Ab 15 Mitarbeitenden wird HR zur eigenen Aufgabe. Woran du den Zeitpunkt erkennst, was du zuerst angehst und wann Interim HR den Übergang leichter macht.
Viele Startups gründen mit dem stillen Versprechen: „HR machen wir selbst, so kompliziert ist das nicht." Eine Weile stimmt das auch. Bei fünf Leuten kennen sich alle, und Konflikte klärt ihr beim Mittagessen. Dann wächst das Team auf fünfzehn, zwanzig, dreißig Personen, und auf einmal stecken Geschäftsführung und Team Leads zwanzig Prozent ihrer Arbeitszeit in Recruiting, Kündigungen, Onboarding und Gespräche, die jemand anderes führen sollte.
Die 15-Personen-Faustregel
Eine feste Grenze gibt es nicht, aber aus der Praxis gilt als Faustregel: Hat ein Unternehmen dauerhaft mehr als 15 Beschäftigte, braucht es jemanden, der HR ordnet und dafür geradesteht. Das muss keine Vollzeitstelle sein. Rechtsgrundlage: NachwG. Rechtsgrundlage: DSGVO.
Warum 15? Darunter klappt die Abstimmung auf Zuruf: Alle kennen alle, Feedback kommt im Gespräch, und Konflikte sind so selten, dass die Gründer sie selbst lösen. Ab 15 bis 20 Personen reicht das Bauchgefühl nicht mehr, und ein teurer Fehler wie eine Kündigung ohne Dokumentation trifft ein Unternehmen dieser Größe hart.
Richtwert aus der Praxis: Eine HR-Person kann 50–80 Mitarbeitende betreuen, wenn die Prozesse dokumentiert sind. Eine erste HR-Funktion in Teilzeit oder als Interim lohnt sich schon ab 15–25 Mitarbeitenden.
Mehr als die Kopfzahl zählt das Wachstumstempo. Ein Startup, das in sechs Monaten von 10 auf 30 Mitarbeitende wächst, braucht HR früher als eines, das in drei Jahren auf 20 Personen gekommen ist. Wer so schnell wächst, hat viele Onboardings gleichzeitig, und wenn niemand gegensteuert, weiß bald keiner mehr, wer wofür zuständig ist.
Fünf Warnsignale, dass es höchste Zeit ist
Oft merkst du erst hinterher, dass der Zeitpunkt schon vorbei war. Diese fünf Anzeichen sprechen dafür:
1. Führungskräfte verbringen mehr als 20 Prozent ihrer Zeit mit HR-Aufgaben
Dein CTO oder Head of Product sichtet Bewerbungen und schreibt Onboarding-Mails, statt am Produkt zu arbeiten? Dann zahlst du einen teuren Stundensatz für Aufgaben, die eine HR-Kraft günstiger erledigt.
2. Onboarding ist Chaos
Neue Leute wissen am ersten Tag nicht, was sie tun sollen, die Zugänge fehlen, und wie man Urlaub beantragt, hat ihnen keiner erklärt. Jedes Onboarding läuft anders, weil es vom guten Willen der Kollegen abhängt. Das kostet Arbeitszeit und schwächt die Bindung in den Wochen, in denen neue Leute noch überlegen, ob sie bleiben.
3. Menschen verlassen das Unternehmen ohne Erklärung
Gute Leute kündigen, und die Geschäftsführung ist überrascht. Exit-Interviews finden nicht statt, oder ihre Ergebnisse landen nirgends. Dann fehlt jemand, der Feedback regelmäßig sammelt und auswertet.
4. Konflikte im Team landen immer bei denselben Personen
Muss der Gründer bei jedem Streit zwischen Mitarbeitenden schlichten, fehlt ein Weg, auf dem Konflikte früh und neutral auf den Tisch kommen. Diesen Weg legt eine HR-Funktion an.
5. Rechtliche Risiken werden nicht aktiv gemanagt
Arbeitsverträge aus dem Internet, Urlaub nach Bauchgefühl, Abmahnungen ohne Dokumentation: Jede dieser Lücken kann vor dem Arbeitsgericht teuer werden. Meist wissen die Gründer das und hatten keine Zeit, es zu ordnen.
Was zuerst tun: Prozesse vor Personen
Der häufigste Fehler: Du stellst eine HR-Person ein, bevor feststeht, was sie tun soll. Dann findet ihr beide auf deine Kosten heraus, was die Stelle braucht.
Schreib vorher auf, wo es am meisten brennt: im Recruiting, beim Onboarding, bei Konflikten oder in der Lohnabrechnung. Daraus ergibt sich, welche Kenntnisse die neue Person mitbringen muss.
Häufiger Fehler: Die erste HR-Person soll Recruiting, Payroll, Arbeitsrecht und Kulturarbeit zugleich abdecken. So jemanden findest du kaum. Setz Schwerpunkte und gib Teilbereiche ab, die Lohnabrechnung etwa an einen spezialisierten Dienstleister wie Lohnklar. Damit fällt bei der HR-Funktion ein großer Block Routinearbeit weg.
Diese vier Abläufe solltest du aufschreiben, bevor du jemanden einstellst:
- Onboarding-Checkliste: Was passiert in Woche 1, 4, 12?
- Recruiting-Prozess: Wer entscheidet was, welche Interviews gibt es, wer macht Feedback?
- Urlaubsregelung und Abwesenheitsmanagement: Wie wird beantragt, wie genehmigt?
- Feedback- und Entwicklungszyklus: Wann finden Mitarbeitergespräche statt, und was passiert mit den Ergebnissen?
