3 HR-Vorlagen.
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Drei Vorlagen, die du so übernehmen oder an eure Abläufe anpassen kannst.
Onboarding-Checkliste
Tag 1 bis Monat 1: alle rechtlichen und praktischen Schritte für einen sauberen Start neuer Mitarbeiter. ELStAM, Krankenversicherung, Systemzugänge und mehr.
3 Phasen · 21 PunkteOffboarding-Checkliste
Kündigung entgegennehmen bis Abschlussinterview: alle Fristen, Systeme, Dokumente und Pflichten bei einem Mitarbeiteraustritt strukturiert abgearbeitet.
2 Phasen · 15 PunkteHR-KPI-Template
10 Kennzahlen, die jedes KMU tracken sollte, mit Berechnungsformel, Richtwert und Messzyklus. Fluktuationsrate, Krankenquote, Zeit-bis-Einstellung und mehr.
10 Kennzahlen · mit FormelnOnboarding-Checkliste
Für neue Mitarbeiter: Tag 1 bis Ende Monat 1
- Arbeitsvertrag unterschrieben Unterzeichnetes Exemplar liegt vor. Alle Pflichtangaben nach NachwG sind enthalten (Arbeitsort, Vergütung, Arbeitszeit, Urlaub). HR
- Krankenkassennachweis erhalten Mitgliedsbescheinigung oder Wahlformular liegt vor. Notwendig für die Anmeldung zur Sozialversicherung. HR
- ELStAM-Abruf durchgeführt Steuer-ID und Geburtsdatum des Mitarbeiters vorliegen. Lohnsteuerabzugsmerkmale elektronisch abgerufen. Lohnbuchhaltung
- Sozialversicherungsausweis vorlegen lassen SV-Nummer des Mitarbeiters notiert. Wenn nicht vorhanden: Beantragung bei Rentenversicherung veranlasst. HR
- DEÜV-Anmeldung vorbereiten Frist: spätestens 6 Wochen nach Beschäftigungsbeginn. Anmeldeschlüssel: 10 (erste Anmeldung). Lohnbuchhaltung
- Systemzugänge vorbereitet E-Mail-Konto, Laptopkonfiguration, Tool-Zugangsdaten (HR-Software, Zeiterfassung, Projektmanagement) bereit. IT / Führungskraft
- Buddy oder Einarbeitungsbegleiter bestimmt Eine feste Ansprechperson für die ersten Wochen festgelegt und informiert. Führungskraft
- Team informiert Kollegen über Start, Name und Rolle informiert. Startdatum im Teamkalender eingetragen. Führungskraft
- Willkommen: Büroführung oder Remote-Einführung Räume / Tools gezeigt, Ansprechpartner vorgestellt, erstes Team-Meeting organisiert. Führungskraft
- Arbeitsschutzunterweisung durchgeführt Pflicht nach §12 ArbSchG. Unterschrift des Mitarbeiters einholen und dokumentieren. HR / FK
- Mitarbeiterhandbuch übergeben Einblick in Unternehmensregeln, Benefits, Urlaubsverfahren, Krankheitserfassung. Eingangsbestätigung abholen. HR
- Bankverbindung für Lohnzahlung eingegangen IBAN-Beleg oder ausgefülltes Formular liegt Lohnbuchhaltung vor. Lohnbuchhaltung
- Erster Jour fixe mit der Führungskraft Erwartungen besprochen, Ziele für die Probezeit definiert, offene Fragen geklärt. Führungskraft
- Zeiterfassung eingerichtet Mitarbeiter kann Zeiten korrekt buchen oder erfassen. ArbZG-konforme Aufzeichnung sichergestellt. IT / HR
- Personalakte angelegt Vertrag, SV-Ausweis, Krankenkassennachweis, ELStAM-Daten, Lichtbildausweis (Kopie) hinterlegt. DSGVO-konform gespeichert. HR
- DEÜV-Anmeldung abgeschickt Meldung an die zuständige Krankenkasse. Quittung gespeichert. Lohnbuchhaltung
- Erste Lohnabrechnung geprüft und ausgehändigt Mitarbeiter hat die Abrechnung erhalten und versteht die wichtigsten Positionen. Lohnbuchhaltung
