Was kostet HR-Software? Preise und Kosten im Überblick
Standardtools kosten 4 bis 12 Euro pro Mitarbeiter und Monat. Einführungskosten liegen bei 2.000 bis 10.000 Euro einmalig. Dazu kommen Hidden Costs wie Schulungen, Anpassungen und Integrationen, die viele unterschätzen.
Die Auswahl an HR-Software ist groß, und die Preise lassen sich schwer vergleichen, weil die Anbieter nach Modulen und Köpfen unterschiedlich staffeln. Für die meistgenutzten Systeme in Deutschland stehen unten die Zahlen, dazu die Kosten, die bei der Planung oft fehlen.
Im ersten Jahr kostet die Einführung mehr als die Lizenz.
Preistabelle: Personio, Factorial, HeavenHR, Sage HR
Alle Preise sind Richtwerte (netto, Stand 2026). Was du am Ende zahlst, hängt von den Modulen und der Zahl deiner Mitarbeitenden ab.
| System | Grundpreis | Preis/MA/Monat | Geeignet für |
|---|---|---|---|
| Personio | ab ca. 150 €/Monat | 4–12 €/MA | KMU ab 20 MA, Wachstumsunternehmen |
| Factorial | ab ca. 120 €/Monat | 4–8 €/MA | KMU bis 50 MA, einfache Anforderungen |
| HeavenHR | ab ca. 99 €/Monat | 3–7 €/MA | KMU bis 30 MA, günstige Einstiegslösung |
| Sage HR | auf Anfrage | ca. 5–10 €/MA | Unternehmen mit Sage-Lohnintegration |
Kostenfaktoren: Wovon der Preis abhängt
Mitarbeiteranzahl
Fast alle HR-Systeme skalieren nach Mitarbeiteranzahl. Mit jedem Mitarbeiter mehr sinkt der Stückpreis in der Regel. Bei Personio fällt der Preis pro Kopf deutlich, sobald du die Schwelle von 100 oder 200 Mitarbeitenden überschreitest.
Gebuchte Module
Ein Basispaket deckt meist Abwesenheitsverwaltung, Dokumente und Stammdaten ab. Recruiting, Payroll-Integration, Performance-Management und Reporting sind oft kostenpflichtige Add-ons. Ein vollständig ausgebautes Personio kann das Dreifache des Basispreises kosten.
Einführungskosten
Die einmaligen Kosten für Implementierung, Datenmigration und Schulung unterschätzen viele:
- HeavenHR / Factorial (selbst eingerichtet): 500–1.500 Euro (Schulung und Setup)
- Personio (mit externer Begleitung): 3.000–10.000 Euro je nach Komplexität
- Datenmigration aus Excel oder Altsystem: 500–2.000 Euro extra
Hidden Costs, die viele vergessen
- Anpassungen und Custom Fields, die nachträglich konfiguriert werden müssen
- Schulungen für Führungskräfte und HR-Team (oft 1–2 Tage)
- API-Integrationen zu Lohnabrechnung oder anderen Tools (Entwicklerkosten)
- Support-Pakete, die bei günstigen Anbietern extra kosten
- Preisanpassungen nach Vertragsablauf, häufig 15–25 % höher
Rechenbeispiel: 25 Mitarbeiter, Personio Basis
Annahmen: 25 Mitarbeiter, Personio Basispaket (ca. 6 Euro/MA/Monat), externe Implementierungsbegleitung.
| Kostenart | Betrag (netto) |
|---|---|
| Jahreslizenzen (25 MA x 6 € x 12) | 1.800 €/Jahr |
| Implementierung (einmalig) | 3.500 € |
| Schulungen HR + Führungskräfte | 800 € |
| Gesamtkosten Jahr 1 | ca. 6.100 € |
| Folgekosten ab Jahr 2 | ca. 1.800–2.200 €/Jahr |
Häufige Fragen zu HR-Software-Kosten
Was kostet Personio pro Monat?
Für ein Unternehmen mit 30 Mitarbeitern liegt der Personio-Grundpreis bei ca. 200–350 Euro/Monat netto, je nach gewähltem Paket. Dazu kommen Implementierungskosten von 1.500–3.000 Euro und optionale Add-ons für Recruiting und Payroll.
Welche Einführungskosten fallen bei HR-Software an?
Typisch sind 2.000 bis 10.000 Euro einmalig. Einfache Systeme lassen sich meist selbst einrichten (500–1.500 Euro für Schulung). Personio mit Workflows und Integrationen erfordert oft externe Begleitung (3.000–10.000 Euro).
Welche HR-Software eignet sich für kleine Unternehmen?
Bis 30 Mitarbeitern sind HeavenHR und Factorial günstiger und ausreichend. Ab 30–50 Mitarbeitern mit komplexeren Anforderungen ist Personio die meistgenutzte Wahl in Deutschland. Sage HR lohnt sich, wenn Lohnabrechnung mit Sage Lohn integriert werden soll.
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