Elternzeit: was Arbeitgeber wirklich tun müssen
Elternzeit wird angemeldet, nicht genehmigt. Der Arbeitgeber prüft die Frist, bescheinigt die Zeit und plant die Vertretung. Der Kündigungsschutz beginnt eine Woche früher als die Anmeldefrist, deshalb wird ab dem ersten Tag der Elternzeit zurückgerechnet, nicht ab dem Antragseingang.
Die meisten Fehler passieren nicht im Streit, sondern in der Ablage: eine Frist falsch gezählt, eine Bescheinigung vergessen, ein Teilzeitwunsch zu spät beantwortet. Wir sortieren den Vorgang und übernehmen die Bearbeitung, wenn ihr keine eigene HR-Stelle habt.
Fall besprechenDer Schutz beginnt vor dem Antrag.
Die Anmeldung ist keine Bitte
Der häufigste Denkfehler: Elternzeit wird wie ein Urlaubsantrag behandelt, den man genehmigt oder ablehnt. Das trifft nicht zu. Wer die Frist einhält und die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt, geht in Elternzeit. Der Arbeitgeber hat keinen Ermessensspielraum über das Ob, sondern nur an einzelnen Stellen über das Wie.
„Wer Elternzeit beanspruchen will, muss sie für den Zeitraum bis zum vollendeten dritten Lebensjahr des Kindes spätestens sieben Wochen vor Beginn der Elternzeit […] in Textform vom Arbeitgeber verlangen.“§ 16 Abs. 1 Satz 1 BEEG, gesetze-im-internet.de
Zwei Dinge stehen hier drin, die in der Praxis regelmäßig übersehen werden. Erstens: Textform genügt. Eine E-Mail reicht, eine eigenhändige Unterschrift ist nicht erforderlich. Wer eine Anmeldung mit dem Hinweis zurückweist, sie sei nicht unterschrieben, wehrt einen wirksamen Antrag ab und lässt die Frist trotzdem laufen. Zweitens: die Frist zählt ab dem Beginn der Elternzeit, nicht ab dem Geburtstermin und nicht ab dem Ende des Mutterschutzes.
Für spätere Abschnitte gilt eine längere Frist
Elternzeit kann bis zum achten Geburtstag genommen werden. Für den Teil, der nach dem dritten Geburtstag liegt, verlängert § 16 Abs. 1 BEEG die Anmeldefrist auf 13 Wochen. Das betrifft typischerweise die Eltern, die einen Rest ihrer Elternzeit für die Einschulung aufheben. Wer hier mit sieben Wochen rechnet, verpasst die Frist um anderthalb Monate.
Die Erklärung bindet für zwei Jahre
Mit der Anmeldung muss gleichzeitig erklärt werden, für welche Zeiten innerhalb von zwei Jahren Elternzeit genommen werden soll. Diese Erklärung ist verbindlich. Für die Personalplanung heißt das: Der Zeitraum, den ihr in der Anmeldung lest, ist keine Absichtserklärung, sondern der Rahmen, auf den ihr eure Vertretung auslegen könnt.
„Jeder Elternteil kann seine Elternzeit auf drei Zeitabschnitte verteilen; eine Verteilung auf weitere Zeitabschnitte ist nur mit der Zustimmung des Arbeitgebers möglich.“§ 16 Abs. 1 BEEG, gesetze-im-internet.de
Drei Abschnitte also ohne Rückfrage, ab dem vierten mit Zustimmung. Das ist eine der wenigen Stellen, an denen der Arbeitgeber überhaupt Nein sagen kann, und sie wird selten genutzt, weil sie im Alltag kaum bekannt ist.
Kündigungsschutz: warum ihr ab Tag 1 zurückrechnet
Der Kündigungsschutz in der Elternzeit ist strenger als der allgemeine Kündigungsschutz, und er beginnt früher, als der Antrag im Haus ist. Das ist der Punkt, an dem Arbeitgeber ohne HR-Abteilung am ehesten in ein Problem laufen.
