Eine HR-Software-Einführung im KMU braucht 8 bis 12 Wochen bis zum Go-Live. An der Software hängt es selten, meist an Entscheidungen, die vorher niemand getroffen hat: wer welche Daten sehen darf, wie der Urlaubsantrag künftig läuft und wer den Stammdatensatz pflegt.
Der Satz, der ein Einführungsprojekt am zuverlässigsten in die Länge zieht, fällt meistens in Woche drei: „Das machen wir bisher eigentlich in jeder Abteilung anders.“
Software zwingt zu Entscheidungen. Ein Urlaubsantrag hat einen Genehmiger oder zwei, und das gilt dann für alle Abteilungen. Deshalb dauert eine Einführung länger, als der Anbieter im Vertrieb sagt, und deshalb lohnt sie sich. Der Zeitplan unten stammt aus unseren Mandaten und ist länger als der im Angebot.
Warum 8 bis 12 Wochen realistisch sind
Anbieter werben gern mit Einrichtungszeiten von zwei Wochen. Für die technische Einrichtung stimmt das auch: Mandant anlegen, Nutzer importieren. Was danach kommt, steht nicht im Angebot.
Die Spanne von 8 bis 12 Wochen gilt für ein Unternehmen zwischen 30 und 150 Beschäftigten, das aus Excel und E-Mail kommt und Stammdaten, Abwesenheiten und die digitale Personalakte einführt. Wer zusätzlich Zeiterfassung, Bewerbermanagement und eine Schnittstelle zur Lohnabrechnung anschließt, landet eher bei 16 Wochen.
Die Zeit geht für Abstimmung drauf, die Technik ist schnell eingerichtet. Schneller wirst du, wenn du die Abstimmung vor das Projekt ziehst.
| Phase | Dauer | Wer arbeitet |
|---|---|---|
| Bestandsaufnahme und Entscheidungen | 2 Wochen | HR, Geschäftsführung |
| Konfiguration | 3 Wochen | HR, Anbieter |
| Datenübernahme und Test | 3 Wochen | HR, Lohnbüro, IT |
| Schulung und Go-Live | 2 Wochen | alle |
Woche 1 bis 2: Bestandsaufnahme
In diesen zwei Wochen konfigurierst du noch nichts. Du schreibst auf, wie es heute läuft, und entscheidest, wie es künftig laufen soll.
An diesen vier Fragen hängt der Rest des Projekts:
- Wer genehmigt Urlaub? Nur die Führungskraft, oder zusätzlich HR? Was passiert, wenn die Führungskraft selbst im Urlaub ist? Die Vertretungsregel legst du im Konzept fest, sonst suchst du sie nach dem Start als Fehler.
- Wer sieht welche Daten? Sieht eine Teamleitung die Gehälter ihres Teams? In den meisten KMU lautet die Antwort nein, und das muss die Rollenkonfiguration abbilden.
- Wer pflegt Stammdaten? Ändert der Mitarbeiter seine Adresse selbst, oder meldet er sie an HR? Beides geht, aber nur eins davon.
- Was ist die führende Quelle? Wenn die Lohnabrechnung beim Steuerberater liegt, gibt es zwei Systeme mit Personaldaten. Eines muss gewinnen, sonst laufen sie auseinander.
Am Ende der zwei Wochen hast du ein Dokument von vier bis sechs Seiten. Es ist das Wertvollste am ganzen Projekt, und du behältst es, egal welche Software am Ende läuft.
Woche 3 bis 5: Konfiguration
Jetzt überträgst du das Dokument in das System: Organisationsstruktur, Rollen und Rechte, Abwesenheitsarten, Genehmigungswege, Dokumentkategorien.
Der häufigste Fehler in dieser Phase ist Übergenauigkeit. Manche Systeme erlauben zwanzig Abwesenheitsarten, und dann werden zwanzig angelegt. Sechs reichen fast immer: Urlaub, Krankheit, Kind krank, unbezahlter Urlaub, Sonderurlaub, Fortbildung. Wer mehr braucht, merkt das im Betrieb und ergänzt später.
