Mitarbeiter abmahnen, ohne sich angreifbar zu machen

Kurzfassung

Eine Abmahnung braucht drei Teile: den konkreten Vorfall, die klare Rüge und die Ankündigung, dass im Wiederholungsfall die Kündigung droht. Fehlt der dritte Teil, ist das Schreiben nur eine Ermahnung und trägt später keine verhaltensbedingte Kündigung.

Die meisten Abmahnungen scheitern nicht an der Rechtslage, sondern an der Formulierung: zu allgemein, zu emotional, zu spät oder gleich mehrere Vorwürfe in einem Schreiben. Wir setzen das Schreiben mit euch auf und bereiten das Gespräch vor.

Vollständigkeitsprüfung

Drei Teile, sonst trägt sie nicht.

1 Der Vorfall Was genau, wann, wo. Datum und Uhrzeit statt „wiederholt in letzter Zeit“.
2 Die Rüge Die Feststellung, dass darin eine Verletzung der arbeitsvertraglichen Pflichten liegt.
3 Die Warnung Ohne diesen Satz ist es keine Abmahnung, sondern eine Ermahnung.
§ 314 Abs. 2 BGBohne Abmahnung keine Kündigung
Keine Zahl„drei Abmahnungen“ steht nirgends

Wofür die Abmahnung überhaupt da ist

Die Abmahnung ist kein Strafmittel und kein Ventil. Sie ist der Schritt, der eine spätere verhaltensbedingte Kündigung überhaupt erst möglich macht. Wer ohne Abmahnung kündigt, verliert im Regelfall vor Gericht, weil ein milderes Mittel nicht ausgeschöpft wurde.

Wortlaut
„Besteht der wichtige Grund in der Verletzung einer Pflicht aus dem Vertrag, ist die Kündigung erst nach erfolglosem Ablauf einer zur Abhilfe bestimmten Frist oder nach erfolgloser Abmahnung zulässig.“
§ 314 Abs. 2 Satz 1 BGB, gesetze-im-internet.de

Aus dieser Logik folgt der ganze Rest. Die Abmahnung muss dem Mitarbeitenden die Chance geben, sein Verhalten zu ändern. Deshalb muss darin stehen, was er ändern soll, und deshalb muss er wissen, was passiert, wenn er es nicht tut. Ein Schreiben, das nur Unmut ausdrückt, erfüllt diesen Zweck nicht.

Abmahnung, Ermahnung, Rüge

Ermahnung

Beanstandet das Verhalten, kündigt aber keine Konsequenz an. Nützlich als erste Stufe bei Kleinigkeiten.

Trägt keine Kündigung.

Abmahnung

Beanstandet konkret und kündigt für den Wiederholungsfall die Kündigung an.

Bereitet die Kündigung vor.

Personalgespräch

Kein förmlicher Schritt, aber oft der wirksamste. Vieles löst sich hier, bevor Papier nötig wird.

Immer dokumentieren.

Der Unterschied wird in der Praxis ständig verwischt. Ein Schreiben, das mit „Abmahnung“ überschrieben ist, aber keine Kündigungsandrohung enthält, wird im Streitfall als Ermahnung behandelt. Die Überschrift entscheidet nicht, der Inhalt entscheidet.

Die fünf Fehler, die uns am häufigsten begegnen

Fehler 1

Zu allgemein formuliert

„Sie kommen häufig zu spät“ ist kein Vorwurf, gegen den sich jemand verteidigen kann. Es braucht Datum, Uhrzeit und die vereinbarte Sollzeit. Je unbestimmter das Schreiben, desto leichter fällt die Entfernung aus der Personalakte.

Fehler 2

Mehrere Vorwürfe in einem Schreiben

Steht ein Punkt davon nicht so, wie beschrieben, kann das ganze Schreiben angreifbar werden. Ein Vorfall, eine Abmahnung.

Fehler 3

Die Warnung fehlt

Der häufigste Fehler überhaupt. Ohne den Satz, dass im Wiederholungsfall die Kündigung droht, fehlt der Abmahnung ihre Funktion.

Fehler 4

Zu lange gewartet

Eine Abmahnung Wochen nach dem Vorfall wirkt konstruiert. Sie verliert an Gewicht, und der Betrieb hat durch das Zuwarten signalisiert, dass es so schlimm nicht war.

Fehler 5

Zugang nicht dokumentiert

Ein Schreiben, das niemand nachweislich erhalten hat, existiert im Streitfall nicht. Persönliche Übergabe mit Zeugen oder Einwurfeinschreiben, und den Vorgang in der Akte vermerken.

Was oft falsch erinnert wird

„Drei Abmahnungen, dann kann man kündigen“

Diese Regel steht in keinem Gesetz. Sie ist eine Faustformel aus Betriebsfluren. Entscheidend ist das Gewicht der Pflichtverletzung im Verhältnis zum bisherigen Verlauf des Arbeitsverhältnisses. Bei einem schweren Verstoß kann eine einzige Abmahnung ausreichen. Bei wiederholten Kleinigkeiten können auch vier nicht genügen. Wer die Zahl abhakt statt die Substanz zu prüfen, baut sich eine Sicherheit, die es nicht gibt.

„Nach zwei Jahren ist sie verjährt“

Auch dafür gibt es keine gesetzliche Frist. Die Abmahnung verliert mit der Zeit an Gewicht, aber es gibt keinen Stichtag, an dem sie automatisch aus der Personalakte verschwindet. Wie lange sie wirkt, hängt vom Vorfall und vom weiteren Verhalten ab. Ein einmaliger Zuspätkommer aus 2023 trägt heute keine Kündigung mehr, ein dokumentierter Verstoß gegen Sicherheitsvorschriften kann länger nachwirken.