„Der Arbeitgeber darf das Arbeitsverhältnis ab dem Zeitpunkt, von dem an Elternzeit verlangt worden ist, höchstens jedoch acht Wochen vor Beginn einer Elternzeit bis zum vollendeten dritten Lebensjahr des Kindes […] nicht kündigen.“§ 18 Abs. 1 BEEG, sinngemäß gekürzt, gesetze-im-internet.de
Für Elternzeit zwischen dem dritten und dem achten Geburtstag nennt dieselbe Vorschrift 14 Wochen als frühesten Zeitpunkt. Rechnet man beide Fristenpaare nebeneinander, entsteht die Lücke, die in der Grafik oben steht: Der Schutz kann acht Wochen vor Beginn greifen, angemeldet werden muss aber erst sieben Wochen vorher. Eine Kündigung, die in dieser Woche ausgesprochen wird, kann später ins Leere gehen, obwohl zum Zeitpunkt der Kündigung noch gar keine Anmeldung vorlag.
Was daraus für die Praxis folgt
- Vor jeder Kündigung prüfen, ob im Betrieb ein Kind unter drei beziehungsweise unter acht Jahren bekannt ist. Die Personalakte gibt das her, wenn sie gepflegt ist.
- Eine Kündigung während der Elternzeit ist nicht schlicht unmöglich, sie braucht aber die Zulässigkeitserklärung der zuständigen Landesbehörde. Ohne diese Erklärung ist sie unwirksam.
- Fristablauf und Befristungsende sind davon nicht betroffen. Ein befristeter Vertrag endet auch in der Elternzeit zum vereinbarten Termin.
Ob eine konkrete Kündigung trägt, ist eine Frage für die Anwältin, nicht für die Personalabteilung. Unser Beitrag ist der Schritt davor: dafür sorgen, dass ihr überhaupt wisst, wer geschützt ist, bevor jemand ein Schreiben aufsetzt. Für den laufenden Betrieb ist das Teil einer sauberen Personalaktenführung.
Teilzeit in der Elternzeit
Viele Eltern wollen nicht ganz aussteigen, sondern reduziert weiterarbeiten. Der Anspruch darauf ist im BEEG geregelt und hängt an mehreren Voraussetzungen gleichzeitig: Betriebsgröße, Dauer der Beschäftigung, ein Stundenkorridor und die Antragsfrist. Ablehnen kann der Arbeitgeber nur mit dringenden betrieblichen Gründen, und er muss das innerhalb einer Frist und in Schriftform tun. Wer die Antwortfrist verstreichen lässt, riskiert, dass die beantragte Verteilung als festgelegt gilt.
Was wir dabei übernehmen
Fristen sortieren
Eingang dokumentieren, Anmelde- und Antwortfristen berechnen, Wiedervorlage setzen. Der häufigste Fehler ist kein juristischer, sondern ein Kalenderfehler.
Bescheinigung und Schriftverkehr
Bestätigung der Elternzeit, Antwortschreiben zum Teilzeitwunsch, Vermerk in der Personalakte. Vorlagen, die zu eurem Betrieb passen, statt Muster aus dem Netz.
Vertretung planen
Was fällt weg, was kann jemand übernehmen, wofür braucht ihr Ersatz? Wenn eine HR-Rolle selbst betroffen ist, springen wir über die Elternzeitvertretung ein.
Rückkehr vorbereiten
Der Wiedereinstieg fällt aus dem Blick, weil er ein Jahr entfernt liegt. Wir setzen den Termin, an dem darüber gesprochen wird, bevor er da ist.
