Ab wann braucht ein Unternehmen eine HR-Abteilung?
Ab 10 Mitarbeitern ist eine strukturierte HR-Funktion sinnvoll. Ab 50 Mitarbeitern kommt man in der Regel nicht mehr ohne aus, eine gesetzliche Pflicht zur HR-Abteilung gibt es aber nicht. Die meisten Unternehmen merken den Bedarf erst, wenn jedes Onboarding anders läuft und die Führungskräfte zu viel Zeit mit Verwaltung verbringen.
In vielen Startups und KMU fragt erst jemand nach HR, wenn schon etwas liegen geblieben ist. Mit den Schwellenwerten und Warnsignalen unten kannst du deinen Betrieb früher einordnen.
Die Pflichten fangen
bei einer Person an.
Schwellenwerte nach Mitarbeiterzahl
Es gibt keine gesetzliche Grenze, ab der ein Unternehmen HR haben muss. Aber es gibt praktische Schwellenwerte, an denen sich der Aufwand deutlich erhöht:
Geschäftsführung erledigt HR nebenbei. Externe Dienstleister für Lohnabrechnung ausreichend.
Onboarding, Verträge und Urlaubsverwaltung werden zeitaufwendig. Externe HR-Unterstützung oder Teilzeitstelle sinnvoll.
Recruiting, Führungskraftentwicklung und strukturierte Prozesse werden nötig. Dedizierte HR-Kraft oft unverzichtbar.
Ein Betriebsrat ist schon ab fünf wahlberechtigten Arbeitnehmern möglich, Mitbestimmung bei Einstellungen gilt in Unternehmen mit mehr als 20. In dieser Größe ist eine Vollzeit-HR-Stelle meist unumgänglich.
Checkliste: Warnsignale, dass HR fehlt
Diese Symptome zeigen, dass HR-Professionalisierung nötig ist:
- Onboarding neuer Mitarbeiter läuft jedes Mal anders und improvisiert
- Arbeitsverträge wurden zuletzt vor 3 oder mehr Jahren aktualisiert
- Urlaubsanträge und Krankentage werden in Excel oder per E-Mail erfasst
- Führungskräfte verbringen täglich mehr als 30 Minuten mit HR-Verwaltung
- Es gibt keine strukturierten Mitarbeitergespräche und kein Feedbacksystem
- Recruiting funktioniert nicht reproduzierbar, jede Einstellung ist ein Sonderprojekt
- Konflikte im Team sitzt die Führung aus
- Es ist unklar, welche DSGVO-Pflichten für Personalakten gelten
Optionen im Vergleich: intern, extern oder Interim
Wenn der Bedarf da ist, gibt es drei grundsätzliche Optionen:
| Option | Kosten (grob) | Geeignet wenn... | Nachteil |
|---|---|---|---|
| Interne HR-Stelle | 6.000–8.000 €/Monat inkl. AG-Kosten | Dauerhafter Vollzeit-HR-Bedarf, ab ca. 40–50 MA | Recruiting-Aufwand, Einarbeitung, Abfindungsrisiko |
| Externer HR-Dienstleister | 500–2.500 €/Monat je nach Umfang | Laufender operativer HR-Betrieb unter 30 MA | Weniger Unternehmenspräsenz, kein internes HR-Wissen aufgebaut |
| Interim HR-Manager | 600–1.400 €/Tag | Vakanzüberbrückung, HR-Aufbauprojekte, Elternzeitvertretung | Höherer Tagessatz, kein dauerhafter Ansprechpartner |
Welche Gesetze ab welcher Betriebsgröße greifen
Viele Unternehmensgründer unterschätzen, ab wann gesetzliche HR-Pflichten entstehen:
- Ab 1 Mitarbeiter: Meldepflichten (DEÜV), Lohnsteueranmeldung, Arbeitsvertragspflichten
- Ab 5 Arbeitnehmern: Betriebsratsgründung möglich (Wahlrecht der Belegschaft)
- Mehr als 10 Arbeitnehmer: Kündigungsschutzgesetz gilt (nach 6 Monaten Betriebszugehörigkeit). Darunter gilt es nach § 23 Abs. 1 Satz 3 KSchG nicht: „In Betrieben und Verwaltungen, in denen in der Regel zehn oder weniger Arbeitnehmer ausschließlich der zu ihrer Berufsbildung Beschäftigten beschäftigt werden, gelten die Vorschriften des Ersten Abschnitts mit Ausnahme der §§ 4 bis 7 und des § 13 Abs. 1 Satz 1 und 2 nicht für Arbeitnehmer, deren Arbeitsverhältnis nach dem 31. Dezember 2003 begonnen hat“
- Ab 20 Arbeitsplätzen: Beschäftigungspflicht für schwerbehinderte Menschen, bei fehlender Quote Ausgleichsabgabe. § 154 Abs. 1 SGB IX: „Private und öffentliche Arbeitgeber (Arbeitgeber) mit jahresdurchschnittlich monatlich mindestens 20 Arbeitsplätzen im Sinne des § 156 haben auf wenigstens 5 Prozent der Arbeitsplätze schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen.“
- Mehr als 20 wahlberechtigte Arbeitnehmer im Unternehmen: Ein bestehender Betriebsrat ist bei Einstellungen und Versetzungen zu beteiligen, ebenso bei Betriebsänderungen nach § 111 BetrVG. § 99 Abs. 1 BetrVG: „In Unternehmen mit in der Regel mehr als zwanzig wahlberechtigten Arbeitnehmern hat der Arbeitgeber den Betriebsrat vor jeder Einstellung, Eingruppierung, Umgruppierung und Versetzung zu unterrichten“
- Mehr als 100 ständig Beschäftigte: § 106 Abs. 1 BetrVG: „In allen Unternehmen mit in der Regel mehr als einhundert ständig beschäftigten Arbeitnehmern ist ein Wirtschaftsausschuss zu bilden.“
Häufige Fragen
Ab wie vielen Mitarbeitern braucht man HR?
Ab etwa 10 Mitarbeitern empfiehlt sich eine strukturierte HR-Funktion. Spätestens ab 50 Mitarbeitern ist sie kaum noch nebenbei zu leisten, auch wenn kein Gesetz eine HR-Abteilung vorschreibt. Die meisten Unternehmen unterschätzen den Aufwand bis zur Grenze von 25–30 Mitarbeitern.
Kann eine Sekretärin HR-Aufgaben übernehmen?
Für einfache Administration (Urlaubserfassung, Vertragsablage) ja. Für Gehaltsverhandlungen, Kündigungen, Betriebsratskommunikation oder DSGVO-konforme Personalaktenführung braucht es Fachkenntnis. Ein Fehler in diesen Bereichen kann teuer werden.
Brauche ich für 15 Mitarbeiter eine Vollzeitstelle in HR?
In der Regel nicht. Bis 30–40 Mitarbeiter reicht oft eine Teilzeitstelle oder ein externer Dienstleister. Auch Interim HR passt in diese Phase: Du zahlst die Einsatztage, ab einem Tag pro Woche, und trägst nicht die Kosten einer festen Stelle.
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