Drei HR-Vorlagen,
kostenlos und ohne Anmeldung.
Die Vorlagen stehen vollständig auf dieser Seite. Du kannst sie lesen, ausdrucken oder über den Browser als PDF sichern, ohne deine E-Mail-Adresse anzugeben.
Was du bekommst
Drei Vorlagen, die du so übernehmen oder an eure Abläufe anpassen kannst.
Onboarding-Checkliste
Tag 1 bis Monat 1: die rechtlichen und praktischen Schritte, wenn jemand neu anfängt, vom ELStAM-Abruf bis zu den Systemzugängen.
3 Phasen · 21 PunkteOffboarding-Checkliste
Von der Kündigung bis zum Abschlussinterview: Fristen, Rückgabe der Arbeitsmittel und Abmeldung, wenn jemand das Unternehmen verlässt.
2 Phasen · 15 PunkteHR-KPI-Template
Zehn Kennzahlen mit Berechnungsformel, Richtwert und Messzyklus, darunter Fluktuationsrate, Krankenquote und Zeit bis zur Einstellung.
10 Kennzahlen · mit FormelnOnboarding-Checkliste
Für neue Mitarbeiter: Tag 1 bis Ende Monat 1
- Arbeitsvertrag unterschrieben Unterzeichnetes Exemplar liegt vor. Alle Pflichtangaben nach NachwG sind enthalten (Arbeitsort, Vergütung, Arbeitszeit, Urlaub). HR
- Krankenkassennachweis erhalten Mitgliedsbescheinigung oder Wahlformular liegt vor. Notwendig für die Anmeldung zur Sozialversicherung. HR
- ELStAM-Abruf durchgeführt Steuer-ID und Geburtsdatum des Mitarbeiters liegen vor. Lohnsteuerabzugsmerkmale elektronisch abgerufen. Lohnbuchhaltung
- Sozialversicherungsausweis vorlegen lassen SV-Nummer des Mitarbeiters notiert. Wenn nicht vorhanden: Beantragung bei Rentenversicherung veranlasst. HR
- DEÜV-Anmeldung vorbereiten Frist: spätestens 6 Wochen nach Beschäftigungsbeginn. Anmeldeschlüssel: 10 (erste Anmeldung). Lohnbuchhaltung
- Systemzugänge vorbereitet E-Mail-Konto, Laptopkonfiguration, Tool-Zugangsdaten (HR-Software, Zeiterfassung, Projektmanagement) bereit. IT / Führungskraft
- Buddy oder Einarbeitungsbegleiter bestimmt Eine feste Ansprechperson für die ersten Wochen festgelegt und informiert. Führungskraft
- Team informiert Kollegen über Start, Name und Rolle informiert. Startdatum im Teamkalender eingetragen. Führungskraft
- Willkommen: Büroführung oder Remote-Einführung Räume / Tools gezeigt, Ansprechpartner vorgestellt, erstes Team-Meeting organisiert. Führungskraft
- Arbeitsschutzunterweisung durchgeführt Pflicht nach §12 ArbSchG. Unterschrift des Mitarbeiters einholen und dokumentieren. HR / FK
- Mitarbeiterhandbuch übergeben Einblick in Unternehmensregeln, Benefits, Urlaubsverfahren, Krankheitserfassung. Eingangsbestätigung abholen. HR
- Bankverbindung für Lohnzahlung eingegangen IBAN-Beleg oder ausgefülltes Formular liegt Lohnbuchhaltung vor. Lohnbuchhaltung
- Erster Jour fixe mit der Führungskraft Erwartungen besprochen, Ziele für die Probezeit definiert, offene Fragen geklärt. Führungskraft
- Zeiterfassung eingerichtet Mitarbeiter kann Zeiten korrekt buchen oder erfassen. ArbZG-konforme Aufzeichnung sichergestellt. IT / HR
- Personalakte angelegt Vertrag, SV-Ausweis, Krankenkassennachweis, ELStAM-Daten, Lichtbildausweis (Kopie) hinterlegt. DSGVO-konform gespeichert. HR
- DEÜV-Anmeldung abgeschickt Meldung an die zuständige Krankenkasse. Quittung gespeichert. Lohnbuchhaltung
- Erste Lohnabrechnung geprüft und ausgehändigt Mitarbeiter hat die Abrechnung erhalten und versteht die wichtigsten Positionen. Lohnbuchhaltung
- Probezeit-Feedback-Gespräch nach 4 Wochen Erste Rückmeldung zur Einarbeitung, frühzeitige Klärung von Erwartungen auf beiden Seiten. Führungskraft
