Welche HR-Software ein KMU braucht
Vier Werkzeuge decken die ersten 30 Personen: Personalakte, Zeiterfassung, Lohnabrechnung, digitale Unterschrift. Alles andere kommt später oder gar nicht. Das Gesetz schreibt Aufgaben vor, etwa die Zeiterfassung, und lässt offen, mit welchem Werkzeug du sie erledigst. Deshalb musst du oft weniger kaufen, als ein Verkaufsgespräch nahelegt.
Die Software-Frage kommt meistens zu früh. Solange niemand weiß, wer welchen Vorgang verantwortet, macht ein System die Unordnung nur schneller. Für jede Kategorie steht unten, ab welcher Größe sie sich lohnt.
Bedarf besprechenVier Werkzeuge tragen den Anfang.
Vorgeschrieben sind Aufgaben
Kein Gesetz verlangt ein Personalinformationssystem. Mehrere Gesetze verlangen ein Ergebnis, und das erreicht ihr mit wachsender Belegschaft ohne System immer schwerer. Hinter fast jeder Kaufentscheidung, die wir begleiten, stehen diese drei.
„Dem Arbeitnehmer ist bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen.“§ 108 Abs. 1 GewO, gesetze-im-internet.de
Textform, also nicht zwingend Papier. Die Abrechnung selbst kommt aus der Lohnsoftware, üblicherweise beim Steuerberater. Wenn die Lohnabrechnung bei Lohnklar liegt, entsteht sie dort und muss nur noch zugestellt und abgelegt werden.
„Der Verantwortliche ist für die Einhaltung des Absatzes 1 verantwortlich und muss dessen Einhaltung nachweisen können.“Art. 5 Abs. 2 DSGVO, dsgvo-gesetz.de
Entscheidend ist das Wort nachweisen. Ihr müsst die Personaldaten ordentlich führen und im Zweifel zeigen können, dass ihr das getan habt. Daran scheitert die Personalakte im Netzlaufwerk: Sie kann inhaltlich stimmen und trotzdem nicht belegen, wer wann Zugriff hatte. Was in die Akte gehört und wie lange sie aufbewahrt wird, steht auf unserer Seite zur Personalakte.
„Beschäftigungsgeber mit in der Regel mindestens 50 Beschäftigten haben dafür zu sorgen, dass bei ihnen mindestens eine Stelle für interne Meldungen eingerichtet ist und betrieben wird.“§ 12 Abs. 2 HinSchG, sinngemäß gekürzt, gesetze-im-internet.de
Das Gesetz verlangt eine Stelle und lässt die Form offen. Wer 55 Leute beschäftigt, kann die Aufgabe an eine benannte Person geben, solange Vertraulichkeit, Eingangsbestätigung und Rückmeldefristen eingehalten werden. Eine gekaufte Lösung nimmt euch die Nachweisführung ab, ist aber nur einer von mehreren Wegen.
Die Arbeitszeit gehört ebenfalls in diese Reihe. Seit der Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) besteht die Pflicht zur Erfassung, das ausführende Gesetz fehlt weiterhin. Was das konkret heißt, steht auf der Seite zur Arbeitszeiterfassung.
Vier Werkzeuge für den Anfang
Unabhängig davon, ob ihr zehn oder dreißig Leute seid: diese vier Vorgänge fallen jeden Monat an. Alles andere fällt gelegentlich an, und gelegentlich lässt sich von Hand erledigen.
Personalakte
Hier liegen Stammdaten, Verträge, Bescheinigungen und Zugriffsrechte. Alle anderen Systeme hängen daran, deshalb baut ihr es zuerst.
Personio, Factorial, HeavenHR, Kenjo, Sage HR
Lohnabrechnung
Läuft meistens beim Steuerberater und muss nicht im HR-System liegen. Wichtig ist nur, dass die Stammdaten nicht zweimal gepflegt werden.
DATEV, Lexware, Sage, Addison
Zeiterfassung
Beginn, Ende und Pausen. Wer Schicht oder Baustelle hat, braucht ein eigenes Werkzeug, im Büro reicht oft das Modul im HR-System.
Clockodo, Papershift, TimeTac, ZEP
Digitale Signatur
Für Verträge und Nachträge. Sie spart pro Einstellung mehrere Tage Postlaufzeit, und als einziger der vier Punkte zeigt sie ihren Nutzen sofort in Zahlen.
FP Sign, DocuSign, Adobe Sign
Die Produktnamen sind Beispiele aus dem deutschen Markt, keine Empfehlung. Wir arbeiten mit keinem der Anbieter zusammen und bekommen keine Provision. Welches der HR-Systeme zu welcher Größe passt, steht im Vergleich, die Preisspannen auf der Seite zu den Kosten.
