HR-Software einführen,
ohne das halbe Jahr zu verlieren.
Urlaubsanträge laufen über Excel, die Personalakten stehen im Schrank? Wir suchen mit dir das System aus, das zu deinem Team passt, richten es ein und schulen deine Leute, bis sie ohne uns damit arbeiten.
Von der Anforderung
zum Go-live in zwölf Wochen.
Diese Systeme kennen wir aus der Praxis
Was wir übernehmen
Das Projekt hat vier Phasen. Du kannst einzelne davon beauftragen oder alles von der Bedarfsanalyse bis zum Go-live.
Bedarfsanalyse
Oft kauft ein Unternehmen die Software, die ein Bekannter empfohlen hat, und merkt erst danach, was fehlt. Wir klären vorher, welche Prozesse ins System sollen und was das Tool im Jahr kostet, wenn alle Nutzer drin sind.
- Ist-Zustand der HR-Prozesse aufnehmen
- Anforderungen strukturiert erfassen
- Must-haves vs. Nice-to-haves unterscheiden
- Budget und Teamgröße als Rahmenbedingung
- Schnittstellen klären (Lohnabrechnung, Buchhaltung)
Software-Auswahl
Wir haben mit keinem Anbieter eine Partnerschaft und bekommen keine Provision, die Empfehlung richtet sich nach deiner Lage. Die gängigen Systeme kennen wir aus der Praxis, ihre Schwächen eingeschlossen.
- Shortlist auf Basis der Bedarfsanalyse
- Demo-Termine koordinieren und begleiten
- Angebotsvergleich (Preis, Leistung, Support)
- Klare Empfehlung mit Begründung
- Vertragsverhandlung bei Bedarf begleiten
Implementierung & Datenmigration
In dieser Phase scheitern die meisten Projekte, und zwar an der Einrichtung: Stammdaten fehlen, oder die Workflows bilden die Freigaben falsch ab. Wir richten das System mit dir ein und migrieren die Daten, bevor dein Team sich zum ersten Mal anmeldet.
- System-Setup und Konfiguration
- Datenmigration bestehender Mitarbeiterdaten
- Workflows und Genehmigungsprozesse einrichten
- Berechtigungskonzept aufsetzen
- DSGVO-konforme Umsetzung sicherstellen
Schulung & Übergabe
Wenn niemand das Tool nutzt, endete die Einführung meist mit einer PDF-Anleitung. Wir schulen HR-Admins und Führungskräfte an ihren eigenen Fällen, bis Urlaubsantrag und Krankmeldung ohne Rückfrage durchgehen.
- Admin-Schulung für HR-Verantwortliche
- User-Schulung für Führungskräfte
- Übergabe-Dokumente und Quick-Guides
- Zwei-Wochen-Check nach Go-live
Drei Stolpersteine, und wie wir sie vermeiden
Die meisten gescheiterten HR-Software-Projekte haben dieselben Ursachen, und es sind Planungsfehler, die sich vermeiden lassen.
„Tool gekauft, aber nie richtig eingerichtet"
Der häufigste Fall: Ein Unternehmen kauft eine Lizenz, richtet das System halb ein, und nutzt es dann nur für einen Bruchteil der möglichen Funktionen. Nach einem Jahr verlängert es das Abo, obwohl kaum jemand damit arbeitet.
„Mitarbeiterdaten übernehmen", ohne Plan
Geburtsdaten fehlen, Eintrittsdaten stimmen nicht: Wer die Migration nicht vorbereitet, startet das neue System mit Altlasten. Spätestens beim ersten Lohnlauf fällt das auf.
„Niemand nutzt das Tool"
Eine Rundmail mit dem Betreff „Ab nächsten Montag nutzen wir Personio" reicht nicht. Deine Leute nehmen das Tool an, wenn jemand ihre Fragen beantwortet hat und der Urlaubsantrag dort schneller geht als auf dem alten Weg.
Welche Software passt zu welcher Teamgröße?
