Mitarbeiter abmahnen, ohne sich angreifbar zu machen
Eine Abmahnung braucht drei Teile: den konkreten Vorfall, die klare Rüge und die Ankündigung, dass im Wiederholungsfall die Kündigung droht. Fehlt der dritte Teil, ist das Schreiben nur eine Ermahnung und trägt später keine verhaltensbedingte Kündigung.
Wenn eine Abmahnung scheitert, liegt es meist an der Formulierung: Sie bleibt zu allgemein oder wird persönlich, sie kommt zu spät, oder sie packt mehrere Vorwürfe in ein Schreiben. Wir setzen das Schreiben mit euch auf und bereiten das Gespräch vor.
Fall besprechenDrei Teile, sonst trägt sie nicht.
Wofür die Abmahnung da ist
Mit der Abmahnung schaffst du die Voraussetzung für eine spätere verhaltensbedingte Kündigung. Wer ohne Abmahnung kündigt, verliert im Regelfall vor Gericht, weil er ein milderes Mittel nicht ausgeschöpft hat.
„Besteht der wichtige Grund in der Verletzung einer Pflicht aus dem Vertrag, ist die Kündigung erst nach erfolglosem Ablauf einer zur Abhilfe bestimmten Frist oder nach erfolgloser Abmahnung zulässig.“§ 314 Abs. 2 Satz 1 BGB, gesetze-im-internet.de
Die Abmahnung muss dem Mitarbeitenden die Chance geben, sein Verhalten zu ändern. Deshalb muss darin stehen, was er ändern soll, und deshalb muss er wissen, was passiert, wenn er es nicht tut. Ein Schreiben, das nur Unmut ausdrückt, erfüllt diesen Zweck nicht.
Abmahnung, Ermahnung, Rüge
Ermahnung
Beanstandet das Verhalten, kündigt aber keine Konsequenz an. Nützlich als erste Stufe bei Kleinigkeiten.
Trägt keine Kündigung.
Abmahnung
Beanstandet konkret und kündigt für den Wiederholungsfall die Kündigung an.
Bereitet die Kündigung vor.
Personalgespräch
Ein formloser Schritt und oft der wirksamste: Viele Konflikte klärt ihr hier, bevor ein Schreiben nötig wird.
Immer dokumentieren.
Im Betriebsalltag verschwimmt der Unterschied oft. Ein Schreiben, das mit „Abmahnung“ überschrieben ist, aber keine Kündigungsandrohung enthält, wird im Streitfall als Ermahnung behandelt. Maßgeblich ist der Inhalt.
Die fünf Fehler, die uns am häufigsten begegnen
Zu allgemein formuliert
„Sie kommen häufig zu spät“ ist kein Vorwurf, gegen den sich jemand verteidigen kann. Es braucht Datum, Uhrzeit und die vereinbarte Sollzeit. Je unbestimmter das Schreiben, desto leichter fällt die Entfernung aus der Personalakte.
Mehrere Vorwürfe in einem Schreiben
Steht ein Punkt davon nicht so, wie beschrieben, kann das ganze Schreiben angreifbar werden. Deshalb gehört jeder Vorfall in ein eigenes Schreiben.
Die Warnung fehlt
Diesen Fehler sehen wir am häufigsten. Ohne den Satz, dass im Wiederholungsfall die Kündigung droht, fehlt der Abmahnung ihre Funktion.
Zu lange gewartet
Eine Abmahnung Wochen nach dem Vorfall wirkt konstruiert. Sie verliert an Gewicht, und der Betrieb hat durch das Zuwarten signalisiert, dass es so schlimm nicht war.
Zugang nicht dokumentiert
Ein Schreiben, dessen Zugang du nicht nachweisen kannst, zählt im Streitfall nicht. Übergib es persönlich mit Zeugen oder schick es als Einwurfeinschreiben, und vermerke den Vorgang in der Akte.
Was oft falsch erinnert wird
„Drei Abmahnungen, dann kann man kündigen“
Diese Regel steht in keinem Gesetz. Sie ist eine Faustformel aus Betriebsfluren. Entscheidend ist das Gewicht der Pflichtverletzung im Verhältnis zum bisherigen Verlauf des Arbeitsverhältnisses. Bei einem schweren Verstoß kann eine einzige Abmahnung ausreichen. Bei wiederholten Kleinigkeiten können auch vier nicht genügen. Drei Abmahnungen in der Akte garantieren deshalb keine wirksame Kündigung.
„Nach zwei Jahren ist sie verjährt“
Auch dafür gibt es keine gesetzliche Frist. Die Abmahnung verliert mit der Zeit an Gewicht, aber es gibt keinen Stichtag, an dem sie automatisch aus der Personalakte verschwindet. Wie lange sie wirkt, hängt vom Vorfall und vom weiteren Verhalten ab. Ein einmaliger Zuspätkommer aus 2023 trägt heute keine Kündigung mehr, ein dokumentierter Verstoß gegen Sicherheitsvorschriften kann länger nachwirken.
„Der Betriebsrat muss zustimmen“
Die Anhörung nach § 102 BetrVG betrifft die Kündigung, nicht die Abmahnung. Der Betriebsrat wird bei einer Abmahnung nicht beteiligt. Der betroffene Mitarbeitende darf allerdings zu einem Personalgespräch ein Betriebsratsmitglied hinzuziehen, und das sollte man ihm nicht ausreden.
