Welche HR-Software ein KMU wirklich braucht

Q: Welche HR-Software braucht ein Unternehmen mit 20 Mitarbeitern?

Vier Dinge: eine digitale Personalakte mit den Stammdaten, eine Zeiterfassung, die Lohnabrechnung und eine Möglichkeit, Verträge rechtssicher zu unterschreiben. Das kann ein einzelnes System abdecken oder vier getrennte. Bewerbermanagement, Feedback-Tools und Lernplattformen lohnen sich in dieser Größe fast nie, weil der Aufwand für Einrichtung und Pflege höher ist als der Nutzen.

Q: Ist HR-Software gesetzlich vorgeschrieben?

Nein. Vorgeschrieben sind Aufgaben, nicht Werkzeuge. Der Arbeitgeber muss die Arbeitszeit erfassen, eine Entgeltabrechnung in Textform erteilen und die Einhaltung der Datenschutzgrundsätze nachweisen können. Ob das in einer Software passiert oder auf Papier, ist rechtlich offen. In der Praxis wird der Nachweis mit wachsender Belegschaft ohne System schwer führbar.

Q: Reicht Excel für die Personalverwaltung?

Bis etwa 15 Personen funktioniert es, danach wird es riskant. Das Problem ist nicht die Tabelle selbst, sondern die fehlende Zugriffskontrolle und Änderungshistorie. Wer bei einer Prüfung zeigen muss, wer wann welche Personaldaten gesehen oder geändert hat, kann das mit einer Datei auf einem Netzlaufwerk nicht belegen.

Q: Ab wann lohnt sich ein Bewerbermanagementsystem?

Ab ungefähr 30 Personen, und eher an der Zahl der Stellen als an der Belegschaft gemessen. Wer im Jahr weniger als fünf Stellen besetzt, verwaltet das mit einem geteilten Postfach und einer Übersicht schneller, als er ein System pflegt. Ab etwa zehn Stellen im Jahr oder sobald mehrere Personen an einer Auswahl beteiligt sind, spart ein System echte Zeit.

Q: Braucht jedes Unternehmen ein Hinweisgebersystem?

Nein, die Pflicht beginnt bei in der Regel 50 Beschäftigten. § 12 HinSchG verlangt ab dieser Größe eine interne Meldestelle. Das muss keine gekaufte Plattform sein, eine benannte Person mit einem geschützten Kanal genügt, sofern Vertraulichkeit und Fristen eingehalten werden. Kleinere Betriebe brauchen die Stelle nicht, dürfen sie aber einrichten.

Q: Sollten Lohnabrechnung und Personalakte im selben System liegen?

Nicht zwingend, aber die beiden müssen sauber miteinander sprechen. Der teuerste Fehler ist eine doppelte Stammdatenpflege: Adresse, Steuerklasse und Bankverbindung stehen dann an zwei Stellen und laufen auseinander. Entweder ein System führt beides, oder es gibt eine feste Schnittstelle und eine klare Regel, welches System die Wahrheit hält.

Kurzfassung

Vier Werkzeuge decken die ersten 30 Personen: Personalakte, Zeiterfassung, Lohnabrechnung, digitale Unterschrift. Alles andere kommt später oder gar nicht. Vorgeschrieben ist keine Software, vorgeschrieben sind Aufgaben. Der Unterschied entscheidet darüber, wie viel du kaufen musst.

Die Software-Frage wird meistens zu früh gestellt. Bevor klar ist, wer welchen Vorgang verantwortet, macht ein System die Unordnung nur schneller. Diese Seite sortiert die Kategorien und sagt, ab welcher Größe eine davon Sinn ergibt.

Bedarf besprechen

Ab welcher Größe was gebraucht wird

Vier Werkzeuge tragen den Anfang.

Personalakte

Lohnabrechnung

Zeiterfassung

Signatur

Bewerbung

Meldestelle

Feedback

Weiterbildung

gesetzliche Aufgabe Komfort, sobald er sich rechnet

4Werkzeuge decken die ersten 30 Personen

50ab hier ist eine interne Meldestelle Pflicht

Pflicht ist die Aufgabe, nicht das Werkzeug

Verkaufsgespräche drehen diesen Satz gerne um. Es gibt keine Vorschrift, die ein Personalinformationssystem verlangt. Es gibt Vorschriften, die ein Ergebnis verlangen, und die sind mit wachsender Belegschaft ohne System immer schwerer zu erfüllen. Diese drei stehen hinter fast jeder Kaufentscheidung, die wir begleiten.

