HR läuft.
Ohne eigene Festanstellung.
Personalarbeit professionell erledigen, ohne eine eigene HR-Abteilung aufzubauen. HRklar übernimmt die Aufgaben, die anfallen, flexibel, erfahren und ab dem ersten Tag.
Ab wann lohnt sich eine externe HR-Abteilung?
Nicht jedes Unternehmen braucht sofort eine eigene Personalabteilung. Aber ab einer bestimmten Größe ist "HR nebenbei" kein gangbarer Weg mehr.
Externe HR-Abteilung passt, wenn...
- du hast 10–100 Mitarbeiter und HR läuft noch beim GF oder Office-Manager nebenbei
- Eine Festanstellung ist zu früh oder zu teuer, aber die Aufgaben nehmen zu
- Investoren oder Kunden fragen nach HR-Compliance und Dokumentation
- du wächst schnell und willst Strukturen aufbauen, bevor sie fehlen
- Führungskräfte brauchen HR-Support bei Gesprächen, Kündigungen, Abmahnungen
- du planst eine HR-Software-Einführung (Personio, HeavenHR) und brauchen jemanden, der das führt
Wann eine Festanstellung besser ist
- du hast über 200 Mitarbeiter und täglich komplexe HR-Situationen, die intern koordiniert werden müssen
- HR ist ein strategisches Kernthema und soll eng in die Unternehmensführung eingebunden sein
- du hast einen Betriebsrat und regelmäßige Verhandlungen, die Vollzeit-Präsenz erfordern
- Sie rekrutieren dauerhaft im großen Maßstab und brauchen täglich mehrere HR-Personen
Wenn du in den zweiten Fall fallen, ist eine Festanstellung sinnvoll. Wir helfen dir trotzdem: beim Aufbau, beim Übergang oder bei der Begleitung der ersten Monate mit der neuen HR-Kraft.
Was deine externe HR-Abteilung erledigt
Kein Paket, das auf dem Papier toll klingt, aber in der Praxis zu eng ist. Hier steht, was wirklich anfällt und was wir abdecken können.
Vertragsmanagement & Dokumentation
Arbeitsverträge erstellen und aktualisieren (NachwG-konform), Zeugnisse ausstellen, Bescheinigungen, Anhörungsschreiben. Alles was schriftlich geregelt sein muss, wird schriftlich geregelt.
Onboarding neuer Mitarbeiter
Strukturierter Ablauf von Tag 1: DEÜV-Meldung, ELStAM-Anmeldung, erste Arbeitswoche geplant, Systeme eingerichtet, Einarbeitungsplan erstellt. Nicht nur das Nötigste, sondern ein Onboarding, das Eindruck hinterlässt.
Führungskräfte-Support
Wenn eine Führungskraft ein schwieriges Gespräch führen muss, eine Abmahnung ausspricht oder jemanden kündigen will, soll HR dabei sein, beratend und absichernd. Wir stehen für genau diese Momente bereit.
HR-Reporting & Controlling
Headcount, Fluktuation, Krankenquote, Gehaltsstruktur, offene Stellen. Zahlen, die eine Geschäftsführung für Entscheidungen braucht, nicht für die Schublade. Monatlich oder quartalsweise, so aufbereitet, wie du es brauchen.
HR-Software-Einführung
Personio, HeavenHR, Agenda, Sage: Wir kennen alle gängigen Systeme und übernehmen die Einführung, von Anforderungsanalyse und Systemkonfiguration bis zum Go-live und der Schulung deines Teams. Kein Projekt ohne strukturierte Übergabe.
Datenschutz & DSGVO im Personalbereich
DSGVO-konforme Personalaktenführung, Löschfristen, Datenschutz bei Bewerbermanagement, Anfragen von Mitarbeitern auf Auskunft oder Löschung. Kein Einzelfall, der Sie überrascht, weil die Grundlagen stimmen.
Externe HR vs. interne HR-Stelle vs. HR nebenbei
Eine ehrliche Gegenüberstellung. Keine Option ist immer die beste, aber für die meisten KMU zwischen 15 und 150 Mitarbeitern ist eine externe Lösung deutlich effizienter.