Die Fristen im Überblick
| Vorgang | Frist | Grundlage |
|---|---|---|
| Anmeldung bis 3. Geburtstag | spätestens 7 Wochen vor Beginn, in Textform | § 16 Abs. 1 BEEG |
| Anmeldung 3. bis 8. Geburtstag | spätestens 13 Wochen vor Beginn | § 16 Abs. 1 BEEG |
| Bindung der Erklärung | Festlegung für zwei Jahre ab Beginn | § 16 Abs. 1 BEEG |
| Aufteilung | drei Abschnitte je Elternteil, ab dem vierten mit Zustimmung | § 16 Abs. 1 BEEG |
| Kündigungsschutz bis 3. Geburtstag | frühestens 8 Wochen vor Beginn | § 18 Abs. 1 BEEG |
| Kündigungsschutz 3. bis 8. Geburtstag | frühestens 14 Wochen vor Beginn | § 18 Abs. 1 BEEG |
Elterngeld ist davon getrennt zu betrachten. Es wird bei der Elterngeldstelle beantragt, nicht beim Arbeitgeber. Was ihr liefert, sind die Entgeltbescheinigungen für den Bemessungszeitraum. Wenn die Lohnabrechnung bei Lohnklar liegt, kommen diese Nachweise von dort.
Häufige Fragen
Wie lange vorher muss Elternzeit angemeldet werden?
Kurz: sieben Wochen vor Beginn, wenn die Elternzeit bis zum dritten Geburtstag liegt. Für Zeiten zwischen dem dritten und dem achten Geburtstag verlangt § 16 Abs. 1 BEEG eine Anmeldung spätestens 13 Wochen vor Beginn.
Muss der Antrag schriftlich sein?
Kurz: Textform genügt, eine Unterschrift ist nicht nötig. Damit ist auch eine E-Mail wirksam. Wer sie zurückweist, weil die Unterschrift fehlt, ändert nichts am Fristlauf.
Ab wann greift der Kündigungsschutz?
Kurz: früher, als viele denken. § 18 Abs. 1 BEEG nennt frühestens acht Wochen vor Beginn einer Elternzeit bis zum dritten Geburtstag und frühestens 14 Wochen für den Zeitraum bis zum achten Geburtstag. Die Anmeldefrist ist kürzer, der Schutz kann also schon laufen, bevor ihr von der Elternzeit wisst.
Kann ich Elternzeit ablehnen?
Kurz: nein. Die Elternzeit selbst wird angemeldet und nicht genehmigt. Zustimmungspflichtig sind nur einzelne Punkte, etwa die Verteilung auf mehr als drei Zeitabschnitte.
Wie viele Abschnitte sind möglich?
Kurz: drei je Elternteil ohne Rückfrage. Ab dem vierten Abschnitt braucht es nach § 16 Abs. 1 BEEG die Zustimmung des Arbeitgebers.
Muss ich Teilzeit während der Elternzeit erlauben?
Kurz: in der Regel ja. Ablehnen geht nur mit dringenden betrieblichen Gründen, fristgerecht und in Schriftform. Ob die Gründe im Einzelfall tragen, ist eine arbeitsrechtliche Frage.
Verfällt der Urlaub während der Elternzeit?
Kurz: nein, er kann aber gekürzt werden. Das BEEG erlaubt eine Kürzung um ein Zwölftel für jeden vollen Kalendermonat Elternzeit. Die Kürzung muss erklärt werden, sie tritt nicht von selbst ein, und sie geht nur, solange das Arbeitsverhältnis läuft.
Eine Anmeldung liegt auf dem Tisch?
30 Minuten reichen meistens, um die Fristen zu klären und zu sehen, ob ihr eine Vertretung braucht oder die Aufgaben im Team verteilen könnt.
Weiterführende Seiten
- Elternzeitvertretung im HR-Bereich
- Personalakte: was rein muss und wie lange
- HR-Beratung für KMU
- Externe HR-Abteilung
- Onboarding-Checkliste
Dieser Text gibt den Stand vom August 2026 wieder und zitiert die genannten Quellen. Er ist keine Rechts- oder Steuerberatung und ersetzt sie nicht. Für die Beurteilung eures Einzelfalls sprecht mit eurem Steuerberater oder eurer Anwältin. Was die Personalarbeit davon abbildet, übernehmen wir.