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Onboarding-Checkliste

Tag 1 bis Monat 1 – alle rechtlichen und praktischen Schritte für einen sauberen Start neuer Mitarbeiter. ELStAM, Krankenversicherung, Systemzugänge und mehr.

3 Phasen · 24 Punkte

Offboarding-Checkliste

Kündigung entgegennehmen bis Abschlussinterview – alle Fristen, Systeme, Dokumente und Pflichten bei einem Mitarbeiteraustritt strukturiert abgearbeitet.

2 Phasen · 18 Punkte

HR-KPI-Template

10 Kennzahlen, die jedes KMU tracken sollte – mit Berechnungsformel, Richtwert und Messzyklus. Fluktuationsrate, Krankenquote, Zeit-bis-Einstellung und mehr.

10 Kennzahlen · mit Formeln

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Onboarding-Checkliste

Für neue Mitarbeiter – Tag 1 bis Ende Monat 1

Phase 1 – Vor dem ersten Arbeitstag
  • Arbeitsvertrag unterschrieben Unterzeichnetes Exemplar liegt vor. Alle Pflichtangaben nach NachwG sind enthalten (Arbeitsort, Vergütung, Arbeitszeit, Urlaub). HR
  • Krankenkassennachweis erhalten Mitgliedsbescheinigung oder Wahlformular liegt vor. Notwendig für die Anmeldung zur Sozialversicherung. HR
  • ELStAM-Abruf durchgeführt Steuer-ID und Geburtsdatum des Mitarbeiters vorliegen. Lohnsteuerabzugsmerkmale elektronisch abgerufen. Lohnbuchhaltung
  • Sozialversicherungsausweis vorlegen lassen SV-Nummer des Mitarbeiters notiert. Wenn nicht vorhanden: Beantragung bei Rentenversicherung veranlasst. HR
  • DEÜV-Anmeldung vorbereiten Frist: spätestens 6 Wochen nach Beschäftigungsbeginn. Anmeldeschlüssel: 10 (erste Anmeldung). Lohnbuchhaltung
  • Systemzugänge vorbereitet E-Mail-Konto, Laptopkonfiguration, Tool-Zugangsdaten (HR-Software, Zeiterfassung, Projektmanagement) bereit. IT / Führungskraft
  • Buddy oder Einarbeitungsbegleiter bestimmt Eine feste Ansprechperson für die ersten Wochen festgelegt und informiert. Führungskraft
  • Team informiert Kollegen über Start, Name und Rolle informiert. Startdatum im Teamkalender eingetragen. Führungskraft
Phase 2 – Erster Arbeitstag & Woche 1
  • Willkommen: Büroführung oder Remote-Einführung Räume / Tools gezeigt, Ansprechpartner vorgestellt, erstes Team-Meeting organisiert. Führungskraft
  • Arbeitsschutzunterweisung durchgeführt Pflicht nach §12 ArbSchG. Unterschrift des Mitarbeiters einholen und dokumentieren. HR / FK
  • Mitarbeiterhandbuch übergeben Einblick in Unternehmensregeln, Benefits, Urlaubsverfahren, Krankheitserfassung. Eingangsbestätigung abholen. HR
  • Bankverbindung für Lohnzahlung eingegangen IBAN-Beleg oder ausgefülltes Formular liegt Lohnbuchhaltung vor. Lohnbuchhaltung
  • Erster Jour fixe mit der Führungskraft Erwartungen besprochen, Ziele für die Probezeit definiert, offene Fragen geklärt. Führungskraft
  • Zeiterfassung eingerichtet Mitarbeiter kann Zeiten korrekt buchen oder erfassen. ArbZG-konforme Aufzeichnung sichergestellt. IT / HR
  • Personalakte angelegt Vertrag, SV-Ausweis, Krankenkassennachweis, ELStAM-Daten, Lichtbildausweis (Kopie) hinterlegt. DSGVO-konform gespeichert. HR
  • DEÜV-Anmeldung abgeschickt Meldung an die zuständige Krankenkasse. Quittung gespeichert. Lohnbuchhaltung
Phase 3 – Ende Monat 1
  • Erste Lohnabrechnung geprüft und ausgehändigt Mitarbeiter hat die Abrechnung erhalten und versteht die wichtigsten Positionen. Lohnbuchhaltung
  • Probezeit-Feedback-Gespräch nach 4 Wochen Erste Rückmeldung zur Einarbeitung, frühzeitige Klärung von Erwartungen auf beiden Seiten. Führungskraft
  • Benefits aktiviert Sachbezugskarte, Deutschlandticket oder andere vereinbarte Benefits eingerichtet und übergeben. HR
  • Notfallkontakt hinterlegt Persönlicher Notfallkontakt des Mitarbeiters in der Personalakte vermerkt. HR
  • Onboarding abgeschlossen Alle offenen Punkte abgehakt. Checkliste abgelegt. Termin für Probezeit-Abschlussgespräch vorgemerkt. HR / FK

