Die Datenübernahme ist der Teil einer HR-Software-Einführung, den die meisten unterschätzen. Der Aufwand steckt im Aufräumen vor dem Import. Der heikelste Wert ist der Urlaubsanspruch, weil er sich aus der Historie ergibt und ihn nach dem Umzug niemand mehr nachrechnen kann.
In jedem Einführungsprojekt kippt die Stimmung an derselben Stelle: Du importierst die Excel-Datei zum ersten Mal in das neue System, und es meldet 47 Fehler.
Das ist normal. An der Software liegt es fast nie. Eine Tabelle lässt Dinge durch, die eine Datenbank ablehnt: leere Felder, drei Schreibweisen für dieselbe Abteilung, ein Datum als Text. Jahrelang hat das niemanden gestört, weil ein Mensch die Tabelle gelesen hat.
Aufräumen, bevor du umziehst
Für den ganzen Umzug gilt eine Regel: Kein Datensatz zieht um, den du nicht behalten willst. Bei der Migration fasst du jeden Satz ohnehin einmal an, deshalb kannst du Altlasten hier ohne Diskussion entfernen.
Vorher lohnen sich drei Aufräumarbeiten:
Karteileichen entfernen. In fast jeder gewachsenen Personaltabelle stehen Menschen, die seit Jahren nicht mehr da sind. Sie gehören in ein Archiv. Wer sie ins neue System mitnimmt, zahlt in vielen Preismodellen pro Kopf für Leute, die nicht mehr im Haus sind.
Schreibweisen vereinheitlichen. Wenn eine Abteilung mal „Vertrieb“, mal „Sales“ und mal „VT“ heißt, entstehen daraus drei Organisationseinheiten. Das fällt erst auf, wenn die erste Auswertung drei Vertriebe zeigt.
Pflichtfelder auffüllen. Jedes System hat Felder, ohne die ein Datensatz nicht anlegbar ist. Meistens sind es Eintrittsdatum, Wochenarbeitszeit und Vertragsart. In der alten Tabelle sind sie bei den ältesten Beschäftigten oft leer, weil sie damals niemand gebraucht hat.
Fehlende Daten nicht per Rundmail abfragen. Es ist verlockend, den Beschäftigten einen Personalfragebogen zu schicken. Erfahrungsgemäß antwortet die Hälfte, und die Angaben widersprechen teilweise dem Vertrag. Die verlässlichere Quelle ist die Personalakte, auch wenn das Blättern länger dauert.
Die Felder, die immer Ärger machen
| Feld | Typisches Problem | Was hilft |
|---|---|---|
| Datumsfelder | Text statt Datum, gemischte Formate, zweistellige Jahre | Vor dem Export in ein einheitliches Format bringen, am besten JJJJ-MM-TT |
| Umlaute und ß | Zeichensalat nach dem Import | Als UTF-8 exportieren, nicht als Standard-CSV aus Excel |
| Wochenarbeitszeit | Mal Stunden, mal Prozent, mal Tage | Auf Wochenstunden mit Dezimalstelle vereinheitlichen |
| Teilzeitfaktor | 0,5 gegen 50 gegen 20/40 | Eine Schreibweise wählen und alle umrechnen |
| Befristungen | Enddatum fehlt oder liegt in der Vergangenheit | Vor dem Import einzeln klären, das sind Rechtsfragen |
| Kostenstellen | Historisch gewachsen, überschneidend | Mit der Buchhaltung abgleichen, nicht raten |
Die Befristungen sind die einzige Zeile, die du in der Migration nicht löst. Ein befristeter Vertrag, dessen Enddatum abgelaufen ist und bei dem trotzdem weitergearbeitet wurde, ist arbeitsrechtlich ein eigener Vorgang. Beim Datenumzug siehst du ihn nur zum ersten Mal.
Der Urlaubsanspruch ist der kritischste Wert
Alle anderen Felder kannst du später korrigieren. Beim Urlaub wird es schwierig, weil der aktuelle Stand aus einer Historie folgt: Jahresanspruch, genommene Tage, Reste aus Vorjahren, anteilige Ansprüche bei unterjährigem Eintritt, Anpassungen bei Wechseln zwischen Voll- und Teilzeit.
