, wenn die Lohnabrechnung im Mittelpunkt steht, vor allem wenn dein Steuerberater es schon nutzt.
Entscheide erst, wenn du in einer Demo deine eigenen Abläufe gesehen hast und die Anforderungsliste steht. Wie viel ein Anbieter wirbt, sagt nichts darüber, ob er zu dir passt.
Häufige Fragen
Welche HR-Software passt zu welcher Unternehmensgröße?
Als grobe Orientierung: Unter 20 Beschäftigten reichen oft schlanke Systeme oder eine gut gepflegte Tabelle. Zwischen 20 und 200 liegt der Bereich, in dem sich eine vollwertige HR-Software rechnet. Darüber kommen Anforderungen an Rollen, Berechtigungen und Auswertungen dazu, die kleinere Anbieter nicht abdecken. Wichtiger als die Größe ist, welche Aufgaben die Software übernehmen soll.
Was kostet HR-Software für ein KMU?
Der Lizenzpreis liegt je nach Anbieter und Umfang bei einigen Euro pro Kopf und Monat. Er ist aber selten die ganze Rechnung: Einrichtung, Zusatzmodule wie Zeiterfassung, Schnittstellen zur Lohnabrechnung und vor allem der interne Zeitaufwand kommen dazu. Im ersten Jahr liegt die Gesamtbelastung erfahrungsgemäß beim Zwei- bis Dreifachen des reinen Lizenzpreises.
Worauf sollte man bei der Auswahl besonders achten?
Auf drei Punkte, die im Vertrieb selten vorkommen. Die Zählweise der Lizenzen, weil ausgeschiedene Beschäftigte je nach Anbieter mitzählen. Die Mindestabnahme, die beim Schrumpfen teuer wird. Und der Datenexport zum Vertragsende: In welchem Format und Umfang bekommt ihr eure Daten zurück? Wer das erst bei der Kündigung klärt, verhandelt aus der schwächsten Position.
HR-Software einführen?
Wir schreiben mit dir die Anforderungen auf und begleiten Auswahl und Einführung bis zum Go-live.