Unsere Einschätzung aus der Praxis, ohne Anspruch auf Vollständigkeit. Provision bekommen wir von keinem Anbieter.
| Software | Teamgröße | Stärken | Einschränkungen | Empfehlung |
|---|---|---|---|---|
| Personio | 10–500 MA | Umfangreich, gute UX, starke Integrationen | Kostenintensiv für kleine Teams, Einführungsaufwand hoch | ✓ Empfohlen ab 20 MA |
| HeavenHR | 5–150 MA | Intuitive Oberfläche, gutes Preis-Leistungs-Verhältnis | Weniger Integrationen, Berichts-Funktionen begrenzt | ✓ Gut für 10–50 MA |
| Agenda HR | 5–100 MA | Stark im Lohn-Bereich, solide für Standardprozesse | Ältere Oberfläche, weniger Self-Service-Funktionen | Gut wenn Agenda-Lohn schon im Einsatz |
| Sage HR | 10–200 MA | Gute Zeiterfassung, solide Urlaubsverwaltung | Recruiting-Funktionen schwach | Wenn Sage-Lohn schon vorhanden |
| DATEV | Alle Größen | Marktstandard Lohnabrechnung, steuerberaterkompatibel | Kein reines HR-Tool, eher Lohnabrechnung + Grunddaten | Kombination mit HR-Tool sinnvoll |
Stand April 2026. Die Anbieter ändern Funktionen und Preise oft, deshalb gibt es eine Empfehlung für dein Team erst nach der Bedarfsanalyse.
In zwölf Wochen von der Anforderung zum Go-live
So läuft ein typisches Vollprojekt. Beauftragst du nur einzelne Phasen, wird es entsprechend kürzer.
Anforderungen
Was soll das System können? Wir erheben Ist-Zustand, Prozesse, Schnittstellen und Budget. Ergebnis: eine priorisierte Anforderungsliste.
Auswahl
Wir stellen eine Shortlist auf, begleiten die Demos und vergleichen die Angebote. Am Ende steht eine Empfehlung mit Begründung.
Einführung
Wir richten das System ein, migrieren die Daten und setzen Workflows und Berechtigungen. Parallel bereiten wir die Information an deine Mitarbeitenden vor.
Go-live & Übergabe
Wir schulen dein Team, begleiten den Go-live und schauen nach zwei Wochen noch einmal drauf. Zum Schluss bekommst du die Übergabedokumentation.
Was Unternehmen fragen
Das hängt von Teamgröße, Schnittstellen und Budget ab. Für Teams zwischen 10 und 50 Personen ist Personio oft die erste Wahl, weil es viel kann und sich leicht bedienen lässt. Kleineren Teams reicht meist ein einfacheres System, das deutlich weniger kostet. Eine Empfehlung geben wir erst nach der Bedarfsanalyse, und von keinem Anbieter bekommen wir Provision.
Das Projekt endet nach dem Go-live. Den technischen Support übernimmt der Softwareanbieter, dafür zahlst du die Lizenz. Von uns bekommst du die Übergabedokumentation, das Schulungsmaterial und einen Termin zwei Wochen nach dem Go-live, in dem dein Team offene Fragen klärt. Danach arbeitet ihr ohne uns weiter.
Die Einführung rechnen wir als Projekt zum Festpreis ab. Wie hoch er ausfällt, hängt von Umfang, Teamgröße und System ab: Auswahl und Begleitung allein sind kleiner als ein Vollprojekt von der Bedarfsanalyse bis zum Go-live mit Datenmigration. Den Festpreis nennen wir dir nach dem Erstgespräch, bevor das Projekt startet. Wie wir abrechnen, steht in der Preisübersicht.
Ja, die Migration gehört fest zum Projekt. Wir ordnen deine bestehenden Daten, prüfen sie auf Lücken und Fehler und übertragen sie datenschutzkonform und dokumentiert ins neue System. Du bringst eine Exportdatei aus dem alten System mit oder, wenn es keins gibt, eine Mitarbeiterliste. Den Rest erledigen wir.
Was sonst noch passt
Vakante HR-Stelle?
Zu viel für eine Person?
In 30 Minuten klären wir, was bei dir anliegt und ob wir die Richtigen dafür sind. Kostenlos und ohne Verkaufsgespräch.
Sag uns kurz, worum es geht
Sag uns in zwei Sätzen, worum es geht, einen Termin brauchst du dafür nicht. An Werktagen bekommst du innerhalb von 24 Stunden eine Antwort per E-Mail, ob und wie wir bei eurem HR-Thema helfen können.