Der beworbene Preis pro Kopf und Monat macht im ersten Jahr oft weniger als die Hälfte der Gesamtkosten aus. Der größte Posten steht in keinem Angebot: die eigene Arbeitszeit. Dazu kommen Einrichtungspauschalen, Mindestabnahmen und Module, die im Grundpreis nicht enthalten sind.
Acht Euro pro Mitarbeiter und Monat. Bei sechzig Beschäftigten sind das 5.760 Euro im Jahr, und mit dieser Zahl geht die Geschäftsführung in die Entscheidung.
Am Ende des ersten Jahres steht dann eine Zahl, die zwei- bis dreimal so hoch ist. Getäuscht hat dabei niemand, der Lizenzpreis deckt eben nur die Lizenz ab. Den größten Teil der Arbeit rundherum stellt der Anbieter nicht in Rechnung, deshalb steht er in keinem Angebot.
Was der Lizenzpreis abdeckt
Der beworbene Preis bezieht sich fast immer auf ein Grundpaket: Stammdaten, Abwesenheitsverwaltung, digitale Personalakte, Self-Service für Beschäftigte. Für viele KMU reicht das, die Zahl führt also nicht in die Irre.
Drei Details entscheiden trotzdem darüber, ob die Rechnung aufgeht.
Wer zählt als Nutzer? Bei den meisten Anbietern zählt jede Person im System, nicht jede Person, die sich anmeldet. Ausgeschiedene Beschäftigte, deren Akte aus Aufbewahrungsgründen im System bleibt, zählen je nach Anbieter mit. Bei zehn Prozent Fluktuation summiert sich das über Jahre.
Wird jährlich oder monatlich abgerechnet? Jahresvorauszahlung bringt oft 10 bis 20 Prozent Rabatt, bindet aber Kapital und die Zahl der Lizenzen für zwölf Monate.
Was passiert beim Wachstum? Manche Verträge staffeln nach Größenklassen. Der Sprung von 49 auf 50 Beschäftigte kann dann teurer sein als die neun davor.
Einrichtung und Migration
Fast jeder Anbieter berechnet eine einmalige Einrichtungsgebühr. Sie liegt im Mittelstand üblicherweise zwischen 500 und 3.000 Euro und deckt Ersteinrichtung, einen Import und eine Einweisung ab.
Die Aufbereitung der Ausgangsdaten deckt sie meistens nicht ab. Der Anbieter importiert, was er bekommt, und wenn die Datei nicht passt, ist das dein Problem. Wie viel Arbeit darin steckt, steht im Beitrag zur Datenmigration aus Excel.
Schnittstellen sind in aller Regel auch nicht enthalten. Die Anbindung an die Lohnabrechnung berechnet der Anbieter extra, als Einrichtungsaufwand oder als monatlichen Zuschlag, manchmal beides.
Module, die nicht im Grundpreis sind
Bei den Modulen liegen erwartete und spätere Kosten am weitesten auseinander, weil du den Bedarf erst im Betrieb merkst.
| Modul | Typischer Aufpreis | Wird gebraucht, wenn |
|---|---|---|
| Zeiterfassung | 2 bis 4 Euro je Kopf und Monat | fast immer, seit die Aufzeichnungspflicht gilt |
| Bewerbermanagement | Paketpreis oder je Stelle | ab etwa acht Einstellungen im Jahr |
| Lohnvorbereitung | 1 bis 3 Euro je Kopf und Monat | wenn die Abrechnung extern läuft |
| Schichtplanung | 2 bis 5 Euro je Kopf und Monat | bei Schichtbetrieb, sonst nie |
| Weiterbildung | Paketpreis | selten unter 150 Beschäftigten |
| Zusätzliche Auswertungen | Paketpreis | wenn die Standardberichte nicht reichen |
Die Spannen sind Erfahrungswerte aus Angeboten der letzten Monate und keine Listenpreise. Die Zeile zur Zeiterfassung ist die wichtigste: Die Pflicht, Arbeitszeiten aufzuzeichnen, ergibt sich aus dem Arbeitsschutzrecht und nicht daraus, ob das Grundpaket sie enthält. Wer sie nicht mitkalkuliert, hat die Kosten trotzdem, nur später.
Mindestabnahme und Laufzeit
Zwei Vertragsklauseln kosten in der Praxis am meisten, weil sie erst wirken, wenn sich etwas ändert.
Die Mindestabnahme. Viele Verträge legen eine Untergrenze fest, oft die Zahl der Beschäftigten bei Vertragsschluss. Wer während der Laufzeit schrumpft, zahlt weiter für die alte Größe. Bei einer Firma, die von 80 auf 62 Personen geht, sind das je nach Preis mehrere tausend Euro im Jahr für Lizenzen, die niemand nutzt.