Wortlaut

„Dem Arbeitnehmer ist bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen.“

§ 108 Abs. 1 GewO, gesetze-im-internet.de

Textform, also nicht zwingend Papier. Die Abrechnung selbst kommt aus der Lohnsoftware, üblicherweise beim Steuerberater. Wenn die Lohnabrechnung bei Lohnklar liegt, entsteht sie dort und muss nur noch zugestellt und abgelegt werden.

Wortlaut

„Der Verantwortliche ist für die Einhaltung des Absatzes 1 verantwortlich und muss dessen Einhaltung nachweisen können.“

Art. 5 Abs. 2 DSGVO, dsgvo-gesetz.de

Das Wort, an dem alles hängt, ist nachweisen. Es reicht also nicht, die Personaldaten sauber zu führen. Ihr müsst im Zweifel auch zeigen können, dass ihr das getan habt. Genau daran scheitert die Personalakte im Netzlaufwerk. Sie kann inhaltlich sauber sein und trotzdem nicht belegen, wer wann Zugriff hatte. Was in die Akte gehört und wie lange sie aufbewahrt wird, steht auf unserer Seite zur Personalakte.

Wortlaut

„Beschäftigungsgeber mit in der Regel mindestens 50 Beschäftigten haben dafür zu sorgen, dass bei ihnen mindestens eine Stelle für interne Meldungen eingerichtet ist und betrieben wird.“

§ 12 Abs. 2 HinSchG, sinngemäß gekürzt, gesetze-im-internet.de

Eine Stelle, keine Plattform. Wer 55 Leute beschäftigt, kann die Aufgabe an eine benannte Person geben, solange Vertraulichkeit, Eingangsbestätigung und Rückmeldefristen eingehalten werden. Eine gekaufte Lösung nimmt euch die Nachweisführung ab, sie ist aber nicht der einzige Weg.

Die Arbeitszeit gehört ebenfalls in diese Reihe. Seit der Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) besteht die Pflicht zur Erfassung, das ausführende Gesetz fehlt weiterhin. Was das konkret heißt, steht auf der Seite zur Arbeitszeiterfassung.

Die vier, die den Anfang tragen

Unabhängig davon, ob ihr zehn oder dreißig Leute seid: diese vier Vorgänge fallen jeden Monat an. Alles andere fällt gelegentlich an, und gelegentlich lässt sich von Hand erledigen.

Ab Person 1

Personalakte

Stammdaten, Verträge, Bescheinigungen, Zugriffsrechte. Das ist das System, an dem alle anderen hängen, deshalb wird es zuerst gebaut.

Personio, Factorial, HeavenHR, Kenjo, Sage HR

Ab Person 1

Lohnabrechnung

Läuft meistens beim Steuerberater und muss nicht im HR-System liegen. Wichtig ist nur, dass die Stammdaten nicht zweimal gepflegt werden.

DATEV, Lexware, Sage, Addison

Ab Person 1

Zeiterfassung

Beginn, Ende und Pausen. Wer Schicht oder Baustelle hat, braucht ein eigenes Werkzeug, im Büro reicht oft das Modul im HR-System.

Clockodo, Papershift, TimeTac, ZEP

Ab etwa 10

Digitale Signatur

Verträge, Nachträge, Zusatzvereinbarungen. Spart pro Einstellung mehrere Tage Postlaufzeit und ist der einzige der vier Punkte, der sich sofort messen lässt.

FP Sign, DocuSign, Adobe Sign

Die Produktnamen sind Beispiele aus dem deutschen Markt, keine Empfehlung. Wir arbeiten mit keinem der Anbieter zusammen und bekommen keine Provision. Welches der HR-Systeme zu welcher Größe passt, steht im Vergleich, die Preisspannen auf der Seite zu den Kosten.