- Probezeit-Feedback-Gespräch nach 4 Wochen Erste Rückmeldung zur Einarbeitung, frühzeitige Klärung von Erwartungen auf beiden Seiten. Führungskraft
- Benefits aktiviert Sachbezugskarte, Deutschlandticket oder andere vereinbarte Benefits eingerichtet und übergeben. HR
- Notfallkontakt hinterlegt Persönlicher Notfallkontakt des Mitarbeiters in der Personalakte vermerkt. HR
- Onboarding abgeschlossen Alle offenen Punkte abgehakt. Checkliste abgelegt. Termin für Probezeit-Abschlussgespräch vorgemerkt. HR / FK
Offboarding-Checkliste
Bei Kündigung oder Vertragsende: alle Schritte bis zum letzten Arbeitstag
- Kündigungsfrist prüfen Gesetzliche Mindestfrist (§622 BGB) oder vertragliche Frist ermitteln. Letzten Arbeitstag festlegen und im Vertrag dokumentieren. HR
- Restlichen Urlaub berechnen Anteiligen Jahresurlaub ermitteln (Zwölftelregelung). Festlegen, ob Urlaub genommen oder abgegolten wird. HR / Lohnbuchhaltung
- Freistellung prüfen Ggf. Freistellung unter Anrechnung von Urlaub oder mit Lohnfortzahlung. Schriftlich vereinbaren. HR
- Wettbewerbsverbot prüfen Liegt ein vertraglich vereinbartes Wettbewerbsverbot vor? Wenn ja: Karenzentschädigung und Dauer prüfen. HR / Rechtsberatung
- Arbeitszeugnisanspruch besprechen Mitarbeiter hat Anspruch auf einfaches und qualifiziertes Zeugnis (§109 GewO). Entwurf-Angebot kommunizieren. HR
- Wissenstransfer organisieren Offene Projekte, Zugangsdaten, Kundenkontakte und laufende Aufgaben dokumentieren und übergeben. Führungskraft
- Nachfolge planen Interne Vertretungslösung oder Stellenausschreibung zeitgerecht anstoßen. Führungskraft / HR
- Alle Arbeitsmittel zurückerhalten Laptop, Handy, Schlüssel, Zugangskarten, Firmenfahrzeug, Kreditkarte. Übergabeprotokoll unterschreiben lassen. IT / HR
- Alle Systemzugänge gesperrt E-Mail, HR-Software, interne Tools, Cloud-Dienste, VPN. Automatisierte Abwesenheitsnachricht aktiviert. IT
- Abschlussinterview durchgeführt (Exit-Interview) Konstruktives Feedbackgespräch: Gründe des Austritts, Verbesserungsvorschläge, Stimmungslage notieren. HR
- Arbeitszeugnis ausgestellt Frist: unverzüglich nach Ende des Arbeitsverhältnisses. Original ausgehändigt, Kopie in Personalakte. HR
- Letzte Lohnabrechnung und Urlaubsabgeltung Abschlussgehält inkl. Urlaubsabgeltung, Überstundenausgleich und ggf. Bonuszahlungen korrekt abgerechnet. Lohnbuchhaltung
- DEÜV-Abmeldung eingereicht Abmeldeschlüssel 30 (Austritt). Frist: innerhalb von 6 Wochen nach Austritt. Lohnbuchhaltung
- Personalakte aufbewahren Aufbewahrungsfrist: Gehaltsunterlagen 10 Jahre, restliche Personalakte i. d. R. 3–5 Jahre. DSGVO-konforme Speicherung sicherstellen. HR
- Offboarding abgeschlossen Alle Punkte abgehakt. Checkliste unterzeichnet und abgelegt. Kolleginnen und Kunden informiert. HR
HR-KPI-Template
10 Kennzahlen, die jedes KMU regelmäßig messen sollte
| # | Kennzahl | Berechnung | Richtwert KMU | Messzyklus |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Fluktuationsrate Wie viele Mitarbeiter verlassen das Unternehmen im Verhältnis zur Gesamtbelegschaft? | (Abgänge / Ø Mitarbeiter) × 100 | < 10 %/Jahr | Quartalsweise |
