Deine HR-Abteilung,
ohne Festanstellung.
Verträge, Onboarding und die Fragen deiner Führungskräfte landen bisher bei dir? Wir übernehmen sie als externe HR-Abteilung, ein bis zwei Wochen nach dem Erstgespräch.
Nach ein bis zwei Wochen
landet sie nicht mehr bei dir.
Ab wann lohnt sich eine externe HR-Abteilung?
Ab etwa fünf Mitarbeitenden wird HR nebenbei schnell zu viel. Ab einer gewissen Größe ist dagegen eine eigene Stelle die bessere Lösung.
Externe HR-Abteilung passt, wenn...
- Du hast bis 100 Mitarbeitende und HR läuft bei der Geschäftsführung oder im Office nebenbei
- Eine Festanstellung ist zu früh oder zu teuer, aber die Aufgaben nehmen zu
- Investoren oder Kunden fragen nach HR-Compliance und Dokumentation
- Du wächst schnell und willst Strukturen aufbauen, bevor sie fehlen
- Führungskräfte brauchen HR-Support bei Gesprächen, Kündigungen, Abmahnungen
- Du planst eine HR-Software-Einführung (Personio, HeavenHR) und brauchst jemanden, der das führt
Wann eine Festanstellung besser ist
- Du hast über 200 Mitarbeiter und täglich komplexe HR-Situationen, die intern koordiniert werden müssen
- HR ist ein strategisches Kernthema und soll eng in die Unternehmensführung eingebunden sein
- Du hast einen Betriebsrat und regelmäßige Verhandlungen, die Vollzeit-Präsenz erfordern
- Du stellst dauerhaft in großem Umfang ein und brauchst täglich mehrere HR-Personen
Trifft eher die zweite Liste zu, stell jemanden fest ein. Wir helfen beim Aufbau der Stelle und begleiten die ersten Monate der neuen HR-Kraft.
Was deine externe HR-Abteilung erledigt
Diese sechs Aufgabenfelder fallen in KMU am häufigsten an. Du suchst aus, welche wir übernehmen.
Vertragsmanagement & Dokumentation
Wir erstellen und aktualisieren Arbeitsverträge (NachwG-konform), stellen Zeugnisse und Bescheinigungen aus und schreiben Anhörungsschreiben.
Onboarding neuer Mitarbeiter
Ab Tag 1 ein fester Ablauf: DEÜV-Meldung und ELStAM-Anmeldung, eingerichtete Systeme und ein Einarbeitungsplan für die erste Woche.
Führungskräfte-Support
Deine Führungskraft muss ein schwieriges Gespräch führen, eine Abmahnung aussprechen oder jemandem kündigen? Wir bereiten das mit ihr vor und sind auf Wunsch dabei.
HR-Reporting & Controlling
Headcount, Fluktuation, Krankenquote, Gehaltsstruktur und offene Stellen, monatlich oder quartalsweise. Wir bereiten die Zahlen so auf, dass du damit entscheiden kannst.
HR-Software-Einführung
Personio, HeavenHR, Agenda und Sage HR kennen wir aus der Praxis. Wir übernehmen die Einführung ab der Anforderungsanalyse, schulen dein Team nach dem Go-live und übergeben mit Dokumentation.
Datenschutz & DSGVO im Personalbereich
Wir führen Personalakten DSGVO-konform, halten Löschfristen ein und beantworten Auskunfts- oder Löschanfragen deiner Mitarbeitenden. Das Bewerbermanagement gehört dazu.
Externe HR vs. interne HR-Stelle vs. HR nebenbei
Jede der drei Varianten hat ihre Stärken. Die Kosten einer Festanstellung stehen in der Tabelle, unseren Preis nennen wir dir nach dem Erstgespräch.