- Benefits aktiviert Sachbezugskarte, Deutschlandticket oder andere vereinbarte Benefits eingerichtet und übergeben. HR
- Notfallkontakt hinterlegt Persönlicher Notfallkontakt des Mitarbeiters in der Personalakte vermerkt. HR
- Onboarding abgeschlossen Alle offenen Punkte abgehakt. Checkliste abgelegt. Termin für Probezeit-Abschlussgespräch vorgemerkt. HR / FK
Offboarding-Checkliste
Bei Kündigung oder Vertragsende: alle Schritte bis zum letzten Arbeitstag
- Kündigungsfrist prüfen Gesetzliche Mindestfrist (§622 BGB) oder vertragliche Frist ermitteln. Letzten Arbeitstag festlegen und im Vertrag dokumentieren. HR
- Restlichen Urlaub berechnen Anteiligen Jahresurlaub ermitteln (Zwölftelregelung). Festlegen, ob Urlaub genommen oder abgegolten wird. HR / Lohnbuchhaltung
- Freistellung prüfen Ggf. Freistellung unter Anrechnung von Urlaub oder mit Lohnfortzahlung. Schriftlich vereinbaren. HR
- Wettbewerbsverbot prüfen Liegt ein vertraglich vereinbartes Wettbewerbsverbot vor? Wenn ja: Karenzentschädigung und Dauer prüfen. HR / Rechtsberatung
- Arbeitszeugnisanspruch besprechen Anspruch besteht auf ein einfaches Zeugnis, ein qualifiziertes nur auf Verlangen: „Der Arbeitnehmer kann verlangen, dass sich die Angaben darüber hinaus auf Leistung und Verhalten im Arbeitsverhältnis (qualifiziertes Zeugnis) erstrecken.“ (§ 109 Abs. 1 GewO) Entwurf-Angebot kommunizieren. HR
- Wissenstransfer organisieren Offene Projekte, Zugangsdaten, Kundenkontakte und laufende Aufgaben dokumentieren und übergeben. Führungskraft
- Nachfolge planen Interne Vertretungslösung oder Stellenausschreibung zeitgerecht anstoßen. Führungskraft / HR
- Alle Arbeitsmittel zurückerhalten Laptop, Handy, Schlüssel, Zugangskarten, Firmenfahrzeug, Kreditkarte. Übergabeprotokoll unterschreiben lassen. IT / HR
- Alle Systemzugänge gesperrt E-Mail, HR-Software, interne Tools, Cloud-Dienste, VPN. Automatisierte Abwesenheitsnachricht aktiviert. IT
- Abschlussinterview durchgeführt (Exit-Interview) Konstruktives Feedbackgespräch: Gründe des Austritts, Verbesserungsvorschläge, Stimmungslage notieren. HR
- Arbeitszeugnis ausgestellt Frist: unverzüglich nach Ende des Arbeitsverhältnisses. Original ausgehändigt, Kopie in Personalakte. HR
- Letzte Lohnabrechnung und Urlaubsabgeltung Abschlussgehält inkl. Urlaubsabgeltung, Überstundenausgleich und ggf. Bonuszahlungen korrekt abgerechnet. Lohnbuchhaltung
- DEÜV-Abmeldung eingereicht Abmeldeschlüssel 30 (Austritt). Frist: innerhalb von 6 Wochen nach Austritt. Lohnbuchhaltung
- Personalakte aufbewahren Aufbewahrungsfrist: Gehaltsunterlagen 10 Jahre, restliche Personalakte i. d. R. 3–5 Jahre. DSGVO-konforme Speicherung sicherstellen. HR
- Offboarding abgeschlossen Alle Punkte abgehakt. Checkliste unterzeichnet und abgelegt. Kolleginnen und Kunden informiert. HR
HR-KPI-Template
Zehn Kennzahlen für KMU, mit Formel und Richtwert
| # | Kennzahl | Berechnung | Richtwert KMU | Messzyklus |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Fluktuationsrate Wie viele Mitarbeiter verlassen das Unternehmen im Verhältnis zur Gesamtbelegschaft? | (Abgänge / Ø Mitarbeiter) × 100 | < 10 %/Jahr | Quartalsweise |
| 2 | Krankenquote Anteil der krankheitsbedingten Fehlzeiten an der Sollarbeitszeit. | (Krankheitstage / Sollarbeitstage) × 100 | < 5 % | Monatlich |
| 3 | Zeit bis zur Einstellung (Time-to-Hire) Tage von der Stellenausschreibung bis zum unterzeichneten Vertrag. | Datum Vertragsunterschrift − Datum Ausschreibung | < 45 Tage | Je Einstellung |