In einem Startup mit 20 Leuten kostet das drei bis vier Tage konzentrierte Arbeit. Auf diesen Unterlagen baut die neue HR-Person später auf.
Wo steht eure HR gerade?
Zehn Fragen, fünf Minuten, danach eine Einordnung in eine von fünf Stufen mit konkreten Empfehlungen. Ohne Anmeldung, ohne E-Mail-Adresse.
Einstellen oder Interim?
Stellst du jetzt eine HR-Person fest ein, oder holst du dir erst externe Unterstützung? Das hängt von drei Fragen ab:
- Dauerhaftigkeit des Bedarfs: Ist HR ein Dauerthema, oder steht gerade ein einmaliger Aufbau an? Für den Aufbau eignet sich Interim HR besser.
- Klarheit über das Profil: Weißt du noch nicht, was die HR-Person tun soll, starte nicht mit einer Festanstellung. Eine Interim-Kraft findet das mit dir heraus und übergibt danach mit Übergabeprotokoll an die feste Stelle.
- Budget und Risikobereitschaft: Eine HR-Festanstellung kostet 50.000–70.000 Euro Jahresgehalt plus Nebenkosten. Für ein junges Startup kommt das oft zu früh.
In vielen Fällen ist Interim HR die bessere Wahl. Eine erfahrene Interim-Kraft kennt die typischen Fehler und baut in wenigen Wochen Abläufe auf, mit denen dein Team arbeiten kann. Danach findest du leichter die passende Vollzeitkraft, und sie fängt mit fertigen Unterlagen an.
Solche Übergangsphasen übernehmen wir bei HRklar: Wir bauen die HR-Grundstruktur auf, coachen die Führungskräfte und begleiten die ersten Recruitings. So arbeiten wir als Interim HR.
Was eine HR-Person kostet, und was es kostet, keine zu haben
Rechne zuerst die Gegenseite: So viel kostet es, wenn niemand für HR zuständig ist.
| Kostentreiber ohne HR | Typische Kosten |
|---|---|
| Fehlbesetzung (rund 3 Monatsgehälter) | 15.000–25.000 € |
| Verlängerte Time-to-hire (unbesetzte Stelle × Produktivitätsverlust) | 500–2.000 €/Woche |
| Führungskraft verbringt 20 % Zeit mit HR-Aufgaben | 10.000–20.000 €/Jahr |
| Arbeitsrechtliche Fehler (Abmahnung, Kündigung ohne Dokumentation) | 5.000–30.000 € |
| Kulturverlust durch mangelndes Feedback und schlechtes Offboarding | schwer messbar, hoch |
Eine HR-Kraft in Teilzeit oder ein Interim-Mandat kostet am Markt meist zwischen 2.000 und 6.000 Euro im Monat. Verhinderst du damit eine einzige Fehlbesetzung oder einen Rechtsstreit, hast du die Ausgabe mehrfach wieder drin.
Fazit
Die meisten Startups holen sich HR später, als gut für sie ist. Gute Leute entscheiden oft schon in den ersten Wochen, ob sie bleiben, und sie achten dabei darauf, ob die Abläufe funktionieren und ob ihnen jemand ehrlich Rückmeldung gibt.
Ob du das mit einer Festanstellung oder mit Interim HR löst, ist zweitrangig. Fang an, bevor die erste Schlüsselperson kündigt und keiner weiß, warum.
Häufige Fragen
Ab wie vielen Mitarbeitern braucht ein Startup HR?
Eine feste Zahl gibt es nicht, als Anhalt gilt: ab etwa 40 bis 50 Beschäftigten trägt eine erste Stelle in Teilzeit, ab 80 bis 100 eine in Vollzeit. Aussagekräftiger als die Kopfzahl sind zwei andere Signale: wenn die Geschäftsführung mehr als einen halben Tag pro Woche mit Personalthemen verbringt, und wenn Fehler anfangen, Geld zu kosten.
Was sollte zuerst aufgebaut werden?
Die Pflichten vor den Programmen. Zuerst die Fristen sichern, also Probezeiten, Befristungen, der jährliche Urlaubshinweis und die Auswertung der Fehlzeiten für das betriebliche Eingliederungsmanagement. Danach die Abläufe für Eintritt und Austritt. Employer Branding, Weiterbildungskonzepte und Mitarbeiterbefragungen kommen später, sie setzen voraus, dass die Grundlagen stehen.
Interne Stelle oder externe Unterstützung?
Beides hat einen Platz. Eine interne Stelle lohnt sich, wenn dauerhaft operative Arbeit anfällt und jemand im Haus ansprechbar sein soll. Externe Unterstützung passt für den Aufbau, also für Themen mit klarem Ende: Strukturen anlegen, Vertragsmuster überarbeiten, eine Software einführen. Viele KMU kombinieren beides, mit einer Teilzeitstelle intern und begleitetem Aufbau.
Was kostet der Aufbau einer HR-Funktion?
Das hängt vom Weg ab. Eine erste interne Stelle liegt im Mittelstand bei einem Jahresbrutto zwischen 48.000 und 68.000 Euro in Vollzeit, dazu Arbeitgeberanteile und Nebenkosten. Externe Begleitung wird nach Tagen oder als Projekt abgerechnet. Wichtiger als der Vergleich der Zahlen ist die Frage, ob dauerhaft operative Arbeit anfällt oder einmalig Aufbauarbeit.
HR-Aufbau steht an?
Wir bauen mit wachsenden Startups die HR-Grundstruktur auf, als Interim-Kraft oder beratend. Das Erstgespräch dauert 30 Minuten und ist kostenlos.
