Personio, HeavenHR, Sage HR und die anderen können alle mehr, als ein Betrieb mit 50 Leuten braucht. Entscheidend ist, welche Module ihr einschaltet und im Alltag nutzt.
Vor der Auswahl steht die Abgrenzung: Kein Gesetz verlangt ein HR-System. Verlangt werden Ergebnisse, etwa die Abrechnung in Textform nach § 108 GewO oder der Nachweis nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO.
Als Erfahrungswert lohnt ein eigenes System ab etwa 25 bis 30 Beschäftigten. Darunter reicht eine geordnete Ablage länger, als die meisten Anbieter zugeben. Eine Einführung dauert acht bis zwölf Wochen, und rund die Hälfte davon geht in die Datenpflege.
Die meisten Vergleiche im Netz enden mit einem Sieger. Das funktioniert bei Werkzeugen dieser Art nicht: Was für eine Agentur mit 30 Leuten das richtige System ist, ist für einen Pflegedienst mit 120 Schichtplänen das falsche. Deshalb steht in unseren Artikeln, für welche Lage ein Werkzeug taugt. Punkte vergeben wir keine.
Was in fast jedem Projekt zum Thema wird: versteckte Kosten für Module, die im Angebot als selbstverständlich klingen, und die Datenmigration aus dem, was vorher da war. Beides steht in den Artikeln unten mit Zahlen.
Wir sind mit keinem Anbieter verpartnert und bekommen für keine Empfehlung Geld. Deshalb schreiben wir auch, wann sich eine Einführung nicht lohnt.
Der erste Import geht fast immer schief. Welche Felder Ärger machen und warum der Urlaubsanspruch der kritischste Wert der Migration ist.
Artikel lesen →Jedes Feld führt zu den Artikeln, die es dazu gibt. Wo noch keiner steht, klären wir die Frage im Gespräch.
Personio, HeavenHR und Sage HR nebeneinander, sortiert nach Betriebsgröße und Anlass.
Von der Auswahl bis zum ersten produktiven Monat, mit den Stellen, an denen es klemmt.
Lizenz, Einrichtung, Module und Schnittstellen, samt den Posten, die im Angebot gern fehlen.
Wenn Excel oder ein Altsystem abgelöst wird: was mitkommt und was besser nicht.
Das Team umgeht es, und die Arbeit läuft doppelt. Diese vier Sätze hören wir am häufigsten:
Zweite Meinung vor der Auswahl
Schick uns das Angebot, das dir vorliegt. Wir sagen dir, welche Posten darin du wahrscheinlich nicht brauchst.
Termin mit Tino1 Beitrag, der sich keinem der Themen oben eindeutig zuordnen lässt. Neueste zuerst.
Transparenzpflichten gelten seit August 2026, die Hochrisiko-Regeln für Bewerber-KI erst ab Dezember 2027. Was jetzt schon verboten ist.
Die Antworten, die wir im Erstgespräch am häufigsten geben.
Als Erfahrungswert ab 25 bis 30 Beschäftigten. Darunter trägt eine strukturierte Ablage in einem geteilten Laufwerk oder einer Datenbank meistens noch. Den Ausschlag gibt selten die Zahl selbst. Meist ist es der Moment, in dem niemand mehr sicher sagen kann, welche Vertragsfassung gilt und wie viele Urlaubstage offen sind.
Nein. Das Gesetz verlangt Ergebnisse. § 108 GewO verlangt eine Abrechnung in Textform, Art. 5 Abs. 2 DSGVO verlangt, dass der Umgang mit Personaldaten nachgewiesen werden kann, und ab 50 Beschäftigten kommt nach § 12 Abs. 2 HinSchG eine interne Meldestelle dazu. Wie das erfüllt wird, steht nirgends. Ein System macht es leichter, ersetzt aber keine Zuständigkeit.
Personio deckt mehr ab und lässt sich weiter konfigurieren, was mehr Einrichtung und mehr Pflege bedeutet. HeavenHR ist schlanker und schneller startklar. Für 20 bis 50 Beschäftigte ohne Sonderfälle reicht der schlankere Zuschnitt oft. Sobald mehrere Standorte, Schichtmodelle oder eine tiefe Abrechnungsanbindung dazukommen, kippt es zugunsten des größeren Systems.
Acht bis zwölf Wochen vom Vertrag bis zum ersten produktiven Monat. Die meiste Zeit kostet das Aufräumen der Altdaten. Wer vorher weiß, welche Verträge gelten und welche Urlaubskonten stimmen, ist schneller durch. Wer das erst im Projekt klärt, braucht länger als geplant.
Wir nennen einen Festpreis für das Projekt und rechnen nicht nach Stunden ab. Wie hoch er ausfällt, hängt an der Zahl der Beschäftigten und am Zustand der Altdaten. Den Betrag nennen wir nach dem Erstgespräch, bevor das Projekt startet. Am Markt liegen Einführungen je nach Größe zwischen 2.000 und 10.000 Euro. Die Lizenzkosten des Anbieters kommen separat und laufen direkt zwischen euch und dem Hersteller.
Nein. Wir sind mit keinem Hersteller verpartnert und erhalten für keine Empfehlung Geld. Deshalb steht in unseren Artikeln auch, wann sich eine Einführung nicht lohnt, und Betrieben unter 25 Beschäftigten raten wir regelmäßig von einem eigenen System ab.
Dann lass es jemanden ansehen, der nichts daran verdient. Eine halbe Stunde reicht, um die Posten durchzugehen.
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