Die automatische Verlängerung. Zwölf Monate Laufzeit, Verlängerung um weitere zwölf, Kündigungsfrist drei Monate zum Ende. Wer den Termin verpasst, ist ein weiteres Jahr gebunden. Das ist branchenüblich und trotzdem der Grund, warum viele Unternehmen ein Jahr länger bei einem System bleiben, das nicht passt.
Kündigungstermin sofort eintragen. Leg am Tag der Unterschrift ein Kalenderereignis vier Monate vor dem Ende der Erstlaufzeit an und verlinke den Vertrag darin. Weniger Aufwand kostet dich keine andere Maßnahme in diesem Beitrag.
Der größte Posten steht in keinem Angebot
Gemeint ist die eigene Arbeitszeit. Sie taucht in keiner Kalkulation auf, weil niemand sie in Rechnung stellt, und ist im ersten Jahr meist der größte Einzelposten.
Für ein Unternehmen mit 60 bis 100 Beschäftigten sind das grob:
- Auswahl und Entscheidung: 20 bis 30 Stunden für Marktsichtung, Demos und Vergleich
- Bestandsaufnahme und Konfiguration: 40 bis 60 Stunden, verteilt über die Projektdauer
- Datenaufbereitung: 20 bis 40 Stunden, je nach Zustand der Ausgangsdaten
- Schulung und Begleitung: 20 bis 30 Stunden
- Erhöhtes Anfrageaufkommen nach dem Start: 20 bis 30 Stunden über die ersten sechs Wochen
Das sind 120 bis 190 Stunden. Bei einem intern gerechneten Stundensatz von 45 Euro entspricht das 5.400 bis 8.550 Euro, also ungefähr der Größenordnung der Lizenzkosten im ersten Jahr.
Diese Stunden fallen an, ob du sie einplanst oder nicht. Du entscheidest nur, ob dafür andere Arbeit liegen bleibt oder ob sie obendrauf kommen.
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Eine Beispielrechnung über drei Jahre
Ein Unternehmen mit 60 Beschäftigten, Grundpaket zu 8 Euro je Kopf und Monat, Zeiterfassung und Lohnvorbereitung dazu.
| Posten | Jahr 1 | Jahr 2 | Jahr 3 |
|---|---|---|---|
| Grundlizenz | 5.760 | 5.760 | 5.940 |
| Zeiterfassung (3 Euro) | 2.160 | 2.160 | 2.230 |
| Lohnvorbereitung (2 Euro) | 1.440 | 1.440 | 1.490 |
| Einrichtung, einmalig | 1.800 | 0 | 0 |
| Schnittstelle zur Abrechnung | 900 | 360 | 360 |
| Interner Aufwand | 6.800 | 1.400 | 1.400 |
| Summe | 18.860 | 11.120 | 11.420 |
Die Ausgangszahl war 5.760 Euro. Die Belastung im ersten Jahr liegt bei gut dem Dreifachen, ab Jahr zwei beim knapp Doppelten. Für Jahr drei ist eine Preisanpassung von drei Prozent unterstellt, die in den meisten Verträgen vorgesehen ist.
Gegen die Anschaffung spricht das nicht. Geh aber mit der richtigen Zahl in die Entscheidung, sonst fragt dich nach zwei Jahren jemand, warum das Projekt so viel teurer war als besprochen.
Was ein Wechsel später kostet
Den Wechsel kalkuliert bei der ersten Anschaffung kaum jemand, weil er erst in drei bis fünf Jahren ansteht. Er gehört trotzdem in die Entscheidung, denn was er kostet, hängt davon ab, was heute im Vertrag steht.
Ein Systemwechsel ist teurer als die Ersteinführung. Beim ersten Mal kommen die Daten aus Excel, und Excel gibt alles heraus. Beim zweiten Mal kommen sie aus einem System, dessen Anbieter will, dass ihr bleibt.
Drei Punkte entscheiden über die Höhe:
- Der Umfang des Exports. Stammdaten geben alle heraus. Bei Dokumenten aus der digitalen Personalakte wird es unterschiedlich: manche liefern ein strukturiertes Archiv, manche einen Ordner mit tausenden PDF-Dateien ohne Zuordnung. Letzteres bedeutet Handarbeit für Wochen.
- Die Historie. Abwesenheiten, Vertragsänderungen und Genehmigungen aus fünf Jahren lassen sich selten vollständig übernehmen. Meist bleibt der Altbestand im alten System, das dafür weiterläuft, oder er wird in ein Archiv exportiert.
