Wie lange muss eine Personalakte aufbewahrt werden?

Kurzfassung

Personalakten mindestens 3 Jahre nach Austritt (zivilrechtliche Verjährung). Lohn- und Gehaltsunterlagen 6 Jahre (Steuerrecht, § 147 AO), Sozialversicherungsnachweise bis zu 10 Jahre. Die DSGVO verpflichtet zur aktiven Löschung nach Fristablauf.

Viele Arbeitgeber heben Personalakten "sicherheitshalber ewig" auf. Das ist datenschutzrechtlich problematisch. Dieser Artikel gibt klare Fristen für alle Dokument-Typen und erklärt, was die DSGVO beim Löschen verlangt.

Aufbewahrungsfristen-Tabelle

Die Aufbewahrungsfrist hängt vom Dokumenttyp ab. Ein Überblick:

Dokumenttyp Aufbewahrungsfrist Rechtsgrundlage
Lohn- und Gehaltabrechnungen 10 Jahre § 28f SGB IV (SV-Unterlagen)
Sozialversicherungsnachweise, AN-Meldungen 10 Jahre § 28f SGB IV
Nachweise zur Entgeltzahlung (Zeiterfassung, Schichten) 10 Jahre MiLoG, AEntG
Buchungsbelege (auch Gehaltsbelege) 6 Jahre § 147 Abs. 3 AO
Arbeitsvertrag, Vertragsänderungen 3 Jahre (nach Austritt) § 195 BGB (Verjährung)
Krankheitsnachweise (AU-Bescheinigungen) 3 Jahre § 195 BGB
Urlaubsunterlagen, Abwesenheitsnachweise 3 Jahre § 195 BGB
Zeugnisse (ausgestellte Kopien) 3 Jahre § 195 BGB
Bewerbungsunterlagen (abgelehnte Kandidaten) 3–6 Monate nach Absage DSGVO, AGG (§ 15 Abs. 4)
Unfallberichte, BG-Meldungen 10 Jahre § 193 SGB VII

Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?

Die Fristen beginnen unterschiedlich:

  • Zivilrechtlich (3 Jahre): Frist beginnt am 31. Dezember des Jahres, in dem das Arbeitsverhältnis endete.
  • Steuerrechtlich (6 Jahre): Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt wurde.
  • Sozialversicherung (10 Jahre): Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, für das die Unterlagen erstellt wurden.
Praxis-Tipp: Da verschiedene Fristen gelten, bewahren viele Arbeitgeber alle Personalakten pauschal 10 Jahre auf. Das ist rechtlich zulässig, solange ein berechtigter Grund besteht. Besser ist ein Löschkonzept, das Dokument-Typen unterscheidet.

DSGVO-Pflichten beim Löschen

Was die DSGVO verlangt (Art. 5 Abs. 1 lit. e)

  • Personenbezogene Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie es für den Verarbeitungszweck nötig ist (Speicherbegrenzung)
  • Es braucht einen Löschplan oder ein Löschkonzept mit definierten Fristen je Dokumenttyp
  • Die Löschung muss dokumentiert werden (wann, was, durch wen)
  • Digitale Personalakten müssen so gelöscht werden, dass keine Wiederherstellung möglich ist
  • Physische Akten müssen datenschutzkonform vernichtet werden (Shredder oder zertifizierte Dienstleister)

Das Aufbewahren von Personalakten über die notwendige Frist hinaus ohne Rechtsgrundlage ist ein Datenschutzverstoß. Zuständige Landesbehörden (Datenschutzbehörden) können Bußgelder verhängen und Auskunftsansprüche von (Ex-)Mitarbeitern bestehen weiterhin.

Digitale vs. physische Personalakten

Digitale Personalakten sind rechtlich gleichwertig, wenn folgende Punkte erfüllt sind:

  • Zugriffskontrolle: Nur berechtigte Personen können die Akte einsehen
  • Unveränderbarkeit: Dokumente dürfen nicht ohne Protokoll verändert werden
  • Revisionssicherheit: Lohnunterlagen müssen revisionssicher archiviert sein
  • Löschbarkeit: Das System muss eine vollständige Löschung nach Fristablauf ermöglichen

Häufige Fragen zur Personalakten-Aufbewahrung

Wie lange muss eine Personalakte aufbewahrt werden?

Mindestens 3 Jahre nach Austritt für allgemeine Vertragsunterlagen (zivilrechtliche Verjährung). Lohn- und SV-Unterlagen 6–10 Jahre je nach Dokumenttyp. Die längste Frist überlagert die kürzeren für die jeweiligen Dokumente.

Müssen Bewerbungsunterlagen aufbewahrt werden?

Nein. Abgelehnte Bewerbungsunterlagen müssen nach der DSGVO gelöscht werden. Typisch sind 3–6 Monate nach Absage, um AGG-Klagen abwehren zu können (Klagefrist 2 Monate). Eine längere Aufbewahrung braucht eine separate Rechtsgrundlage oder Einwilligung.

Was passiert, wenn Personalakten zu lange aufbewahrt werden?

Das ist ein Datenschutzverstoß nach Art. 5 DSGVO (Speicherbegrenzung). Zuständige Aufsichtsbehörden können Bußgelder verhängen. Ehemalige Mitarbeiter können jederzeit Auskunft und Löschung verlangen.

Dürfen Personalakten digital geführt werden?

Ja. Digitale Personalakten sind rechtlich zulässig und werden immer häufiger genutzt. Wichtig: Zugriffskontrollen, Löschkonzept, Verarbeitungsverzeichnis und revisionssichere Archivierung von Lohnunterlagen müssen gewährleistet sein.

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