HR-Audit für KMU:
Was stimmt und was nicht.
Wo liegen in deinem Betrieb die HR-Risiken? Viele KMU merken es erst, wenn die Betriebsprüfung kommt oder ein Investor nach den Arbeitsverträgen fragt. Wir prüfen zehn Bereiche und geben dir nach ein bis zwei Wochen einen schriftlichen Handlungsplan.
Zehn Bereiche,
ein Handlungsplan.
Wann du ein HR-Audit brauchst, weißt du meistens erst hinterher.
Die Betriebsprüfung der Rentenversicherung wird grundsätzlich angekündigt, aber mit knapper Frist: „Die Ankündigung soll möglichst einen Monat, sie muss jedoch spätestens 14 Tage vor der Prüfung erfolgen.“ (§ 7 Abs. 1 BVV) Bei einer Series A will der Investor DEÜV-Meldungen und Arbeitsverträge sehen. Oder ein Mitarbeiter klagt wegen falsch berechneter Überstunden. In jedem dieser Fälle wäre ein Audit vorher günstiger gewesen als das Problem danach.
Nach dem Audit weißt du, was in Ordnung ist und wo ein Risiko liegt. Dazu bekommst du eine Liste, sortiert danach, was du zuerst angehen solltest.
Die häufigsten Schwachstellen in KMU und Startups sehen wir regelmäßig. Deshalb wissen wir, wo wir zuerst nachsehen.
Die zehn Bereiche, die wir prüfen
Für jeden Bereich haben wir einen festen Prüfkatalog.
Arbeitsverträge
NachwG-konform? Überstunden-Klauseln haltbar? Wettbewerbsverbote korrekt? Befristungen wirksam vereinbart? Wir prüfen alle Verträge auf rechtliche Risiken.
DEÜV-Meldungen
Vollständig? Fristgerecht? Korrekte Angaben zu Beschäftigungsart, Beitragsgruppe, Entgelt? Fehler bei DEÜV-Meldungen sind ein klassischer Betriebsprüfungs-Fund.
Personalakten
DSGVO-konform? Aufbewahrungsfristen beachtet? Nur erlaubte Dokumente enthalten? Zugriffsberechtigungen geregelt?
Arbeitszeiterfassung
Nach dem EuGH-Urteil und §16 ArbZG besteht Dokumentationspflicht. Wie wird erfasst? Werden Höchstarbeitszeiten eingehalten? Überstunden korrekt abgegolten?
Minijob-Meldungen
Anmeldung bei der Minijob-Zentrale korrekt? Verdienstgrenzen eingehalten? Beitragssätze stimmen? Minijobs sind bei Betriebsprüfungen überproportional häufig fehlerhaft.
Urlaubs- & Krankheitsdokumentation
Urlaubskonten korrekt geführt? Resturlaub aus Vorjahren richtig behandelt? AU-Bescheinigungen vollständig? Entgeltfortzahlung korrekt berechnet?
Lohnabrechnungen
Entsprechen die Abrechnungen §108 GewO? Werden alle Pflichtangaben ausgewiesen? Stimmen Abzüge und Zuschläge? Werden steuerfreie Bezüge korrekt behandelt?
bAV-Dokumentation
Bestehen bAV-Ansprüche der Mitarbeiter? Werden Direktversicherungen korrekt geführt? Arbeitgeberzuschüsse nach §1a BetrAVG eingehalten?
Elternzeit- & Mutterschutzmeldungen
Fristen für Elternzeitanträge eingehalten? Mutterschutzfristen korrekt umgesetzt? Beschäftigungsverbote dokumentiert? Vertretungsplanung vorhanden?
Betriebsprüfungs-Readiness
Welche Unterlagen müssten bei einer Betriebsprüfung sofort vorgelegt werden? Sind diese auffindbar, vollständig und korrekt? Daraus ergibt sich das Gesamtbild deiner HR-Compliance.
Vom Kick-off zum Handlungsplan in 3 Schritten
Unterlagen sichten
Du gibst uns Zugriff auf die HR-Dokumente und -Daten. Wir gehen die zehn Prüfbereiche durch und notieren Befunde und offene Fragen.
3–5 TageBewertung & Bericht
Wir stufen jeden Befund ein: kritisch, wichtig oder empfohlen. Im schriftlichen Bericht steht zu jeder Auffälligkeit, warum sie ein Risiko ist und was zu tun ist.
2–4 TageHandlungsplan & Übergabe
Wir stellen dir den Bericht persönlich vor und übergeben den Handlungsplan. Darin hat jeder Befund einen Termin: sofort, mittelfristig oder bei Gelegenheit.
~2 Std.Was du nach dem HR-Audit in der Hand hast
Schriftlicher Befundbericht
Jeder Befund aus den zehn Prüfbereichen steht schriftlich drin, eingestuft und mit der Erklärung, warum er ein Risiko ist.
Priorisierter Handlungsplan
Zu jedem Befund stehen die Maßnahme, wer sie übernimmt und bis wann. Das Kritische steht oben.
Persönliche Präsentation
Wir gehen den Bericht mit dir durch und sagen dir, welche Risiken du sofort angehen musst und welche warten können.
Lohnabrechnung auch ein Thema?
HRklar ist ein Service von Lohnklar. Viele Befunde aus dem Audit betreffen die Lohnabrechnung. Willst du beides in Ordnung bringen, stimmen wir das Audit und die Abrechnung bei Lohnklar aufeinander ab.
Was KMU zum HR-Audit fragen
Bei einem KMU bis 100 Mitarbeitenden dauert das Audit insgesamt 1–2 Wochen, Abschlussbericht und Übergabe eingeschlossen. Bei größeren Unternehmen oder verschachtelten Fällen dauert es länger. Den Umfang legen wir im Erstgespräch fest.
Wir brauchen Einsicht in: Arbeitsverträge aller Mitarbeiter, DEÜV-Nachweise, Personalakten, Lohnabrechnungen der letzten 12 Monate, Urlaubsdokumentation, Arbeitszeiterfassung, bAV-Unterlagen. Wir behandeln alles vertraulich und speichern nach dem Audit nichts davon.
Du bekommst einen schriftlichen Bericht mit allen Befunden, den Maßnahmen in ihrer Reihenfolge und einem Zeitplan. Kritische Risiken sind markiert. Wir stellen dir den Bericht persönlich vor und gehen deine Fragen durch. Was du daraus machst, entscheidest du.
Spätestens vor einem Unternehmensverkauf, einer Betriebsprüfung oder einer größeren Finanzierungsrunde. Ohne Anlass lohnt sich ein Audit alle 2–3 Jahre, damit du Risiken findest, bevor sie Geld kosten.
Ein Standard-Audit umfasst bis zu 50 Mitarbeitende und zehn Prüfbereiche. Im Erstgespräch klären wir den Umfang, danach nennen wir dir einen Festpreis, bevor das Audit startet. Für größere Unternehmen machen wir ein eigenes Angebot. Wie wir abrechnen, steht in der Preisübersicht.
Was sonst noch passt
Vakante HR-Stelle?
Zu viel für eine Person?
In 30 Minuten klären wir, was bei dir anliegt und ob wir die Richtigen dafür sind. Kostenlos und ohne Verkaufsgespräch.
Sag uns kurz, worum es geht
Sag uns in zwei Sätzen, worum es geht, einen Termin brauchst du dafür nicht. An Werktagen bekommst du innerhalb von 24 Stunden eine Antwort per E-Mail, ob und wie wir bei eurem HR-Thema helfen können.