Offboarding-Checkliste

Bei Kündigung oder Vertragsende – alle Schritte bis zum letzten Arbeitstag

Phase 1 – Nach Eingang der Kündigung
  • Kündigungsfrist prüfen Gesetzliche Mindestfrist (§622 BGB) oder vertragliche Frist ermitteln. Letzten Arbeitstag festlegen und im Vertrag dokumentieren. HR
  • Restlichen Urlaub berechnen Anteiligen Jahresurlaub ermitteln (Zwölftelregelung). Festlegen, ob Urlaub genommen oder abgegolten wird. HR / Lohnbuchhaltung
  • Freistellung prüfen Ggf. Freistellung unter Anrechnung von Urlaub oder mit Lohnfortzahlung. Schriftlich vereinbaren. HR
  • Wettbewerbsverbot prüfen Liegt ein vertraglich vereinbartes Wettbewerbsverbot vor? Wenn ja: Karenzentschädigung und Dauer prüfen. HR / Rechtsberatung
  • Arbeitszeugnisanspruch besprechen Mitarbeiter hat Anspruch auf einfaches und qualifiziertes Zeugnis (§109 GewO). Entwurf-Angebot kommunizieren. HR
  • Wissenstransfer organisieren Offene Projekte, Zugangsdaten, Kundenkontakte und laufende Aufgaben dokumentieren und übergeben. Führungskraft
  • Nachfolge planen Interne Vertretungslösung oder Stellenausschreibung zeitgerecht anstoßen. Führungskraft / HR
Phase 2 – Am letzten Arbeitstag & danach
  • Alle Arbeitsmittel zurückerhalten Laptop, Handy, Schlüssel, Zugangskarten, Firmenfahrzeug, Kreditkarte. Übergabeprotokoll unterschreiben lassen. IT / HR
  • Alle Systemzugänge gesperrt E-Mail, HR-Software, interne Tools, Cloud-Dienste, VPN. Automatisierte Abwesenheitsnachricht aktiviert. IT
  • Abschlussinterview durchgeführt (Exit-Interview) Konstruktives Feedbackgespräch: Gründe des Austritts, Verbesserungsvorschläge, Stimmungslage notieren. HR
  • Arbeitszeugnis ausgestellt Frist: unverzüglich nach Ende des Arbeitsverhältnisses. Original ausgehändigt, Kopie in Personalakte. HR
  • Letzte Lohnabrechnung und Urlaubsabgeltung Abschlussgehält inkl. Urlaubsabgeltung, Überstundenausgleich und ggf. Bonuszahlungen korrekt abgerechnet. Lohnbuchhaltung
  • DEÜV-Abmeldung eingereicht Abmeldeschlüssel 30 (Austritt). Frist: innerhalb von 6 Wochen nach Austritt. Lohnbuchhaltung
  • Personalakte aufbewahren Aufbewahrungsfrist: Gehaltsunterlagen 10 Jahre, restliche Personalakte i. d. R. 3–5 Jahre. DSGVO-konforme Speicherung sicherstellen. HR
  • Offboarding abgeschlossen Alle Punkte abgehakt. Checkliste unterzeichnet und abgelegt. Kolleginnen und Kunden informiert. HR

HR-KPI-Template

10 Kennzahlen, die jedes KMU regelmäßig messen sollte

# Kennzahl Berechnung Richtwert KMU Messzyklus
1 Fluktuationsrate Wie viele Mitarbeiter verlassen das Unternehmen im Verhältnis zur Gesamtbelegschaft? (Abgänge / Ø Mitarbeiter) × 100 < 10 %/Jahr Quartalsweise
2 Krankenquote Anteil der krankheitsbedingten Fehlzeiten an der Sollarbeitszeit. (Krankheitstage / Sollarbeitstage) × 100 < 5 % Monatlich
3 Zeit bis zur Einstellung (Time-to-Hire) Tage von der Stellenausschreibung bis zum unterzeichneten Vertrag. Datum Vertragsunterschrift − Datum Ausschreibung < 45 Tage Je Einstellung
4 Kosten pro Einstellung Gesamtkosten des Recruiting-Prozesses je besetzter Stelle. (Anz. / Ber. / Headhunter + HR-Anteil) / Einstellungen 1–3 × Monatsgehalt Je Einstellung
5 Probezeit-Abbruchquote Anteil der Mitarbeiter, die das Unternehmen während der Probezeit verlassen. (Probezeit-Abgänge / Einstellungen) × 100 < 8 % Quartalsweise
6 Überstundenquote Durchschnittliche Überstunden pro Mitarbeiter im Verhältnis zur Regelarbeitszeit. (Überstunden-Std. / Regelarbeitszeit) × 100 < 5 % Monatlich
7 Headcount-Wachstum Prozentuale Veränderung der Mitarbeiterzahl im Vergleich zum Vorjahr. ((MA aktuell − MA Vorjahr) / MA Vorjahr) × 100 Planwert Jährlich
8 Anteil Frauen in Führungspositionen Frauenanteil in Positionen ab Teamleitung aufwärts. Relevant für Entgelttransparenzgesetz 2026. (Frauen in FK / Gesamt FK) × 100 Planwert / ≥ 30 % Jährlich
9 Anteil befristeter Verträge Wie viel Prozent der Belegschaft hat einen befristeten Vertrag? (Befristete MA / Gesamt MA) × 100 < 15 % Quartalsweise
10 Schulungsstunden pro Mitarbeiter Durchschnittliche Weiterbildungsstunden pro Jahr und Mitarbeiter. Gesamt-Schulungsstunden / Ø MA-Anzahl ≥ 16 h/Jahr Jährlich

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