Nach dem Umzug rechnet das niemand mehr nach. Der Wert, den du beim Import setzt, gilt. Ist er falsch, merkt es entweder niemand, oder es fällt beim Austritt auf, wenn der Urlaub abgerechnet wird.
Für dieses eine Feld gelten deshalb drei Regeln:
- Zum Stichtag einfrieren. Ein Datum festlegen, den Stand berechnen, danach keine Änderungen mehr in der alten Tabelle.
- Resturlaub aus Vorjahren getrennt führen. Viele Systeme können das. Wer alles in einen Topf wirft, verliert die Information, welcher Teil wann verfällt.
- Jeden Wert einzeln gegenzeichnen lassen. Bei bis zu 150 Beschäftigten ist das ein Nachmittag. Hat die Person ihren Stand selbst bestätigt, gibt es später keinen Streit über den Anfangsbestand.
Wer bei der Gelegenheit merkt, dass sich über Jahre Resturlaub angesammelt hat, hat noch ein zweites Thema. Der Anspruch verfällt nur, wenn der Arbeitgeber vorher aufgefordert und belehrt hat. Wie das läuft, steht im Beitrag zur Hinweispflicht beim Urlaubsverfall.
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Was aus der Papierakte mitkommt und was nicht
Mit einer digitalen Personalakte liegt es nahe, alles einzuscannen. Das ist teuer und datenschutzrechtlich riskant, weil in alten Akten Unterlagen liegen, die dort längst nicht mehr sein dürften.
Ein Schnitt, der sich bewährt: Es kommt mit, was für das laufende Arbeitsverhältnis Bedeutung hat. Arbeitsvertrag mit allen Nachträgen, aktuelle Eingruppierung, laufende Vereinbarungen, aktuelle Bescheinigungen, nicht getilgte Abmahnungen.
Es bleibt draußen, was erledigt ist oder gar nicht in die Akte gehört: Bewerbungsunterlagen von Mitbewerbern, Krankmeldungen aus zurückliegenden Jahren, Notizen aus Gesprächen ohne Anlass, Angaben zu Gesundheit oder Familienverhältnissen ohne konkreten Zweck.
Findest du beim Sichten Unterlagen, die ohne erkennbaren Grund aufbewahrt wurden, vernichte sie bei der Migration und dokumentiere das. Was in eine Personalakte gehört und wie lange, steht ausführlicher auf unserer Seite zur Aufbewahrung der Personalakte.
Zwei Durchläufe, ein Stichtag
Plane den Import zweimal. Der erste Durchlauf geht in eine Testumgebung und liefert dir nur die Fehlerliste. Nach dieser Liste korrigierst du die Quelldatei.
Der zweite Durchlauf ist der echte. Zwischen beiden liegen meist eine bis zwei Wochen.
Der Stichtag gehört an ein Monatsende, und zwar an eines, das nach dem Abrechnungslauf liegt. Sonst migrierst du einen Stand, der sich durch die Abrechnung noch ändert, und die beiden Systeme starten mit unterschiedlichen Zahlen.
Für die Zeit zwischen Stichtag und Go-Live brauchst du eine Regel für Änderungen. Am einfachsten sammelst du sie und trägst sie nach dem Go-Live im neuen System nach. Wer parallel in beiden Systemen pflegt, hat garantiert Abweichungen.
Die Kontrolle nach dem Import
Du musst nicht jeden Datensatz einzeln prüfen. Diese vier Kontrollen fangen die meisten Fehler:
Die Kopfzahl. Stimmt die Anzahl der aktiven Beschäftigten mit der letzten Abrechnung überein? Fehlen zwei Personen, ist beim Import etwas schiefgegangen.
Die Summe der Wochenstunden. Sie prüft die Teilzeitfaktoren gleich mit. Ist die Summe zu hoch, sind Teilzeitkräfte als Vollzeit im System gelandet.