„Wenn er unterschreibt, hat er sie anerkannt“
Eine Unterschrift bestätigt in der Regel nur den Empfang, nicht die Richtigkeit des Vorwurfs. Umgekehrt macht eine verweigerte Unterschrift die Abmahnung nicht unwirksam. Es zählt der nachweisbare Zugang.
Was der Mitarbeitende dagegen tun kann
Rechne damit, bevor du abmahnst. Zwei Wege sind üblich:
- Gegendarstellung zur Personalakte. Sie muss aufgenommen werden und liegt dann neben der Abmahnung. Das ist ein normaler Vorgang.
- Klage auf Entfernung. Wenn die Abmahnung unrichtige Tatsachen enthält, unverhältnismäßig ist oder unzulässige Wertungen transportiert, kann ihre Entfernung aus der Personalakte verlangt werden. Eine Frist gibt es dafür nicht, das kann auch Monate später kommen.
Beides ist ein Grund, das Schreiben sachlich zu halten. Sätze wie „völlig unzumutbares Verhalten“ oder Bewertungen der Person statt des Verhaltens liefern einer Entfernungsklage ihre Angriffsfläche. Die Personalakte selbst unterliegt dabei denselben Regeln wie alle anderen Personalunterlagen, siehe Personalakte und Aufbewahrung.
Wie wir dabei helfen
Wir sind keine Anwältinnen und geben keine Rechtsberatung. Wir übernehmen die Arbeit davor und daneben, und an ihr hängt meist, wie der Fall ausgeht.
- Sachverhalt sortieren. Wir trennen, was belegbar ist, von dem, woran sich jemand erinnert, und halten fest, wer dabei war. Das dauert eine Stunde.
- Schreiben aufsetzen. Wir beschreiben den Vorfall sachlich, mit allen drei Bestandteilen und ohne Urteil über die Person.
- Gespräch vorbereiten. Wir legen fest, wer es führt, was gesagt wird und wie ihr es dokumentiert.
- Zustellung und Ablage. Nachweisbarer Zugang, Vermerk in der Akte, Wiedervorlage.
- Weitergabe, wenn nötig. Wenn der Fall in Richtung Kündigung geht, gehört er zur Anwältin. Wir bereiten die Unterlagen so vor, dass diese Stunde nicht mit Sortieren draufgeht.
Wenn solche Fälle bei euch regelmäßig auflaufen und niemand dafür zuständig ist, braucht ihr jemanden, der HR fest übernimmt. Dafür gibt es die externe HR-Abteilung oder, für eine begrenzte Phase, einen Interim-HR-Einsatz.
Häufige Fragen
Was muss in einer Abmahnung stehen?
Kurz: drei Dinge. Der konkrete Vorfall mit Datum, die Feststellung, dass darin eine Pflichtverletzung liegt, und der Hinweis auf die Kündigung im Wiederholungsfall. Fehlt der dritte Teil, ist es eine Ermahnung.
Wie viele Abmahnungen braucht man vor einer Kündigung?
Kurz: es gibt keine feste Zahl. Die Regel von drei Abmahnungen steht in keinem Gesetz. Entscheidend ist das Gewicht der Pflichtverletzung.
Muss die Abmahnung schriftlich sein?
Kurz: rechtlich nicht zwingend, praktisch immer. Mündlich ist sie wirksam, aber kaum beweisbar.
Wann verfällt eine Abmahnung?
Kurz: es gibt keine gesetzliche Frist. Die oft genannten zwei Jahre stehen nirgends. Sie verliert mit der Zeit an Gewicht, wie schnell, hängt vom Fall ab.
Kann sich der Mitarbeitende wehren?
Kurz: ja, über eine Gegendarstellung zur Personalakte und über eine Klage auf Entfernung, wenn die Abmahnung unrichtig ist.
Muss der Betriebsrat beteiligt werden?
Kurz: nein. § 102 BetrVG betrifft die Kündigung. Zum Personalgespräch darf der Mitarbeitende aber ein Betriebsratsmitglied mitbringen.
Kann ich wegen desselben Vorfalls zweimal abmahnen?
Kurz: nein. Auf einen Vorfall reagierst du einmal. Wer nachschiebt, macht beide Schreiben angreifbar.
Ein Fall liegt auf dem Tisch?
Wir schauen uns in 30 Minuten an, was belegbar ist und ob eine Abmahnung der richtige Schritt ist oder ein Gespräch mehr bringt.
Erstgespräch buchenSag uns kurz, worum es geht
Sag uns in zwei Sätzen, worum es geht, einen Termin brauchst du dafür nicht. An Werktagen bekommst du innerhalb von 24 Stunden eine Antwort per E-Mail, ob und wie wir bei eurem HR-Thema helfen können.
Weiterführende Seiten
- Personalakte und Aufbewahrung
- Externe HR-Abteilung
- Interim HR
- HR-Beratung für KMU
- Arbeitszeiterfassung: die Pflicht
- Psychische Gefährdungsbeurteilung: die Pflicht
Dieser Text gibt den Stand vom August 2026 wieder und zitiert die genannten Quellen. Er ist keine Rechtsberatung und ersetzt sie nicht. Für die Beurteilung eures Einzelfalls sprecht mit eurer Anwältin oder eurem Anwalt für Arbeitsrecht. Was die Personalarbeit davon abbildet, übernehmen wir.