„Der Betriebsrat muss zustimmen“

Die Anhörung nach § 102 BetrVG betrifft die Kündigung, nicht die Abmahnung. Der Betriebsrat wird bei einer Abmahnung nicht beteiligt. Der betroffene Mitarbeitende darf allerdings zu einem Personalgespräch ein Betriebsratsmitglied hinzuziehen, und das sollte man ihm nicht ausreden.

„Wenn er unterschreibt, hat er sie anerkannt“

Eine Unterschrift bestätigt in der Regel nur den Empfang, nicht die Richtigkeit des Vorwurfs. Umgekehrt macht eine verweigerte Unterschrift die Abmahnung nicht unwirksam. Wichtig ist der nachweisbare Zugang, nicht die Zustimmung.

Was der Mitarbeitende dagegen tun kann

Damit sollte man rechnen, bevor man abmahnt, nicht danach. Zwei Wege sind üblich:

  • Gegendarstellung zur Personalakte. Sie muss aufgenommen werden und liegt dann neben der Abmahnung. Das ist kein Angriff, sondern ein normaler Vorgang.
  • Klage auf Entfernung. Wenn die Abmahnung unrichtige Tatsachen enthält, unverhältnismäßig ist oder unzulässige Wertungen transportiert, kann ihre Entfernung aus der Personalakte verlangt werden. Eine Frist gibt es dafür nicht, das kann auch Monate später kommen.

Beides ist ein Grund, das Schreiben sachlich zu halten. Sätze wie „völlig unzumutbares Verhalten“ oder Bewertungen der Person statt des Verhaltens sind genau die Angriffsfläche, die eine Entfernungsklage braucht. Die Personalakte selbst unterliegt dabei denselben Regeln wie alle anderen Personalunterlagen, siehe Personalakte und Aufbewahrung.

Wie wir dabei helfen

Wir sind keine Anwältinnen und geben keine Rechtsberatung. Was wir machen, ist der Teil davor und daneben, und der entscheidet in der Praxis meistens über den Ausgang.

  • Sachverhalt sortieren. Was ist belegbar, was ist Erinnerung, wer hat es gesehen. Das dauert eine Stunde und rettet später den Vorgang.
  • Schreiben aufsetzen. Konkret, sachlich, mit den drei Bestandteilen und ohne Bewertungen der Person.
  • Gespräch vorbereiten. Wer führt es, was wird gesagt, was nicht, und wie wird es dokumentiert.
  • Zustellung und Ablage. Nachweisbarer Zugang, Vermerk in der Akte, Wiedervorlage.
  • Weitergabe, wenn nötig. Wenn der Fall in Richtung Kündigung geht, gehört er zur Anwältin. Wir bereiten die Unterlagen so vor, dass diese Stunde nicht mit Sortieren draufgeht.

Wenn solche Fälle bei euch regelmäßig auflaufen und niemand dafür zuständig ist, ist das meistens kein Konfliktproblem, sondern ein Strukturproblem. Dafür gibt es die externe HR-Abteilung oder, für eine begrenzte Phase, einen Interim-HR-Einsatz.

Häufige Fragen

Was muss in einer Abmahnung stehen?

Kurz: drei Dinge. Der konkrete Vorfall mit Datum, die Feststellung, dass darin eine Pflichtverletzung liegt, und der Hinweis auf die Kündigung im Wiederholungsfall. Fehlt der dritte Teil, ist es eine Ermahnung.

Wie viele Abmahnungen braucht man vor einer Kündigung?

Kurz: es gibt keine feste Zahl. Die Regel von drei Abmahnungen steht in keinem Gesetz. Entscheidend ist das Gewicht der Pflichtverletzung.

Muss die Abmahnung schriftlich sein?

Kurz: rechtlich nicht zwingend, praktisch immer. Mündlich ist sie wirksam, aber kaum beweisbar.

Wann verfällt eine Abmahnung?

Kurz: es gibt keine gesetzliche Frist. Die oft genannten zwei Jahre stehen nirgends. Sie verliert mit der Zeit an Gewicht, wie schnell, hängt vom Fall ab.

Kann sich der Mitarbeitende wehren?

Kurz: ja, über eine Gegendarstellung zur Personalakte und über eine Klage auf Entfernung, wenn die Abmahnung unrichtig ist.

Muss der Betriebsrat beteiligt werden?

Kurz: nein. § 102 BetrVG betrifft die Kündigung. Zum Personalgespräch darf der Mitarbeitende aber ein Betriebsratsmitglied mitbringen.

Kann ich wegen desselben Vorfalls zweimal abmahnen?

Kurz: nein. Ein Vorfall, eine Reaktion. Wer nachschiebt, macht beide Schreiben angreifbar.

Ein Fall liegt auf dem Tisch?

Wir schauen uns in 30 Minuten an, was belegbar ist und ob eine Abmahnung der richtige Schritt ist oder ein Gespräch mehr bringt.

Weiterführende Seiten

Dieser Text gibt den Stand vom August 2026 wieder und zitiert die genannten Quellen. Er ist keine Rechtsberatung und ersetzt sie nicht. Für die Beurteilung eures Einzelfalls sprecht mit eurer Anwältin oder eurem Anwalt für Arbeitsrecht. Was die Personalarbeit davon abbildet, übernehmen wir.