Die Kategorien im Überblick
Sortiert danach, wann sie im Wachstum zum ersten Mal gebraucht werden. Die Größenangaben sind Erfahrungswerte aus Mandaten, keine Schwellen aus einem Gesetz. Die einzige Ausnahme ist die Meldestelle, dort steht die Zahl im Gesetz. Pflichtaufgabe heißt: das Ergebnis ist vorgeschrieben, das Werkzeug nicht.
| Kategorie | Ab wann | Wofür | Beispiele |
|---|---|---|---|
| Personalakte | ab 1 | Stammdaten, Dokumente, Zugriffsnachweis | Personio, Factorial, HeavenHR, Kenjo, Sage HR |
| Lohnabrechnung | ab 1 | Entgelt, Meldewesen, Bescheinigungen | DATEV, Lexware, Sage, Addison |
| Zeiterfassung | ab 1 | Beginn, Ende, Pausen, Überstundenkonten | Clockodo, Papershift, TimeTac, ZEP |
| Signatur | ab etwa 10 | Verträge und Nachträge ohne Postweg | FP Sign, DocuSign, Adobe Sign |
| Bewerbermanagement | ab etwa 30 | Stellen, Bewerbungen, Auswahl im Team | softgarden, Recruitee, Join, d.vinci |
| Interne Meldestelle | ab 50 | Hinweise nach HinSchG, vertraulich und fristgerecht | EQS Integrity Line, Legalos, benannte Person |
| Reisekosten und Sachbezug | ab etwa 50 | Belege, Pauschalen, steuerfreie Sachbezüge | Circula, Belonio, Probonio, Spendit |
| Feedback und Entwicklung | ab etwa 80 | Zielgespräche, Entwicklungspläne, Gehaltsrunden | Leapsome, Small Improvements |
| Weiterbildung | ab etwa 120 | Pflichtschulungen und Lernpfade nachweisen | Masterplan, evolve, 360Learning |
| Befragungen | ab etwa 150 | Stimmungsbild, wenn der Flurfunk nicht mehr reicht | Honestly, Culture Amp, Officevibe |
Zwei Kategorien fehlen mit Absicht. Ein eigenes Onboarding-Werkzeug lohnt sich kaum, das kann jedes HR-System, und die Inhalte sind wichtiger als das Werkzeug. Dafür gibt es unsere Onboarding-Checkliste. Und ein Organigramm-Tool sieht auf Beratungsfolien gut aus, im Alltag eines KMU fehlt es selten.
In welcher Reihenfolge eingeführt wird
Die Reihenfolge ist wichtiger als die Auswahl. Wer mit dem Bewerbermanagement anfängt, weil dort der Schmerz am lautesten ist, baut auf Stammdaten auf, die es noch nicht gibt.
- Stammdaten sortieren, bevor irgendetwas gekauft wird Wer arbeitet hier, seit wann, zu welchen Konditionen, mit welchem Vertrag. Diese Liste entsteht in einer Tabelle und ist die Grundlage jeder Migration. Ohne sie verlängert sich jede Einführung um Wochen.
- Personalakte aufsetzen Zuerst legt ihr Ordner, Rechte und Aufbewahrungsfristen fest, danach kommen die Dokumente. Wer zuerst alles hochlädt und danach die Struktur baut, sortiert zweimal.
- Zeiterfassung anschließen Sie hängt an den Stammdaten und liefert Daten an die Lohnabrechnung. Deshalb kommt sie nach der Akte und vor allem anderen.
- Schnittstelle zur Lohnabrechnung klären Welches System hält die Wahrheit über Adresse, Steuerklasse und Bankverbindung? Ihr beantwortet die Frage einmal und haltet euch dann daran, sonst laufen die Daten auseinander.
- Signatur einschalten Der schnellste sichtbare Gewinn, deshalb steht er bewusst nicht am Anfang. Er trägt die Akzeptanz für die Schritte davor.
- Erst danach alles Weitere Bewerbermanagement, Feedback und Lernen kommen erst dran, wenn die vorherige Kategorie im Alltag läuft. Eingerichtet allein reicht dafür nicht.
Wie so eine Einführung abläuft und was sie an Zeit kostet, steht auf der Seite HR-Software einführen. Für Personio gibt es die Schritt-für-Schritt-Seite.
Vier Fehler, die wir regelmäßig sehen
Das große System für den kleinen Betrieb
Ein System mit Workflows, Genehmigungsketten und Reporting braucht jemanden, der es pflegt. Bei 25 Personen gibt es diese Person nicht, also wird die Hälfte nie eingerichtet und die andere Hälfte umgangen.
