Personio einführen,
ohne es alleine zu tun.
Den Personio-Vertrag hast du unterschrieben, aber bis zum Go-Live stehen Setup-Entscheidungen, Datenmigration und die Schulung deines Teams an. Wir übernehmen das mit dir, damit die Einführung nicht neben dem Tagesgeschäft liegen bleibt.
Erst die Struktur,
dann alles andere.
Warum Personio-Einführungen ohne Begleitung scheitern
Drei Muster, die wir immer wieder sehen.
Falsches Setup am Anfang
Wer Workflows, Abwesenheitsarten und Genehmigungen am Anfang falsch anlegt, korrigiert sie später nur mit Mühe. Der Fehler steckt dann in jedem Urlaubsantrag, und dein Team verliert die Geduld.
Keine Datenmigration
Die alten HR-Daten (Urlaubssalden, Vertragsdaten, Abwesenheiten) bleiben in Excel, weil die Migration zu aufwendig erscheint. Dann laufen zwei Systeme nebeneinander, und Personio bleibt halb leer.
Team nutzt es nicht
Ohne Schulung ist das System nach zwei Monaten verwaist. Mitarbeitende schicken Urlaubsanträge wieder per E-Mail, und Führungskräfte genehmigen sie in WhatsApp.
Was wir bei der Personio-Einführung übernehmen
Vier Arbeitspakete, die zusammen eine vollständige Einführung ergeben.
Basis-Setup
Alle anderen Einstellungen bauen auf Struktur und Rollen auf. Deshalb richten wir sie zuerst ein.
- Unternehmensstruktur & Organigramm
- Abwesenheitsarten & -regeln
- Genehmigungsworkflows
- Benutzerrollen & Berechtigungen
Datenmigration
Wir übertragen deine HR-Daten aus Excel, dem Vorsystem oder der Papierakte nach Personio und prüfen sie dabei auf Lücken.
- Stammdaten aller Mitarbeiter
- Vertragsdaten & Beschäftigungshistorie
- Urlaubskonten & -salden
- Laufende Abwesenheiten
Team-Schulung
HR-Admins, Führungskräfte und Mitarbeitende brauchen verschiedene Inhalte, deshalb schulen wir sie getrennt. Geübt wird im eigenen System an Vorgängen aus deinem Betrieb.
- Admin-Schulung (HR-Team)
- Manager-Schulung (Genehmigungen)
- Mitarbeiter-Onboarding (Self-Service)
- Schriftliche Quick-Reference
Go-Live & Stabilisierung
In den ersten Wochen nach dem Go-Live sind wir erreichbar, beheben Konfigurationsfehler und schauen nach, ob dein Team das System im Alltag nutzt.
- Go-Live-Begleitung (Woche 1)
- Fehlerbehebung & Anpassungen
- 4-Wochen-Check-in
- Übergabe-Dokumentation
Von Analyse bis Go-Live in 4 Phasen
Den Umfang legen wir vor dem Start fest. Bis zum Go-Live vergehen meist zwei bis vier Wochen.
Analyse
Welche HR-Prozesse hast du heute, was soll Personio abdecken, und welche Integrationen brauchst du? Das klären wir, bevor wir etwas einrichten.
2–3 TageKonfiguration
Wir richten Unternehmensstruktur, Workflows, Abwesenheitsregeln und Berechtigungen so ein, dass sie zu deinen Prozessen passen.
1–2 WochenMigration & Schulung
Wir migrieren die Daten und schulen parallel HR-Admins, Führungskräfte und Mitarbeitende. Am Ende dieser Phase ist das System befüllt und das Team bereit.
3–5 TageGo-Live & Support
Go-Live-Termin, Begleitung in der ersten Woche, 4-Wochen-Check-in. Wir bleiben ansprechbar, bis das System stabil läuft.
4 Wochen ab Go-LiveWas wir machen, was Personio macht
Updates und technischen Support leistet Personio. Die Einrichtung und die Prozessfragen übernehmen wir.
| Aufgabe | HRklar | Personio |
|---|---|---|
| Technisches Setup & Konfiguration | ✓ | Dokumentation vorhanden |
| Datenmigration aus Altsystemen | ✓ | Basis-Import-Tools |
| Team-Schulung (alle Nutzergruppen) | ✓ | Online-Hilfe |
| Softwarepflege & Updates | – | ✓ |
| Technischer Support nach Go-Live | – | ✓ |
| Laufende HR-Prozess-Beratung | ✓ | – |
Lohnabrechnung auch ein Thema?
HRklar ist ein Service von Lohnklar. Wenn du neben der Personio-Einführung auch die Lohnabrechnung auslagern möchtest, können wir beides koordinieren. Personio und Lohnabrechnung funktionieren am besten, wenn beide von Leuten betreut werden, die sich kennen.
Was KMU zur Personio-Einführung fragen
Bei KMU bis 100 Mitarbeiter rechnen wir mit 2–4 Wochen von Kick-off bis Go-Live. Komplexere Setups mit vielen Integrationen oder großen Datenmigrationsprojekten dauern länger. Den Zeitplan legen wir im Erstgespräch fest, damit du planen kannst.
Technisch ja. Ohne Begleitung scheitern aber viele Einführungen an denselben Stellen: am Setup, an der Datenmigration oder daran, dass das Team das System nicht annimmt. Mit Begleitung fallen Konfigurationsfehler vor dem Go-Live auf, und dein Team arbeitet eher mit dem System.
Die Einführung rechnen wir zum Festpreis ab. Im Erstgespräch klären wir den Umfang, danach nennen wir dir den Preis, bevor das Projekt startet. Ein offenes Stundenkonto gibt es nicht.
Mindestens: Stammdaten aller Mitarbeiter, Vertragsdaten, Urlaubskonten, laufende Abwesenheiten. Je nach Ausgangsystem (Excel, anderes HR-Tool, papierbasiert) ist der Migrationsaufwand unterschiedlich. Wir bewerten das in der Analyse-Phase, bevor wir anfangen.
Ja. Neben Personio kennen wir HeavenHR, Sage HR, HRworks, DATEV und Agenda aus der Praxis. Wenn du noch nicht weißt, welches System passt, helfen wir dir auch bei der Auswahl. An einen Anbieter sind wir nicht gebunden.
Was sonst noch passt
Vakante HR-Stelle?
Zu viel für eine Person?
In 30 Minuten klären wir, was bei dir anliegt und ob wir die Richtigen dafür sind. Kostenlos und ohne Verkaufsgespräch.
Sag uns kurz, worum es geht
Sag uns in zwei Sätzen, worum es geht, einen Termin brauchst du dafür nicht. An Werktagen bekommst du innerhalb von 24 Stunden eine Antwort per E-Mail, ob und wie wir bei eurem HR-Thema helfen können.