| Kriterium | GF / Office macht HR nebenbei | HR-Festanstellung (Vollzeit) | Externe HR-Abteilung (HRklar) |
|---|---|---|---|
| Monatliche Kosten | Versteckt (Opportunitätskosten GF-Zeit) | 5.000–7.000 EUR brutto + NK | Flexibel, Stundenpaket oder Pauschale |
| Verfügbarkeit | Wenn Zeit da ist | 40h/Woche | Bedarfsgerecht, skalierbar |
| Einarbeitungszeit | ✓ Sofort | ✗ 3–6 Monate bis produktiv | ✓ ~1 Woche bis Start |
| HR-Fachkompetenz | ✗ Begrenzt | ✓ Abhängig von der Person | ✓ KMU-Praxis aus erster Hand |
| Kündigungsrisiko / Ausfall | ✓ Kein Risiko | ✗ Vakanz, Elternzeit möglich | ✓ Kein Ausfall, Vertretung inklusive |
| Flexibilität bei Wachstum | ✗ Wird schnell Engpass | ~ Zweite Stelle nötig ab ~150 MA | ✓ Umfang jederzeit anpassbar |
| HR-Software-Kenntnisse | ✗ Selten vorhanden | ~ Abhängig von der Person | ✓ Personio, HeavenHR, Agenda, Sage |
| Lohnabrechnung-Schnittstelle | ✗ Meist unklar | ~ Koordination mit Steuerberater | ✓ Direkte Kooperation mit Lohnklar UG |
Wie deine externe HR-Abteilung entsteht
Kein langer Anlauf. Vier Schritte, dann läuft HR.
Erstgespräch & Bestandsaufnahme
30 Minuten, kostenlos. Wir klären: Wie viele Mitarbeiter, welche Aufgaben, was läuft schon, was fehlt? Kein Standard-Gespräch, kein Fragenkatalog der nichts taugt. Ein echtes Gespräch.
Leistungspaket definieren
du bekommst ein auf dich zugeschnittenes Angebot: Aufgabenbereiche, Stunden pro Monat oder Woche, Kosten. Kein Paket von der Stange, sondern genau das, was du brauchst.
Einarbeitung & Setup
Wir lernen deine Prozesse, Systeme und Teams kennen. Fehlendes wird aufgebaut: Dokumentation, Vertragsvorlagen, DSGVO-Basics. Das dauert je nach Ausgangslage ein bis zwei Wochen.
Laufender Betrieb
deine externe HR-Abteilung ist aktiv. Regelmäßige Updates, transparente Dokumentation, und die Flexibilität, den Umfang anzupassen. Und wenn du irgendwann intern aufbauen wollen, begleiten wir auch das.
Lohnabrechnung schon geregelt?
HRklar ist ein Service der Lohnklar UG. Wenn du neben der externen HR-Abteilung auch die Lohnabrechnung auslagern möchtest, kann Lohnklar beides koordinieren. Kein doppeltes Briefing, kein Schnittstellen-Problem zwischen HR und Payroll.
Was Unternehmen fragen
In der Regel ab 10–15 Mitarbeitern. Bis dahin läuft HR meist noch ohne größere Reibung nebenbei. Ab dieser Größe häufen sich Onboardings, Vertragsanpassungen, Führungskräfte-Anfragen und Compliance-Fragen so weit, dass "nebenbei" keine gute Antwort mehr ist. Eine externe HR-Abteilung ist kosteneffizienter als eine Festanstellung und flexibler als eine Person, die Kapazität hat, wenn sie hat.
Das hängt vom Umfang ab. Wir arbeiten mit monatlichen Stundenpaketen oder festen Aufgabenpauschalen, je nachdem was zu deinem Bedarf passt. In jedem Fall deutlich günstiger als eine Vollzeit-HR-Person (Vollzeit ab ca. 50.000–70.000 EUR p.a. plus Nebenkosten). Im Erstgespräch nennen wir dir einen konkreten Richtwert für deine Situation.
Die Koordination der Lohnabrechnung ja, die operative Abrechnung läuft bei Lohnklar UG, der Schwestergesellschaft. HRklar übernimmt alles rund um HR, Lohnklar übernimmt Payroll. Das funktioniert von einem Team, ohne dass du zwei Anbieter separat briefen müssen.
Ja. Wir arbeiten ohne starre Langfristverträge oder automatische Verlängerungsklauseln. Wenn dein Bedarf wächst, passen wir hoch. Wenn du eine eigene HR-Person einstellen, begleiten wir die Übergabe. Wenn du kündigen wollen, machen wir das sauber und vollständig.
In der Regel per E-Mail, Slack oder Teams, je nachdem was du nutzt. Wir brauchen Zugang zu den relevanten Systemen (HR-Software, E-Mail-Alias) und einen regelmäßigen Abstimmungstermin mit der Geschäftsführung, ein kurzes monatliches Update genügt meist. Ansonsten arbeiten wir selbstständig und melden uns, wenn eine Entscheidung gefragt ist.
Was sonst noch passt
Vakante HR-Stelle?
Zu viel für eine Person?
30 Minuten reichen für ein ehrliches Bild, was bei dir anliegt, ob wir passen, und was ein möglicher nächster Schritt wäre. Kostenlos und ohne Verkaufsgespräch.