| 4 | Kosten pro Einstellung Gesamtkosten des Recruiting-Prozesses je besetzter Stelle. | (Anz. / Ber. / Headhunter + HR-Anteil) / Einstellungen | 1–3 × Monatsgehalt | Je Einstellung |
| 5 | Probezeit-Abbruchquote Anteil der Mitarbeiter, die das Unternehmen während der Probezeit verlassen. | (Probezeit-Abgänge / Einstellungen) × 100 | < 8 % | Quartalsweise |
| 6 | Überstundenquote Durchschnittliche Überstunden pro Mitarbeiter im Verhältnis zur Regelarbeitszeit. | (Überstunden-Std. / Regelarbeitszeit) × 100 | < 5 % | Monatlich |
| 7 | Headcount-Wachstum Prozentuale Veränderung der Mitarbeiterzahl im Vergleich zum Vorjahr. | ((MA aktuell − MA Vorjahr) / MA Vorjahr) × 100 | Planwert | Jährlich |
| 8 | Anteil Frauen in Führungspositionen Frauenanteil in Positionen ab Teamleitung aufwärts. Relevant für Entgelttransparenzgesetz 2026. | (Frauen in FK / Gesamt FK) × 100 | Planwert / ≥ 30 % | Jährlich |
| 9 | Anteil befristeter Verträge Wie viel Prozent der Belegschaft hat einen befristeten Vertrag? | (Befristete MA / Gesamt MA) × 100 | < 15 % | Quartalsweise |
| 10 | Schulungsstunden pro Mitarbeiter Durchschnittliche Weiterbildungsstunden pro Jahr und Mitarbeiter. | Gesamt-Schulungsstunden / Ø MA-Anzahl | ≥ 16 h/Jahr | Jährlich |
Brauchst du Hilfe beim Aufbau deiner HR-Prozesse oder bei der Software-Einführung? Dann sprich mit uns.
Drei Werkzeuge zu den Vorlagen
Die Vorlagen oben sind zum Abhaken. Diese drei rechnen, formulieren und prüfen, und kosten ebenfalls nichts.
Gehaltsklar
Gehaltsrechner für Arbeitgeber
Rechnet vom Bruttogehalt auf die Arbeitgeberkosten hoch: Lohnnebenkosten, Sozialabgaben und Benefits.
Bevor du eine Stelle ausschreibst oder ein Angebot machst.
Zum GehaltsrechnerZeugnisKlar
Arbeitszeugnisse schreiben und prüfen
Erstellt qualifizierte Zeugnisse Schritt für Schritt und prüft Pflichtbausteine und Risikoformulierungen mit.
Wenn jemand geht und das Zeugnis fällig wird.
Zeugnis erstellenVertragsKlar
Arbeitsverträge erstellen und prüfen
Erstellt Arbeitsverträge mit eingebautem Rechts-Check und zeigt in einem eigenen Vertrag, welche Klauseln kritisch sind.
Bevor du eine Vorlage zum zwanzigsten Mal unterschreibst.
Vertrag prüfenFragen zum HR-Startpaket
Das HR-Startpaket enthält drei Vorlagen: eine Onboarding-Checkliste (3 Phasen, 21 Punkte, von Tag 1 bis Ende Monat 1), eine Offboarding-Checkliste (2 Phasen, 15 Punkte, von der Kündigung bis zum Abschlussinterview) und ein HR-KPI-Template mit 10 Kennzahlen inklusive Berechnungsformeln und Richtwerten. Alle Vorlagen sind kostenlos und ohne E-Mail-Anmeldung nutzbar.
Nein. Du brauchst weder ein Konto noch eine E-Mail-Adresse. Die Vorlagen stehen auf dieser Seite, und du kannst sie über den Browser ausdrucken oder als PDF speichern.
Das HR-KPI-Template enthält 10 Kennzahlen für KMU, darunter Fluktuationsrate, Krankenquote und Zeit-bis-Einstellung, jeweils mit Berechnungsformel, Richtwert und empfohlenem Messzyklus.
Für KMU ohne eigene HR-Abteilung, also für Geschäftsführer, Office Manager und Teamleiter, die beim Onboarding und Offboarding nichts vergessen wollen. Du kannst sie so übernehmen oder an eure Abläufe anpassen.
Vorlagen in der Praxis umsetzen?
Mit den Checklisten vergisst du nichts. Willst du die Prozesse dahinter aufbauen, helfen wir dir dabei.
Sag uns kurz, worum es geht
Sag uns in zwei Sätzen, worum es geht, einen Termin brauchst du dafür nicht. An Werktagen bekommst du innerhalb von 24 Stunden eine Antwort per E-Mail, ob und wie wir bei eurem HR-Thema helfen können.