Arbeitszeiterfassung: die Pflicht läuft schon
Viele Betriebe warten auf das neue Arbeitszeitgesetz. Die Pflicht hängt aber nicht daran: Das Bundesarbeitsgericht hat sie 2022 aus dem Arbeitsschutzgesetz abgeleitet, und sie gilt seither. Offen ist nur, wie genau der Gesetzgeber sie später ausgestaltet.
Für die meisten kleinen und mittleren Betriebe ist das keine Software-Frage, sondern eine Organisationsfrage: Wer trägt wann was ein, wer schaut drauf, und was passiert mit Überstunden. Genau da setzen wir an.
Die Pflicht gilt. Das Gesetz fehlt.
BAG, Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21
Würde Form und Ausnahmen regeln, nicht das Ob
Woher die Pflicht kommt
Der Ausgangspunkt ist ein Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (Aktenzeichen 1 ABR 22/21). Das Gericht hatte eigentlich über ein Mitbestimmungsrecht zu entscheiden und kam dabei zu dem Ergebnis, dass Arbeitgeber die Arbeitszeit ohnehin schon erfassen müssen. Hergeleitet hat es das nicht aus dem Arbeitszeitgesetz, sondern aus einer sehr allgemeinen Vorschrift des Arbeitsschutzgesetzes.
„Der Arbeitgeber hat zur Planung und Durchführung der Maßnahmen nach Absatz 1 unter Berücksichtigung der Art der Tätigkeiten und der Zahl der Beschäftigten […] für eine geeignete Organisation zu sorgen und die erforderlichen Mittel bereitzustellen.“§ 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG, gesetze-im-internet.de
Aus dieser Organisationspflicht hat das Gericht abgeleitet, dass ein System vorhanden sein muss, mit dem Beginn und Ende der Arbeitszeit erfasst werden. Der Satz „wir warten auf das Gesetz“ geht deshalb an der Sache vorbei. Das Gesetz würde festlegen, in welcher Form und mit welchen Ausnahmen erfasst wird. Dass erfasst werden muss, steht seit dem Beschluss fest.
Was das ArbZG schon vorher verlangt hat
Unabhängig vom BAG-Beschluss gibt es eine eigene, ältere Aufzeichnungspflicht für alles, was über den Acht-Stunden-Tag hinausgeht.
„Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen und ein Verzeichnis der Arbeitnehmer zu führen, die in eine Verlängerung der Arbeitszeit gemäß § 7 Abs. 7 eingewilligt haben.“§ 16 Abs. 2 Satz 1 ArbZG, Aufbewahrung mindestens zwei Jahre, gesetze-im-internet.de
Und für geringfügig Beschäftigte sowie für die in § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannten Branchen, also unter anderem Gastronomie, Bau, Logistik, Gebäudereinigung, verlangt § 17 MiLoG seit Jahren die Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer, spätestens sieben Tage nach der Arbeitsleistung. Wer dort Personal beschäftigt, führt die Nachweise ohnehin. Die Diskussion um den BAG-Beschluss ändert für diese Betriebe wenig.
Was Vertrauensarbeitszeit jetzt heißt
Die verbreitetste Sorge lautet: Damit ist unsere flexible Arbeitskultur vorbei. Das trifft so nicht zu. Erfasst wird die Dauer der Arbeitszeit, nicht die Anwesenheit zu festen Stunden. Wer sich seine Lage der Arbeitszeit weiterhin selbst einteilt, kann das tun. Was sich ändert, ist, dass am Ende des Tages irgendwo steht, wie lange gearbeitet wurde.
Auch die Aufzeichnung selbst darf delegiert werden. Mitarbeitende können ihre Zeiten selbst eintragen. Was nicht delegiert werden kann, ist die Verantwortung dafür, dass es tatsächlich passiert. Wer ein System bereitstellt und nie hineinschaut, hat das System, aber nicht die Organisation.
Der eigentliche Stolperstein ist ein anderer
In der Praxis ist die Erfassung selten das Problem. Das Problem taucht danach auf: Sobald Zeiten dokumentiert sind, werden Überstunden sichtbar, die vorher niemand gezählt hat. Dann stellt sich die Frage nach Ausgleich, Auszahlung und Verfall, und die ist arbeitsvertraglich zu klären, nicht technisch. Genau dieser Schritt wird bei der Einführung meistens übersprungen.
Wie wir das einführen
Für einen Betrieb mit 10 bis 80 Mitarbeitenden ist das ein Projekt von wenigen Wochen, nicht von Monaten. Wir gehen in vier Schritten vor.