Gibt es einen Betriebsrat, holst du ihn jetzt an den Tisch und nicht erst in Woche neun. Ein System, das Anwesenheiten erfasst, unterliegt der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Eine Betriebsvereinbarung braucht Vorlauf, und ohne sie gibt es keinen Go-Live.
Woche 6 bis 8: Daten und Test
Die Datenübernahme unterschätzen die meisten. Sie hat eigene Regeln, und für den Zeitplan zählt vor allem eine: Plane zwei Durchläufe ein.
Der erste Import geht fast immer schief, weil Datumsformate, Umlaute oder Teilzeitfaktoren nicht passen. Der zweite läuft, weil du die Fehler aus dem ersten in der Quelldatei korrigiert hast.
Danach kommt der Test. Den macht nicht die Person, die konfiguriert hat. Nimm drei Personen aus dem Betrieb, gib ihnen konkrete Aufgaben und schau zu, ohne zu helfen:
- Beantrage drei Tage Urlaub im Dezember
- Melde dich für morgen krank
- Finde deinen aktuellen Urlaubsstand
- Lade deine letzte Gehaltsabrechnung herunter
An den Stellen, wo jemand hängen bleibt, kommen nach dem Start die Rückfragen. Zwei Stunden Zuschauen sparen dir zwei Wochen Support.
Wo steht eure HR gerade?
Zehn Fragen, fünf Minuten, danach eine Einordnung in eine von fünf Stufen mit konkreten Empfehlungen. Ohne Anmeldung, ohne E-Mail-Adresse.
Woche 9 bis 10: Schulung und Go-Live
Für die Schulung teilst du die Belegschaft in drei Gruppen, die Unterschiedliches brauchen.
Beschäftigte brauchen 20 Minuten. Sie lernen, Urlaub zu beantragen, sich krankzumelden und Dokumente zu finden. Alles darüber hinaus vergessen sie bis zum ersten Anwendungsfall.
Führungskräfte brauchen 45 Minuten, weil sie genehmigen, Teamkalender lesen und im Zweifel erklären müssen, warum ein Antrag abgelehnt wurde.
HR braucht einen halben Tag und danach begleitete Praxis, weil HR jeden Tag mit dem System arbeitet und den anderen hilft.
Zum Starttermin: Der Monatserste ist beliebt und meistens falsch. Er fällt mit dem Abrechnungslauf zusammen, und dann kollidiert die Einführung mit dem einzigen Termin im Monat, den du nicht verschieben kannst. Besser ist die Mitte eines ruhigen Monats. September und Oktober sind gut, Dezember und Januar sind es nicht.
Was nach dem Go-Live kommt
Die ersten zwei Wochen sind die lauteste Zeit des Projekts. Rechne mit Rückfragen von etwa einem Drittel der Belegschaft. Das ist normal und sagt nichts über deine Auswahl.
Benenne eine Ansprechperson mit fester Sprechzeit und stell die fünf häufigsten Fragen auf eine Seite im Intranet. Nach vier Wochen ist es ruhig.
Nach drei Monaten lohnt ein Rückblick mit einer einzigen Frage: Was machen wir immer noch daneben in Excel? Jede Antwort darauf ist entweder eine fehlende Konfiguration oder ein Prozess, den das System nicht kann. Kläre beides, bevor sich jemand daneben ein Schattenverfahren baut.
Die Schnittstelle zur Lohnabrechnung
Für die Stelle, an der HR-Software und Lohnabrechnung aufeinandertreffen, brauchst du eine eigene Entscheidung. Die Lage ist in fast jedem KMU dieselbe: Die Abrechnung liegt beim Steuerberater, die Stammdaten künftig im neuen System. Damit gibt es zwei Orte, an denen dieselbe Adresse steht.
Drei Wege sind gangbar, und sie unterscheiden sich stark im Aufwand.
| Weg | Aufwand | Passt, wenn |
|---|---|---|
| Echte Schnittstelle | hoch in der Einrichtung, danach gering | ab etwa 100 Beschäftigten oder bei vielen monatlichen Änderungen |
| Monatlicher Export als Datei | mittel, wiederkehrend | der Normalfall im Mittelstand |
| Doppelte Pflege von Hand | gering am Anfang, teuer auf Dauer | unter 20 Beschäftigten mit wenig Fluktuation |
Unabhängig vom Weg gilt eine Regel: Ein System ist führend, das andere folgt. Wer beide gleichberechtigt pflegt, hat innerhalb eines Jahres zwei Datenbestände, die sich in Kleinigkeiten unterscheiden, und niemand weiß mehr, welcher stimmt. In der Praxis ist das führende System fast immer die HR-Software, weil dort die Änderung entsteht, und die Abrechnung bekommt sie gemeldet.