| Kriterium | GF / Office macht HR nebenbei | HR-Festanstellung (Vollzeit) | Externe HR-Abteilung (HRklar) |
|---|---|---|---|
| Monatliche Kosten | Versteckt (Opportunitätskosten GF-Zeit) | 5.000–7.000 EUR brutto + NK | Festpreis nach Umfang |
| Verfügbarkeit | Wenn Zeit da ist | 40h/Woche | Im vereinbarten Stundenumfang |
| Einarbeitungszeit | ✓ Sofort | ✗ 3–6 Monate bis produktiv | ✓ 1–2 Wochen bis Start |
| HR-Fachkompetenz | ✗ Begrenzt | ✓ Abhängig von der Person | ✓ KMU-Praxis aus erster Hand |
| Kündigungsrisiko / Ausfall | ✓ Kein Risiko | ✗ Vakanz, Elternzeit möglich | ✓ Kein Ausfall, Vertretung inklusive |
| Flexibilität bei Wachstum | ✗ Wird schnell Engpass | ~ Zweite Stelle nötig ab ~150 MA | ✓ Umfang jederzeit anpassbar |
| HR-Software-Kenntnisse | ✗ Selten vorhanden | ~ Abhängig von der Person | ✓ Personio, HeavenHR, Agenda, Sage HR |
| Lohnabrechnung-Schnittstelle | ✗ Meist unklar | ~ Koordination mit Steuerberater | ✓ Direkte Kooperation mit Lohnklar |
Wie deine externe HR-Abteilung entsteht
Vier Schritte vom Erstgespräch bis zum laufenden Betrieb.
Erstgespräch & Bestandsaufnahme
30 Minuten, kostenlos. Wir klären, wie viele Mitarbeitende du hast, welche Aufgaben anfallen und was schon läuft.
Leistungspaket definieren
Du legst fest, welche Aufgabenbereiche wir übernehmen und wie viele Stunden im Monat dafür vorgesehen sind. Daraus nennen wir dir einen Festpreis.
Einarbeitung & Setup
Wir arbeiten uns in deine Prozesse und Systeme ein und bauen auf, was fehlt, etwa Vertragsvorlagen oder die DSGVO-Grundlagen. Das dauert je nach Ausgangslage ein bis zwei Wochen.
Laufender Betrieb
Wir erledigen die vereinbarten Aufgaben und schicken dir regelmäßig einen Stand. Den Umfang kannst du anpassen, und wenn du später intern aufbauen willst, übergeben wir mit Übergabeprotokoll.
Lohnabrechnung schon geregelt?
HRklar ist eine Marke der Lohnklar UG. Wenn du neben der externen HR-Abteilung auch die Lohnabrechnung abgeben willst, übernimmt Lohnklar sie. Wir stimmen uns dann intern mit der Abrechnung ab, und du musst nur einmal briefen.
Was Unternehmen fragen
Nutzen kannst du sie ab dem ersten Mitarbeitenden, sinnvoll ist sie ab etwa fünf. Mit jeder neuen Person kommen Onboardings, Vertragsanpassungen und Fragen von Führungskräften dazu, und irgendwann schafft die Geschäftsführung das nicht mehr nebenbei. Solange du keine volle Stelle auslastest, ist eine externe HR-Abteilung günstiger als eine Festanstellung.
Das hängt vom Umfang ab: Du legst fest, welche Aufgaben wir übernehmen und wie viele Stunden im Monat dafür vorgesehen sind. Daraus nennen wir dir nach dem Erstgespräch einen Festpreis. Zum Vergleich: Eine Vollzeit-HR-Person kostet rund 50.000 bis 70.000 EUR im Jahr plus Nebenkosten. Was in welchem Paket steckt, zeigt die Preisübersicht.
Wir koordinieren sie. Die Abrechnung selbst macht Lohnklar, die Payroll-Marke der Lohnklar UG. Beide Marken arbeiten aus demselben Team, du musst also nicht zwei Anbieter getrennt briefen.
Ja. Es gibt keine Langfristverträge und keine automatische Verlängerung. Wächst dein Bedarf, erhöhen wir den Umfang. Stellst du eine eigene HR-Person ein, übergeben wir an sie mit Übergabeprotokoll.
In der Regel per E-Mail, Slack oder Teams, je nachdem was du nutzt. Wir brauchen Zugang zu den relevanten Systemen (HR-Software, E-Mail-Alias) und einen regelmäßigen Abstimmungstermin mit der Geschäftsführung, ein kurzes monatliches Update genügt meist. Ansonsten arbeiten wir selbstständig und melden uns, wenn eine Entscheidung gefragt ist.
Was sonst noch passt
Vakante HR-Stelle?
Zu viel für eine Person?
In 30 Minuten klären wir, was bei dir anliegt und ob wir die Richtigen dafür sind. Kostenlos und ohne Verkaufsgespräch.
Sag uns kurz, worum es geht
Sag uns in zwei Sätzen, worum es geht, einen Termin brauchst du dafür nicht. An Werktagen bekommst du innerhalb von 24 Stunden eine Antwort per E-Mail, ob und wie wir bei eurem HR-Thema helfen können.