Bestand aufnehmen
Wer erfasst heute schon was? Häufig existieren drei Parallelsysteme: Stundenzettel im Lager, Kalender im Büro, gar nichts im Vertrieb.
Regeln festlegen
Was zählt als Arbeitszeit, wie werden Pausen erfasst, was passiert mit Fahrtzeiten und Bereitschaft. Das ist die Arbeit, die niemand gerne macht, und die alles andere trägt.
Werkzeug wählen
Oft reicht das, was ihr habt. Wenn nicht, suchen wir passend zur Größe aus. Siehe HR-Software im Vergleich.
Einführen und begleiten
Ankündigung, Schulung, erste vier Wochen mit Nachsteuern. Wenn ein Betriebsrat existiert, ist die Ausgestaltung mitbestimmungspflichtig.
Die Vorschriften nebeneinander
| Grundlage | Wen es betrifft | Was zu tun ist |
|---|---|---|
| § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG BAG 13.09.2022, 1 ABR 22/21 |
alle Arbeitgeber | System zur Erfassung der Arbeitszeit einführen und nutzen |
| § 16 Abs. 2 ArbZG | alle Arbeitgeber | Arbeitszeit über acht Stunden aufzeichnen, mindestens zwei Jahre aufbewahren |
| § 17 MiLoG | Minijobs und Branchen nach § 2a SchwarzArbG | Beginn, Ende, Dauer, spätestens sieben Tage danach, zwei Jahre aufbewahren |
| § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG | Betriebe mit Betriebsrat | Ausgestaltung des Systems ist mitbestimmungspflichtig |
Wenn die Aufzeichnungen in die Abrechnung laufen, etwa bei Zuschlägen oder Minijob-Grenzen, sollte das Zeitsystem zur Lohnabrechnung passen. Bei Minijobs hängt an der Stundenzahl die Geringfügigkeitsgrenze, und die wird über den Mindestlohn dynamisch angepasst.
Häufige Fragen
Ist die Erfassung schon Pflicht oder erst ab dem neuen Gesetz?
Kurz: die Pflicht gilt bereits. Das Bundesarbeitsgericht hat sie am 13.09.2022 aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG hergeleitet. Das angekündigte Gesetz würde Form und Ausnahmen regeln, nicht das Ob.
Muss es elektronisch sein?
Kurz: derzeit nicht. Papier oder Tabelle sind zulässig, solange Beginn, Ende und Dauer verlässlich festgehalten werden. Ein Gesetzentwurf sieht die elektronische Form mit Erleichterungen für kleine Betriebe vor, beschlossen ist er nicht.
Was genau muss drinstehen?
Kurz: Beginn, Ende und damit die Dauer der täglichen Arbeitszeit. § 16 Abs. 2 ArbZG verlangt zusätzlich die Aufzeichnung der über acht Stunden hinausgehenden Zeit, aufzubewahren mindestens zwei Jahre.
Ist Vertrauensarbeitszeit damit vorbei?
Kurz: nein. Erfasst wird die Dauer, nicht die Anwesenheit zu festen Stunden. Die freie Einteilung bleibt möglich.
Dürfen Mitarbeitende selbst eintragen?
Kurz: ja. Die Aufzeichnung darf delegiert werden, die Verantwortung nicht. Wer delegiert, kontrolliert stichprobenhaft.
Gilt das auch für Minijobber?
Kurz: dort galt es schon vorher. § 17 MiLoG verlangt die Aufzeichnung spätestens sieben Tage nach der Arbeitsleistung, aufzubewahren zwei Jahre.
Was passiert, wenn wir gar nichts tun?
Kurz: die Aufsichtsbehörde kann die Einführung anordnen. Praktisch schwerer wiegt der Beweisnachteil im Streit über Überstunden: Wer keine Aufzeichnungen hat, kann der Darstellung der Gegenseite wenig entgegensetzen.
Ihr wisst nicht, wo ihr anfangen sollt?
Wir schauen uns in 30 Minuten an, was bei euch heute schon erfasst wird, und sagen, ob das reicht oder wo die Lücke ist.
Weiterführende Seiten
- HR-Software im Vergleich
- Was HR-Software kostet
- Personalakte und Aufbewahrungsfristen
- HR-Beratung für KMU
- Externe HR-Abteilung
Dieser Text gibt den Stand vom August 2026 wieder und zitiert die genannten Quellen. Er ist keine Rechts- oder Steuerberatung und ersetzt sie nicht. Für die Beurteilung eures Einzelfalls sprecht mit eurer Anwältin oder eurem Steuerberater. Was die Personalarbeit davon abbildet, übernehmen wir.