Die Kategorien im Überblick

Sortiert danach, wann sie im Wachstum zum ersten Mal gebraucht werden. Die Größenangaben sind Erfahrungswerte aus Mandaten, keine Schwellen aus einem Gesetz. Die einzige Ausnahme ist die Meldestelle, dort steht die Zahl im Gesetz. Pflichtaufgabe heißt: das Ergebnis ist vorgeschrieben, das Werkzeug nicht.

Kategorie	Ab wann	Wofür	Beispiele
Personalakte	ab 1	Stammdaten, Dokumente, Zugriffsnachweis	Personio, Factorial, HeavenHR, Kenjo, Sage HR
Lohnabrechnung	ab 1	Entgelt, Meldewesen, Bescheinigungen	DATEV, Lexware, Sage, Addison
Zeiterfassung	ab 1	Beginn, Ende, Pausen, Überstundenkonten	Clockodo, Papershift, TimeTac, ZEP
Signatur	ab etwa 10	Verträge und Nachträge ohne Postweg	FP Sign, DocuSign, Adobe Sign
Bewerbermanagement	ab etwa 30	Stellen, Bewerbungen, Auswahl im Team	softgarden, Recruitee, Join, d.vinci
Interne Meldestelle	ab 50	Hinweise nach HinSchG, vertraulich und fristgerecht	EQS Integrity Line, Legalos, benannte Person
Reisekosten und Sachbezug	ab etwa 50	Belege, Pauschalen, steuerfreie Sachbezüge	Circula, Belonio, Probonio, Spendit
Feedback und Entwicklung	ab etwa 80	Zielgespräche, Entwicklungspläne, Gehaltsrunden	Leapsome, Small Improvements
Weiterbildung	ab etwa 120	Pflichtschulungen und Lernpfade nachweisen	Masterplan, evolve, 360Learning
Befragungen	ab etwa 150	Stimmungsbild, wenn der Flurfunk nicht mehr reicht	Honestly, Culture Amp, Officevibe

Zwei Kategorien fehlen mit Absicht. Ein eigenes Onboarding-Werkzeug lohnt sich kaum, das kann jedes HR-System, und die Inhalte sind wichtiger als das Werkzeug. Dafür gibt es unsere Onboarding-Checkliste. Und ein Organigramm-Tool löst kein Problem, das ihr habt, sondern eines, das Beratungen gerne zeigen.

In welcher Reihenfolge eingeführt wird

Die Reihenfolge ist wichtiger als die Auswahl. Wer mit dem Bewerbermanagement anfängt, weil dort der Schmerz am lautesten ist, baut auf Stammdaten auf, die es noch nicht gibt.

Stammdaten sortieren, bevor irgendetwas gekauft wird Wer arbeitet hier, seit wann, zu welchen Konditionen, mit welchem Vertrag. Diese Liste entsteht in einer Tabelle und ist die Grundlage jeder Migration. Ohne sie verlängert sich jede Einführung um Wochen.
Personalakte aufsetzen Struktur, Rechte, Aufbewahrungsfristen. Erst die Ordnung, dann die Dokumente. Wer zuerst alles hochlädt und danach die Struktur baut, sortiert zweimal.
Zeiterfassung anschließen Sie hängt an den Stammdaten und liefert Daten an die Lohnabrechnung. Deshalb kommt sie nach der Akte und vor allem anderen.
Schnittstelle zur Lohnabrechnung klären Welches System hält die Wahrheit über Adresse, Steuerklasse und Bankverbindung? Diese Frage wird einmal beantwortet und dann eingehalten, sonst laufen die Daten auseinander.
Signatur einschalten Der schnellste sichtbare Gewinn, deshalb steht er bewusst nicht am Anfang. Er trägt die Akzeptanz für die Schritte davor.
Erst danach alles Weitere Bewerbermanagement, Feedback, Lernen. Jede weitere Kategorie erst, wenn die vorherige im Alltag läuft und nicht nur eingerichtet ist.

Wie so eine Einführung konkret abläuft und was sie an Zeit kostet, steht auf der Seite HR-Software einführen. Für Personio gibt es die Schritt-für-Schritt-Seite.

Vier Fehler, die wir regelmäßig sehen

Das große System für den kleinen Betrieb

Ein System mit Workflows, Genehmigungsketten und Reporting braucht jemanden, der es pflegt. Bei 25 Personen gibt es diese Person nicht, also wird die Hälfte nie eingerichtet und die andere Hälfte umgangen.

