Arbeitszeiterfassung: die Pflicht läuft schon
Viele Betriebe warten auf das neue Arbeitszeitgesetz. Die Pflicht hängt aber nicht daran: Das Bundesarbeitsgericht hat sie 2022 aus dem Arbeitsschutzgesetz abgeleitet, und sie gilt seither. Offen ist nur, wie genau der Gesetzgeber sie später ausgestaltet.
In kleinen und mittleren Betrieben entscheidet selten die Software. Offen ist meist, wer wann einträgt, wer die Einträge prüft und was mit den Überstunden passiert. Diese Fragen klären wir mit dir.
Situation besprechenDie Pflicht gilt. Das Gesetz fehlt.
BAG, Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21
Würde Form und Ausnahmen regeln, nicht das Ob
Woher die Pflicht kommt
Der Ausgangspunkt ist ein Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (Aktenzeichen 1 ABR 22/21). Das Gericht sollte über ein Mitbestimmungsrecht entscheiden und kam dabei zu dem Ergebnis, dass Arbeitgeber die Arbeitszeit ohnehin schon erfassen müssen. Die Grundlage dafür fand es im Arbeitsschutzgesetz, in einer allgemein gehaltenen Vorschrift, und nicht im Arbeitszeitgesetz.
„Der Arbeitgeber hat zur Planung und Durchführung der Maßnahmen nach Absatz 1 unter Berücksichtigung der Art der Tätigkeiten und der Zahl der Beschäftigten […] für eine geeignete Organisation zu sorgen und die erforderlichen Mittel bereitzustellen.“§ 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG, gesetze-im-internet.de
Aus dieser Organisationspflicht hat das Gericht abgeleitet, dass ein System vorhanden sein muss, mit dem Beginn und Ende der Arbeitszeit erfasst werden. Der Satz „wir warten auf das Gesetz“ geht deshalb an der Sache vorbei. Das Gesetz würde festlegen, in welcher Form und mit welchen Ausnahmen erfasst wird. Dass erfasst werden muss, steht seit dem Beschluss fest.
Was das ArbZG schon vorher verlangt hat
Unabhängig vom BAG-Beschluss gibt es eine eigene, ältere Aufzeichnungspflicht für alles, was über den Acht-Stunden-Tag hinausgeht.
„Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen und ein Verzeichnis der Arbeitnehmer zu führen, die in eine Verlängerung der Arbeitszeit gemäß § 7 Abs. 7 eingewilligt haben.“§ 16 Abs. 2 Satz 1 ArbZG, Aufbewahrung mindestens zwei Jahre, gesetze-im-internet.de
Und für geringfügig Beschäftigte sowie für die in § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannten Branchen, also unter anderem Gastronomie, Bau, Logistik, Gebäudereinigung, verlangt § 17 MiLoG seit Jahren die Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer, spätestens sieben Tage nach der Arbeitsleistung. Wer dort Personal beschäftigt, führt die Nachweise ohnehin. Die Diskussion um den BAG-Beschluss ändert für diese Betriebe wenig.
Was Vertrauensarbeitszeit jetzt heißt
Die verbreitetste Sorge lautet: Damit ist unsere flexible Arbeitskultur vorbei. Das trifft so nicht zu. Erfasst wird die Dauer der Arbeitszeit, nicht die Anwesenheit zu festen Stunden. Wer sich seine Lage der Arbeitszeit weiterhin selbst einteilt, kann das tun. Neu ist, dass am Ende des Tages irgendwo steht, wie lange jemand gearbeitet hat.
Auch die Aufzeichnung selbst darf delegiert werden. Mitarbeitende können ihre Zeiten selbst eintragen. Die Verantwortung dafür, dass es passiert, bleibt bei dir als Arbeitgeber. Wenn du ein System bereitstellst und nie hineinschaust, fehlt dir trotzdem die Organisation, die das Gericht verlangt.
Nach der Erfassung kommen die Überstunden
Die Erfassung selbst bekommen die meisten Betriebe hin. Schwierig wird es danach: Sobald Zeiten dokumentiert sind, siehst du Überstunden, die vorher niemand gezählt hat. Ob ihr sie ausgleicht, auszahlt oder verfallen lasst, regelt der Arbeitsvertrag. Diesen Schritt überspringen viele Betriebe bei der Einführung.
Wie wir das einführen
In einem Betrieb bis 80 Mitarbeitende dauert die Einführung wenige Wochen. Wir gehen in vier Schritten vor.
