Arbeitgeber müssen vor oder spätestens am ersten Arbeitstag den NachwG-konformen Arbeitsvertrag ausgehändigt haben. Außerdem ist die Datenschutzunterweisung nach §5 BDSG mit Unterschrift Pflicht. Branchenabhängig kommen Arbeitssicherheitsunterweisungen hinzu. Die DEÜV-Anmeldung bei der Krankenkasse und der ELStAM-Abruf müssen in der ersten Entgeltabrechnung abgebildet sein.

Die gesetzliche Höchstdauer der Probezeit beträgt 6 Monate. In dieser Zeit gilt eine verkürzte Kündigungsfrist von 2 Wochen (§622 BGB). Sinnvoll ist mindestens ein strukturiertes Feedbackgespräch nach 30 und nach 90 Tagen sowie ein abschließendes Probezeit-Gespräch, in dem die Entscheidung zur Weiterbeschäftigung besprochen wird. Ohne aktives Feedback in der Probezeit merken Arbeitgeber Probleme oft zu spät.

Beim Remote-Onboarding muss Equipment vorab per Post ankommen – Laptop, Headset, Zugangsdaten. Ein virtueller Rundgang durch Tools und Systeme ersetzt die Bürotour. Besonders wichtig: ein fester Ansprechpartner (virtueller Buddy) in den ersten Wochen und tägliche kurze Check-ins per Video in der ersten Woche. Strukturierte Onboarding-Dokumente und ein gemeinsames Notion oder Confluence-Wiki helfen, Orientierung zu geben.

Schlechtes Onboarding ist der häufigste Grund für frühe Kündigungen. Studien zeigen: Bis zu 20 % der neuen Mitarbeiter, die innerhalb der ersten 45 Tage kündigen, nennen ein chaotisches Onboarding als Hauptgrund. Die Kosten einer gescheiterten Einstellung liegen schnell bei 30–50 % des Jahresgehalts, wenn man Recruiting, Einarbeitung und Produktivitätsverlust einrechnet.

Nein, nicht zwingend. Für Teams unter 20 Mitarbeitern reicht oft eine strukturierte Checkliste (wie diese) plus geteilte Dokumente in Google Drive oder Notion. Ab 20–30 Mitarbeitern lohnt sich ein HR-System wie Personio, das Onboarding-Prozesse automatisiert, Erinnerungen sendet und sicherstellt, dass nichts vergessen wird. HRklar hilft bei der Auswahl und Einführung.