Zwei Systeme, zwei Wahrheiten

Stammdaten im HR-System und in der Lohnsoftware, ohne Regel, welches führt. Nach einem halben Jahr stimmen Adresse und Steuerklasse an einer der beiden Stellen nicht mehr, und niemand weiß, an welcher.

Migration ohne Aufräumen

Der alte Ordner wird eins zu eins hochgeladen, inklusive der Dokumente, die längst hätten gelöscht werden müssen. Die Unordnung ist danach dieselbe, nur teurer und schlechter zu bereinigen.

Einführung ohne Zuständigkeit

Das System läuft, aber niemand ist dafür benannt. Nach drei Monaten pflegt es keiner mehr, und die Belegschaft geht zurück zur E-Mail an die Geschäftsführung.

Häufige Fragen

Welche HR-Software braucht ein Unternehmen mit 20 Mitarbeitern?

Kurz: vier Dinge. Eine digitale Personalakte, eine Zeiterfassung, die Lohnabrechnung und eine Möglichkeit, Verträge rechtssicher zu unterschreiben. Ob das ein System ist oder vier, ist zweitrangig. Bewerbermanagement und Feedback-Tools lohnen sich in dieser Größe fast nie.

Ist HR-Software gesetzlich vorgeschrieben?

Kurz: nein. Vorgeschrieben sind Aufgaben, nicht Werkzeuge. Arbeitszeit erfassen, Entgelt in Textform abrechnen, Datenschutz nachweisen können. Ob das in einer Software passiert, ist rechtlich offen, praktisch aber ab einer gewissen Größe kaum noch anders zu belegen.

Reicht Excel für die Personalverwaltung?

Kurz: bis etwa 15 Personen ja, danach wird es riskant. Nicht wegen der Tabelle, sondern wegen der fehlenden Zugriffskontrolle und Änderungshistorie. Wer nachweisen muss, wer wann welche Personaldaten gesehen hat, kann das mit einer Datei auf dem Netzlaufwerk nicht.

Ab wann lohnt sich ein Bewerbermanagementsystem?

Kurz: gemessen an den Stellen, nicht an der Belegschaft. Unter fünf Stellen im Jahr geht das mit einem geteilten Postfach schneller. Ab etwa zehn Stellen oder sobald mehrere Personen an einer Auswahl beteiligt sind, spart ein System echte Zeit.

Braucht jedes Unternehmen ein Hinweisgebersystem?

Kurz: nein, die Pflicht beginnt bei in der Regel 50 Beschäftigten. § 12 HinSchG verlangt dann eine interne Meldestelle. Das muss keine gekaufte Plattform sein, eine benannte Person mit geschütztem Kanal genügt, wenn Vertraulichkeit und Fristen stimmen.

Sollten Lohnabrechnung und Personalakte im selben System liegen?

Kurz: nicht zwingend, aber sie müssen sauber miteinander sprechen. Der teuerste Fehler ist doppelte Stammdatenpflege. Entweder ein System führt beides, oder es gibt eine feste Schnittstelle und eine Regel, welches System die Wahrheit hält.

Übernehmt ihr die Auswahl und die Einführung?

Kurz: ja, beides. Wir sortieren zuerst die Stammdaten und die Zuständigkeiten, danach fällt die Produktauswahl meistens von selbst. Wir verkaufen keine Lizenzen und bekommen von keinem Anbieter Provision.

Unsicher, was ihr davon wirklich braucht?

30 Minuten reichen meistens, um die vier Grundlagen durchzugehen und zu sehen, welche Kategorie bei eurer Größe als nächste dran ist.

Weiterführende Seiten

Dieser Text gibt den Stand vom August 2026 wieder und zitiert die genannten Quellen. Er ist keine Rechts- oder Steuerberatung und ersetzt sie nicht. Die Produktnamen sind Beispiele aus dem deutschen Markt, keine Empfehlung, und es besteht keine Partnerschaft mit den Anbietern. Für die Beurteilung eures Einzelfalls sprecht mit eurem Steuerberater oder eurer Anwältin.