Bestand aufnehmen
Wer erfasst heute schon was? Häufig existieren drei Parallelsysteme: Stundenzettel im Lager, Kalender im Büro, gar nichts im Vertrieb.
Regeln festlegen
Was zählt als Arbeitszeit, wie werden Pausen erfasst, was passiert mit Fahrtzeiten und Bereitschaft. Diesen Teil schieben viele Betriebe vor sich her, dabei baut jeder weitere Schritt darauf auf.
Werkzeug wählen
Oft reicht das, was ihr habt. Wenn nicht, suchen wir passend zur Größe aus. Siehe HR-Software im Vergleich.
Einführen und begleiten
Nach Ankündigung und Schulung begleiten wir die ersten vier Wochen und steuern nach, wo es hakt. Wenn ein Betriebsrat existiert, ist die Ausgestaltung mitbestimmungspflichtig.
Die Vorschriften nebeneinander
| Grundlage | Wen es betrifft | Was zu tun ist |
|---|---|---|
| § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG BAG 13.09.2022, 1 ABR 22/21 |
alle Arbeitgeber | System zur Erfassung der Arbeitszeit einführen und nutzen |
| § 16 Abs. 2 ArbZG | alle Arbeitgeber | Arbeitszeit über acht Stunden aufzeichnen, mindestens zwei Jahre aufbewahren |
| § 17 MiLoG | Minijobs und Branchen nach § 2a SchwarzArbG | Beginn, Ende, Dauer, spätestens sieben Tage danach, zwei Jahre aufbewahren |
| § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG | Betriebe mit Betriebsrat | Ausgestaltung des Systems ist mitbestimmungspflichtig |
Wenn die Aufzeichnungen in die Abrechnung laufen, etwa bei Zuschlägen oder Minijob-Grenzen, sollte das Zeitsystem zur Lohnabrechnung passen. Bei Minijobs hängt an der Stundenzahl die Geringfügigkeitsgrenze, und die wird über den Mindestlohn dynamisch angepasst.
Häufige Fragen
Ist die Erfassung schon Pflicht oder erst ab dem neuen Gesetz?
Kurz: die Pflicht gilt bereits. Das Bundesarbeitsgericht hat sie am 13.09.2022 aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG hergeleitet. Das angekündigte Gesetz würde Form und Ausnahmen regeln, nicht das Ob.
Muss es elektronisch sein?
Kurz: derzeit nicht. Papier oder Tabelle sind zulässig, solange Beginn, Ende und Dauer verlässlich festgehalten werden. Ein Gesetzentwurf sieht die elektronische Form mit Erleichterungen für kleine Betriebe vor, beschlossen ist er nicht.
Was genau muss drinstehen?
Kurz: Beginn, Ende und damit die Dauer der täglichen Arbeitszeit. § 16 Abs. 2 ArbZG verlangt zusätzlich die Aufzeichnung der über acht Stunden hinausgehenden Zeit, aufzubewahren mindestens zwei Jahre.
Ist Vertrauensarbeitszeit damit vorbei?
Kurz: nein. Erfasst wird die Dauer, nicht die Anwesenheit zu festen Stunden. Die freie Einteilung bleibt möglich.
Dürfen Mitarbeitende selbst eintragen?
Kurz: ja. Die Aufzeichnung darf delegiert werden, die Verantwortung nicht. Wer delegiert, kontrolliert stichprobenhaft.
Gilt das auch für Minijobber?
Kurz: dort galt es schon vorher. § 17 MiLoG verlangt die Aufzeichnung spätestens sieben Tage nach der Arbeitsleistung, aufzubewahren zwei Jahre.
Was passiert, wenn wir gar nichts tun?
Kurz: die Aufsichtsbehörde kann die Einführung anordnen. Praktisch schwerer wiegt der Beweisnachteil im Streit über Überstunden: Wer keine Aufzeichnungen hat, kann der Darstellung der Gegenseite wenig entgegensetzen.
Ihr wisst nicht, wo ihr anfangen sollt?
Wir schauen uns in 30 Minuten an, was bei euch heute schon erfasst wird, und sagen, ob das reicht oder wo die Lücke ist.
Erstgespräch buchenSag uns kurz, worum es geht
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- Was HR-Software kostet
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Dieser Text gibt den Stand vom August 2026 wieder und zitiert die genannten Quellen. Er ist keine Rechts- oder Steuerberatung und ersetzt sie nicht. Für die Beurteilung eures Einzelfalls sprecht mit eurer Anwältin oder eurem Steuerberater. Was die Personalarbeit davon abbildet, übernehmen wir.