| 2 | Krankenquote Anteil der krankheitsbedingten Fehlzeiten an der Sollarbeitszeit. | (Krankheitstage / Sollarbeitstage) × 100 | < 5 % | Monatlich |
| 3 | Zeit bis zur Einstellung (Time-to-Hire) Tage von der Stellenausschreibung bis zum unterzeichneten Vertrag. | Datum Vertragsunterschrift − Datum Ausschreibung | < 45 Tage | Je Einstellung |
| 4 | Kosten pro Einstellung Gesamtkosten des Recruiting-Prozesses je besetzter Stelle. | (Anz. / Ber. / Headhunter + HR-Anteil) / Einstellungen | 1–3 × Monatsgehalt | Je Einstellung |
| 5 | Probezeit-Abbruchquote Anteil der Mitarbeiter, die das Unternehmen während der Probezeit verlassen. | (Probezeit-Abgänge / Einstellungen) × 100 | < 8 % | Quartalsweise |
| 6 | Überstundenquote Durchschnittliche Überstunden pro Mitarbeiter im Verhältnis zur Regelarbeitszeit. | (Überstunden-Std. / Regelarbeitszeit) × 100 | < 5 % | Monatlich |
| 7 | Headcount-Wachstum Prozentuale Veränderung der Mitarbeiterzahl im Vergleich zum Vorjahr. | ((MA aktuell − MA Vorjahr) / MA Vorjahr) × 100 | Planwert | Jährlich |
| 8 | Anteil Frauen in Führungspositionen Frauenanteil in Positionen ab Teamleitung aufwärts. Relevant für Entgelttransparenzgesetz 2026. | (Frauen in FK / Gesamt FK) × 100 | Planwert / ≥ 30 % | Jährlich |
| 9 | Anteil befristeter Verträge Wie viel Prozent der Belegschaft hat einen befristeten Vertrag? | (Befristete MA / Gesamt MA) × 100 | < 15 % | Quartalsweise |
| 10 | Schulungsstunden pro Mitarbeiter Durchschnittliche Weiterbildungsstunden pro Jahr und Mitarbeiter. | Gesamt-Schulungsstunden / Ø MA-Anzahl | ≥ 16 h/Jahr | Jährlich |
Vorlagen sind ein Anfang. Wenn du Unterstützung bei der Umsetzung brauchen, beim Aufbau deiner HR-Prozesse, bei der Software-Einführung oder einfach als Sparringspartner, sprechen wir gern.
Fragen zum HR-Startpaket
Das HR-Startpaket enthält drei direkt nutzbare Vorlagen: eine Onboarding-Checkliste (3 Phasen, 21 Punkte, von Tag 1 bis Ende Monat 1), eine Offboarding-Checkliste (2 Phasen, 15 Punkte, von der Kündigung bis zum Abschlussinterview) und ein HR-KPI-Template mit 10 Kennzahlen inklusive Berechnungsformeln und Richtwerten. Alle Vorlagen sind kostenlos und ohne E-Mail-Anmeldung nutzbar.
Nein. Es ist kein Konto, keine E-Mail-Adresse und keine Registrierung erforderlich. Die Vorlagen können direkt auf der Seite eingesehen und über den Browser ausgedruckt oder als PDF gespeichert werden.
Das HR-KPI-Template enthält 10 praxisrelevante Kennzahlen für KMU, darunter Fluktuationsrate, Krankenquote und Zeit-bis-Einstellung, jeweils mit Berechnungsformel, Richtwert und empfohlenem Messzyklus.
Die Vorlagen sind für KMU ohne eigene HR-Abteilung gedacht, für Geschäftsführer, Office Manager und Teamleiter, die Onboarding und Offboarding strukturiert abwickeln wollen. Sie lassen sich ohne Vorarbeit übernehmen und an eigene Abläufe anpassen.
Vorlagen in der Praxis umsetzen?
Die Checklisten helfen, nichts zu vergessen. Wenn du die Prozesse dahinter aufbauen oder optimieren willst, sind wir dabei.
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Kein Termin nötig: Sag uns in zwei Sätzen, worum es geht. Du bekommst an Werktagen innerhalb von 24 Stunden eine Rückmeldung per E-Mail, ob und wie wir bei eurem HR-Thema helfen können.