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3 HR-Vorlagen.
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Onboarding-Checkliste
Tag 1 bis Monat 1 – alle rechtlichen und praktischen Schritte für einen sauberen Start neuer Mitarbeiter. ELStAM, Krankenversicherung, Systemzugänge und mehr.
3 Phasen · 24 PunkteOffboarding-Checkliste
Kündigung entgegennehmen bis Abschlussinterview – alle Fristen, Systeme, Dokumente und Pflichten bei einem Mitarbeiteraustritt strukturiert abgearbeitet.
2 Phasen · 18 PunkteHR-KPI-Template
10 Kennzahlen, die jedes KMU tracken sollte – mit Berechnungsformel, Richtwert und Messzyklus. Fluktuationsrate, Krankenquote, Zeit-bis-Einstellung und mehr.
10 Kennzahlen · mit FormelnOnboarding-Checkliste
Für neue Mitarbeiter – Tag 1 bis Ende Monat 1
Phase 1 – Vor dem ersten Arbeitstag
- Arbeitsvertrag unterschrieben Unterzeichnetes Exemplar liegt vor. Alle Pflichtangaben nach NachwG sind enthalten (Arbeitsort, Vergütung, Arbeitszeit, Urlaub). HR
- Krankenkassennachweis erhalten Mitgliedsbescheinigung oder Wahlformular liegt vor. Notwendig für die Anmeldung zur Sozialversicherung. HR
- ELStAM-Abruf durchgeführt Steuer-ID und Geburtsdatum des Mitarbeiters vorliegen. Lohnsteuerabzugsmerkmale elektronisch abgerufen. Lohnbuchhaltung
- Sozialversicherungsausweis vorlegen lassen SV-Nummer des Mitarbeiters notiert. Wenn nicht vorhanden: Beantragung bei Rentenversicherung veranlasst. HR
- DEÜV-Anmeldung vorbereiten Frist: spätestens 6 Wochen nach Beschäftigungsbeginn. Anmeldeschlüssel: 10 (erste Anmeldung). Lohnbuchhaltung
- Systemzugänge vorbereitet E-Mail-Konto, Laptopkonfiguration, Tool-Zugangsdaten (HR-Software, Zeiterfassung, Projektmanagement) bereit. IT / Führungskraft
- Buddy oder Einarbeitungsbegleiter bestimmt Eine feste Ansprechperson für die ersten Wochen festgelegt und informiert. Führungskraft
- Team informiert Kollegen über Start, Name und Rolle informiert. Startdatum im Teamkalender eingetragen. Führungskraft
Phase 2 – Erster Arbeitstag & Woche 1
- Willkommen: Büroführung oder Remote-Einführung Räume / Tools gezeigt, Ansprechpartner vorgestellt, erstes Team-Meeting organisiert. Führungskraft
- Arbeitsschutzunterweisung durchgeführt Pflicht nach §12 ArbSchG. Unterschrift des Mitarbeiters einholen und dokumentieren. HR / FK
- Mitarbeiterhandbuch übergeben Einblick in Unternehmensregeln, Benefits, Urlaubsverfahren, Krankheitserfassung. Eingangsbestätigung abholen. HR
- Bankverbindung für Lohnzahlung eingegangen IBAN-Beleg oder ausgefülltes Formular liegt Lohnbuchhaltung vor. Lohnbuchhaltung
- Erster Jour fixe mit der Führungskraft Erwartungen besprochen, Ziele für die Probezeit definiert, offene Fragen geklärt. Führungskraft
- Zeiterfassung eingerichtet Mitarbeiter kann Zeiten korrekt buchen oder erfassen. ArbZG-konforme Aufzeichnung sichergestellt. IT / HR
- Personalakte angelegt Vertrag, SV-Ausweis, Krankenkassennachweis, ELStAM-Daten, Lichtbildausweis (Kopie) hinterlegt. DSGVO-konform gespeichert. HR
- DEÜV-Anmeldung abgeschickt Meldung an die zuständige Krankenkasse. Quittung gespeichert. Lohnbuchhaltung
Phase 3 – Ende Monat 1
- Erste Lohnabrechnung geprüft und ausgehändigt Mitarbeiter hat die Abrechnung erhalten und versteht die wichtigsten Positionen. Lohnbuchhaltung
- Probezeit-Feedback-Gespräch nach 4 Wochen Erste Rückmeldung zur Einarbeitung, frühzeitige Klärung von Erwartungen auf beiden Seiten. Führungskraft
- Benefits aktiviert Sachbezugskarte, Deutschlandticket oder andere vereinbarte Benefits eingerichtet und übergeben. HR
- Notfallkontakt hinterlegt Persönlicher Notfallkontakt des Mitarbeiters in der Personalakte vermerkt. HR
- Onboarding abgeschlossen Alle offenen Punkte abgehakt. Checkliste abgelegt. Termin für Probezeit-Abschlussgespräch vorgemerkt. HR / FK
Offboarding-Checkliste
Bei Kündigung oder Vertragsende – alle Schritte bis zum letzten Arbeitstag
Phase 1 – Nach Eingang der Kündigung
- Kündigungsfrist prüfen Gesetzliche Mindestfrist (§622 BGB) oder vertragliche Frist ermitteln. Letzten Arbeitstag festlegen und im Vertrag dokumentieren. HR
- Restlichen Urlaub berechnen Anteiligen Jahresurlaub ermitteln (Zwölftelregelung). Festlegen, ob Urlaub genommen oder abgegolten wird. HR / Lohnbuchhaltung