- Die Aufbewahrungsfristen. Sie laufen unabhängig vom System weiter. Wer abschaltet, muss vorher sicherstellen, dass die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen anderswo liegen und dort lesbar bleiben.
Stell deshalb schon bei der Auswahl eine Frage, die dort fast nie fällt: Wie sieht der Export aus, wenn wir gehen? Frag nach Format, Metadaten und Frist. Antwortet der Anbieter darauf präzise, ist das ein gutes Zeichen. Weicht er aus, kennst du die Antwort auch.
Was sich verhandeln lässt
Mehr, als die meisten annehmen, je nach Posten aber unterschiedlich viel.
Beim Listenpreis ist wenig zu holen, im Mittelstand üblicherweise fünf bis zehn Prozent, mehr bei Jahresvorauszahlung oder längerer Bindung.
Bei der Einrichtungsgebühr deutlich mehr. Sie wird regelmäßig erlassen oder halbiert, wenn der Abschluss sonst wackelt. Fragen kostet nichts.
Bei der Mindestabnahme lohnt sich Hartnäckigkeit am meisten. Eine Klausel, die Anpassungen nach unten einmal jährlich zulässt, ist mehr wert als jeder Rabatt auf den Listenpreis.
Bei der Erstlaufzeit prüf, ob du 24 Monate brauchst. Zwölf Monate kosten meist etwas mehr pro Kopf und sind das Geld wert, solange nicht sicher ist, ob das System passt.
Am seltensten verhandeln Unternehmen den Datenexport beim Vertragsende. Lass dir schriftlich geben, in welchem Format und in welchem Umfang du deine Daten zurückbekommst. Wer das erst bei der Kündigung klärt, verhandelt aus der schwächsten denkbaren Position.
Häufige Fragen
Was kostet HR-Software im ersten Jahr insgesamt?
Rechne mit dem Zwei- bis Dreifachen des reinen Lizenzpreises. Bei 60 Beschäftigten und 8 Euro je Kopf und Monat sind das statt 5.760 Euro eher 18.000 bis 19.000 Euro, weil Einrichtung, Zusatzmodule, Schnittstellen und vor allem der interne Zeitaufwand dazukommen. Ab dem zweiten Jahr sinkt es auf etwa das Doppelte des Lizenzpreises.
Welcher Posten wird am häufigsten übersehen?
Die eigene Arbeitszeit. Für ein Unternehmen mit 60 bis 100 Beschäftigten fallen über Auswahl, Konfiguration, Datenaufbereitung, Schulung und die Anfragen nach dem Start etwa 120 bis 190 Stunden an. Intern gerechnet entspricht das ungefähr den Lizenzkosten des ersten Jahres. Diese Stunden fallen ohnehin an, offen ist nur, ob du sie eingeplant hast.
Zählen ausgeschiedene Mitarbeiter bei den Lizenzen mit?
Bei vielen Anbietern ja, weil jede Person im System gezählt wird und nicht jede aktive Anmeldung. Da Personalakten aus Aufbewahrungsgründen nicht sofort gelöscht werden dürfen, summiert sich das bei zehn Prozent Fluktuation über die Jahre. Das gehört vor Vertragsschluss geklärt, weil sich die Zählweise nachträglich kaum ändern lässt.
Was ist eine Mindestabnahme und warum ist sie riskant?
Viele Verträge legen als Untergrenze die Zahl der Beschäftigten bei Vertragsschluss fest. Wer während der Laufzeit schrumpft, zahlt weiter für die ursprüngliche Größe. Eine Firma, die von 80 auf 62 Personen geht, zahlt so für 18 ungenutzte Lizenzen. Eine Klausel, die eine jährliche Anpassung nach unten erlaubt, ist meist mehr wert als ein Rabatt auf den Listenpreis.
Was lässt sich am besten verhandeln?
Die Einrichtungsgebühr, die häufig erlassen oder halbiert wird, und die Mindestabnahme. Beim Listenpreis sind im Mittelstand fünf bis zehn Prozent üblich. Am seltensten verhandelt und am wichtigsten ist der Datenexport zum Vertragsende: In welchem Format und Umfang bekommt ihr eure Daten zurück? Wer das erst bei der Kündigung klärt, verhandelt aus der schwächsten Position.
Angebote vergleichbar machen?
Wir rechnen die Angebote auf eine gemeinsame Basis über drei Jahre, inklusive Modulen, Schnittstellen und internem Aufwand, und sehen uns die Vertragsklauseln an.