Zehn Stichproben quer durch den Bestand. Bewusst die Sonderfälle: die längste Betriebszugehörigkeit, ein befristeter Vertrag, jemand in Elternzeit, ein Werkstudent, eine Person mit Stundenreduzierung im laufenden Jahr.
Die Urlaubssumme. Gesamtanspruch aller Beschäftigten im alten und im neuen System. Diese Zahl muss auf den Tag genau übereinstimmen.
Was mit dem alten Bestand passiert
Lösch die alte Excel-Datei nicht, aber nimm sie aus dem Umlauf. Sie kommt mit dem Stichtag im Dateinamen in ein Archiv mit eingeschränktem Zugriff.
Der Grund ist praktisch: In den ersten Monaten kommt regelmäßig die Frage, wie ein Wert zustande kam. Ohne den alten Stand lässt sich das nicht beantworten.
Der zweite Grund ist rechtlich: Aufbewahrungsfristen laufen weiter, unabhängig davon, in welchem System die Daten liegen. Ein Archiv erfüllt sie, eine Datei auf dem Laufwerk der Buchhaltung, auf das dreißig Leute Zugriff haben, erfüllt sie nicht.
Nach spätestens vier Wochen setzt du die alte Datei auf schreibgeschützt. Solange sie bearbeitbar ist, pflegt jemand darin weiter, und du hast zwei Stände, die sich widersprechen.
Häufige Fragen
Wie lange dauert die Datenübernahme?
Für 30 bis 150 Beschäftigte sind zwei bis drei Wochen realistisch, inklusive Aufräumen, Testimport, Korrektur und echtem Import. Der reine Importvorgang dauert Minuten. Die Zeit geht für die Bereinigung der Ausgangsdaten drauf, also für Datumsformate, uneinheitliche Schreibweisen und fehlende Pflichtfelder.
Welcher Wert ist am wichtigsten?
Der Urlaubsanspruch. Alle anderen Felder lassen sich später korrigieren, der Urlaubsstand ergibt sich dagegen aus einer Historie, die nach dem Umzug niemand mehr nachrechnet. Der Wert, den du beim Import setzt, gilt danach als verbindlicher Anfangsbestand. Deshalb: zum Stichtag einfrieren, Resturlaub aus Vorjahren getrennt führen und jeden Wert von der betroffenen Person gegenzeichnen lassen.
Sollen wir die komplette Personalakte einscannen?
Nein. Mit soll, was für das laufende Arbeitsverhältnis Bedeutung hat: Arbeitsvertrag mit Nachträgen, Eingruppierung, laufende Vereinbarungen, nicht getilgte Abmahnungen. Draußen bleibt, was erledigt ist oder nie in die Akte gehörte, etwa alte Krankmeldungen oder Unterlagen von Mitbewerbern. Die Migration ist ein guter Anlass, solche Unterlagen dokumentiert zu vernichten.
Warum geht der erste Import fast immer schief?
Weil eine Tabelle Dinge erlaubt, die eine Datenbank nicht erlaubt: leere Pflichtfelder, ein Datum als Text, drei Schreibweisen für dieselbe Abteilung. Das stört jahrelang niemanden, solange ein Mensch die Tabelle liest. Deshalb sind zwei Durchläufe eingeplant: der erste in eine Testumgebung, um die Fehlerliste zu erzeugen, der zweite als echter Import.
Was passiert mit der alten Excel-Datei?
Sie kommt mit Stichtag im Dateinamen in ein Archiv mit eingeschränktem Zugriff und wird nach spätestens vier Wochen schreibgeschützt. Löschen ist keine gute Idee, weil in den ersten Monaten regelmäßig Rückfragen zu einzelnen Werten kommen und Aufbewahrungsfristen unabhängig vom System weiterlaufen. Bearbeitbar lassen ist ebenfalls keine gute Idee, weil sonst jemand darin weiterpflegt.
Umzug aus Excel geplant?
Wir übernehmen die Bereinigung der Ausgangsdaten, den Testimport und die Kontrolle nach dem Umzug, damit der Urlaubsstand am ersten Tag stimmt.