- Freistellung prüfen Ggf. Freistellung unter Anrechnung von Urlaub oder mit Lohnfortzahlung. Schriftlich vereinbaren. HR
- Wettbewerbsverbot prüfen Liegt ein vertraglich vereinbartes Wettbewerbsverbot vor? Wenn ja: Karenzentschädigung und Dauer prüfen. HR / Rechtsberatung
- Arbeitszeugnisanspruch besprechen Mitarbeiter hat Anspruch auf einfaches und qualifiziertes Zeugnis (§109 GewO). Entwurf-Angebot kommunizieren. HR
- Wissenstransfer organisieren Offene Projekte, Zugangsdaten, Kundenkontakte und laufende Aufgaben dokumentieren und übergeben. Führungskraft
- Nachfolge planen Interne Vertretungslösung oder Stellenausschreibung zeitgerecht anstoßen. Führungskraft / HR
Phase 2 – Am letzten Arbeitstag & danach
- Alle Arbeitsmittel zurückerhalten Laptop, Handy, Schlüssel, Zugangskarten, Firmenfahrzeug, Kreditkarte. Übergabeprotokoll unterschreiben lassen. IT / HR
- Alle Systemzugänge gesperrt E-Mail, HR-Software, interne Tools, Cloud-Dienste, VPN. Automatisierte Abwesenheitsnachricht aktiviert. IT
- Abschlussinterview durchgeführt (Exit-Interview) Konstruktives Feedbackgespräch: Gründe des Austritts, Verbesserungsvorschläge, Stimmungslage notieren. HR
- Arbeitszeugnis ausgestellt Frist: unverzüglich nach Ende des Arbeitsverhältnisses. Original ausgehändigt, Kopie in Personalakte. HR
- Letzte Lohnabrechnung und Urlaubsabgeltung Abschlussgehält inkl. Urlaubsabgeltung, Überstundenausgleich und ggf. Bonuszahlungen korrekt abgerechnet. Lohnbuchhaltung
- DEÜV-Abmeldung eingereicht Abmeldeschlüssel 30 (Austritt). Frist: innerhalb von 6 Wochen nach Austritt. Lohnbuchhaltung
- Personalakte aufbewahren Aufbewahrungsfrist: Gehaltsunterlagen 10 Jahre, restliche Personalakte i. d. R. 3–5 Jahre. DSGVO-konforme Speicherung sicherstellen. HR
- Offboarding abgeschlossen Alle Punkte abgehakt. Checkliste unterzeichnet und abgelegt. Kolleginnen und Kunden informiert. HR
HR-KPI-Template
10 Kennzahlen, die jedes KMU regelmäßig messen sollte
| # | Kennzahl | Berechnung | Richtwert KMU | Messzyklus |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Fluktuationsrate Wie viele Mitarbeiter verlassen das Unternehmen im Verhältnis zur Gesamtbelegschaft? | (Abgänge / Ø Mitarbeiter) × 100 | < 10 %/Jahr | Quartalsweise |
| 2 | Krankenquote Anteil der krankheitsbedingten Fehlzeiten an der Sollarbeitszeit. | (Krankheitstage / Sollarbeitstage) × 100 | < 5 % | Monatlich |
| 3 | Zeit bis zur Einstellung (Time-to-Hire) Tage von der Stellenausschreibung bis zum unterzeichneten Vertrag. | Datum Vertragsunterschrift − Datum Ausschreibung | < 45 Tage | Je Einstellung |
| 4 | Kosten pro Einstellung Gesamtkosten des Recruiting-Prozesses je besetzter Stelle. | (Anz. / Ber. / Headhunter + HR-Anteil) / Einstellungen | 1–3 × Monatsgehalt | Je Einstellung |
| 5 | Probezeit-Abbruchquote Anteil der Mitarbeiter, die das Unternehmen während der Probezeit verlassen. | (Probezeit-Abgänge / Einstellungen) × 100 | < 8 % | Quartalsweise |
| 6 | Überstundenquote Durchschnittliche Überstunden pro Mitarbeiter im Verhältnis zur Regelarbeitszeit. | (Überstunden-Std. / Regelarbeitszeit) × 100 | < 5 % | Monatlich |
| 7 | Headcount-Wachstum Prozentuale Veränderung der Mitarbeiterzahl im Vergleich zum Vorjahr. | ((MA aktuell − MA Vorjahr) / MA Vorjahr) × 100 | Planwert | Jährlich |
| 8 | Anteil Frauen in Führungspositionen Frauenanteil in Positionen ab Teamleitung aufwärts. Relevant für Entgelttransparenzgesetz 2026. | (Frauen in FK / Gesamt FK) × 100 | Planwert / ≥ 30 % | Jährlich |
| 9 | Anteil befristeter Verträge Wie viel Prozent der Belegschaft hat einen befristeten Vertrag? | (Befristete MA / Gesamt MA) × 100 | < 15 % | Quartalsweise |
| 10 | Schulungsstunden pro Mitarbeiter Durchschnittliche Weiterbildungsstunden pro Jahr und Mitarbeiter. | Gesamt-Schulungsstunden / Ø MA-Anzahl | ≥ 16 h/Jahr | Jährlich |
Vorlagen sind ein Anfang. Wenn du Unterstützung bei der Umsetzung brauchen – beim Aufbau deiner HR-Prozesse, bei der Software-Einführung oder einfach als Sparringspartner – sprechen wir gern.
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Die Checklisten helfen, nichts zu vergessen. Wenn du die Prozesse dahinter aufbauen oder optimieren wollen, sind wir dabei.