Wer die Abrechnung ohnehin abgeben will, kann beides in einem Zug klären. Wir machen die Lohnabrechnung unter Lohnklar mit demselben Team, dann entfällt die Abstimmung zwischen zwei Häusern.
Vier Gründe, warum Projekte kippen
Niemand entscheidet. Wenn jede Abteilung ihre Sonderregel behalten darf, bildet die Konfiguration den Ist-Zustand ab und wird unbedienbar. Die Einführung braucht eine Person, die neben der Projektverantwortung auch entscheiden darf.
HR macht es nebenbei. Der Aufwand liegt bei etwa einem Tag pro Woche über die Projektdauer. Wer das nicht freiräumt, verlängert das Projekt auf sechs Monate und verliert unterwegs die Aufmerksamkeit.
Der Betriebsrat kommt zu spät. Von den vier Fehlern kann nur dieser ein fertiges Projekt Wochen vor dem Ziel anhalten, weil es ohne Betriebsvereinbarung keinen Go-Live gibt.
Zu viel auf einmal. Stammdaten, Abwesenheiten und Personalakte im ersten Schritt, alles andere später. Wer Zeiterfassung, Recruiting und Weiterbildung dazunimmt, hat vier Projekte parallel und keine Reserve, wenn eins davon klemmt.
Häufige Fragen
Wie lange dauert eine HR-Software-Einführung?
Für ein Unternehmen zwischen 30 und 150 Beschäftigten, das Stammdaten, Abwesenheiten und die digitale Personalakte einführt, sind 8 bis 12 Wochen realistisch. Kommen Zeiterfassung, Bewerbermanagement oder eine Schnittstelle zur Lohnabrechnung dazu, sind es eher 16 Wochen. Die technische Einrichtung ist dabei der kürzeste Teil, die Zeit geht für Entscheidungen und Abstimmung drauf.
Wie viel Zeit muss HR dafür einplanen?
Etwa einen Tag pro Woche über die gesamte Projektdauer, in der Test- und Schulungsphase mehr. Wer das Projekt nebenher laufen lässt, statt die Zeit freizuräumen, braucht meist doppelt so lange. Das ist der häufigste Grund, warum Einführungen sich hinziehen.
Wann ist der beste Zeitpunkt für den Go-Live?
Die Mitte eines ruhigen Monats, nicht der Monatserste. Der Erste fällt mit dem Abrechnungslauf zusammen, und dann konkurriert die Einführung mit dem einzigen Termin im Monat, der sich nicht verschieben lässt. September und Oktober eignen sich gut, Dezember und Januar wegen Jahreswechsel und Urlaubszeit eher nicht.
Muss der Betriebsrat beteiligt werden?
In aller Regel ja, und zwar früh. Ein System, das Anwesenheiten, Abwesenheiten oder Leistungsdaten erfasst, ist eine technische Einrichtung im Sinne von § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG und damit mitbestimmungspflichtig. Es genügt, dass das System zur Überwachung geeignet ist. Die Betriebsvereinbarung gehört in die Konfigurationsphase, nicht kurz vor den Go-Live.
Wie viele Abwesenheitsarten braucht ein KMU?
Sechs reichen in den meisten Fällen: Urlaub, Krankheit, Kind krank, unbezahlter Urlaub, Sonderurlaub und Fortbildung. Viele Systeme erlauben deutlich mehr, und die Versuchung ist groß, alles abzubilden. Eine überkonfigurierte Auswahlliste macht die Bedienung langsamer, ohne dass jemand davon profitiert. Ergänzen lässt sich später jederzeit.
Einführung planen, ohne dass sie sich zieht?
Wir übernehmen die Bestandsaufnahme, treffen mit dir die offenen Entscheidungen und begleiten die Konfiguration bis zum Go-Live.