Zwei Systeme, zwei Wahrheiten
Stammdaten im HR-System und in der Lohnsoftware, ohne Regel, welches führt. Nach einem halben Jahr stimmen Adresse und Steuerklasse an einer der beiden Stellen nicht mehr, und niemand weiß, an welcher.
Migration ohne Aufräumen
Der alte Ordner wird eins zu eins hochgeladen, inklusive der Dokumente, die längst hätten gelöscht werden müssen. Die Unordnung ist danach dieselbe, nur teurer und schlechter zu bereinigen.
Einführung ohne Zuständigkeit
Das System läuft, aber niemand ist dafür benannt. Nach drei Monaten pflegt es keiner mehr, und die Belegschaft geht zurück zur E-Mail an die Geschäftsführung.
Häufige Fragen
Welche HR-Software braucht ein Unternehmen mit 20 Mitarbeitern?
Kurz: vier Dinge. Eine digitale Personalakte, eine Zeiterfassung, die Lohnabrechnung und eine Möglichkeit, Verträge rechtssicher zu unterschreiben. Ob das ein System ist oder vier, ist zweitrangig. Bewerbermanagement und Feedback-Tools lohnen sich in dieser Größe fast nie.
Ist HR-Software gesetzlich vorgeschrieben?
Kurz: nein. Vorgeschrieben ist, dass ihr die Arbeitszeit erfasst, das Entgelt in Textform abrechnet und den Datenschutz nachweisen könnt. Ob das in einer Software passiert, lässt das Recht offen. Ab einer gewissen Größe könnt ihr es praktisch aber kaum anders belegen.
Reicht Excel für die Personalverwaltung?
Kurz: bis etwa 15 Personen ja, danach wird es riskant. Excel fehlen eine Zugriffskontrolle und eine Änderungshistorie. Wer nachweisen muss, wer wann welche Personaldaten gesehen hat, kann das mit einer Datei auf dem Netzlaufwerk nicht.
Ab wann lohnt sich ein Bewerbermanagementsystem?
Kurz: das hängt an der Zahl der offenen Stellen, kaum an der Belegschaft. Unter fünf Stellen im Jahr geht es mit einem geteilten Postfach schneller. Ab etwa zehn Stellen, oder sobald mehrere Personen an einer Auswahl beteiligt sind, spart ein System Zeit.
Braucht jedes Unternehmen ein Hinweisgebersystem?
Kurz: nein, die Pflicht beginnt bei in der Regel 50 Beschäftigten. § 12 HinSchG verlangt dann eine interne Meldestelle. Das muss keine gekaufte Plattform sein, eine benannte Person mit geschütztem Kanal genügt, wenn Vertraulichkeit und Fristen stimmen.
Sollten Lohnabrechnung und Personalakte im selben System liegen?
Kurz: nicht zwingend, aber die Stammdaten müssen ohne Abtippen von einem System ins andere kommen. Der teuerste Fehler ist doppelte Stammdatenpflege. Entweder ein System führt beides, oder es gibt eine feste Schnittstelle und eine Regel, welches System die Wahrheit hält.
Übernehmt ihr die Auswahl und die Einführung?
Kurz: ja, beides. Wir sortieren zuerst die Stammdaten und die Zuständigkeiten, danach ist die Produktauswahl meistens schnell entschieden. Wir verkaufen keine Lizenzen und bekommen von keinem Anbieter Provision.
Unsicher, was ihr davon braucht?
30 Minuten reichen meistens, um die vier Grundlagen durchzugehen und zu sehen, welche Kategorie bei eurer Größe als nächste dran ist.
Sag uns kurz, worum es geht
Sag uns in zwei Sätzen, worum es geht, einen Termin brauchst du dafür nicht. An Werktagen bekommst du innerhalb von 24 Stunden eine Antwort per E-Mail, ob und wie wir bei eurem HR-Thema helfen können.
Weiterführende Seiten
- HR-Software einführen
- Personio, Factorial, HeavenHR und Sage HR im Vergleich
- Was kostet HR-Software?
- Personio einführen: Schritt für Schritt
- Arbeitszeiterfassung: die Pflicht gilt
- Personalakte: was rein muss und wie lange
- HR-Audit für KMU
- Kostenlose HR-Werkzeuge
Dieser Text gibt den Stand vom August 2026 wieder und zitiert die genannten Quellen. Er ist keine Rechts- oder Steuerberatung und ersetzt sie nicht. Die Produktnamen sind Beispiele aus dem deutschen Markt, keine Empfehlung, und es besteht keine Partnerschaft mit den Anbietern. Für die Beurteilung eures Einzelfalls sprecht mit eurem Steuerberater oder eurer Anwältin.