Personio ist ein gutes System. Aber zwischen Vertragsunterzeichnung und einem laufenden Go-Live liegen Setup-Entscheidungen, Datenmigration und Team-Schulung. Das kostet Zeit und geht ohne Erfahrung oft schief.
Drei Muster, die wir immer wieder sehen.
Workflows, Abwesenheitsarten, Genehmigungsprozesse: Was am Anfang falsch konfiguriert wird, ist schwer zu korrigieren. Ein schlechtes Setup zieht sich durch alle Prozesse und frustriert das Team.
Die alten HR-Daten (Urlaubssalden, Vertragsdaten, Abwesenheiten) bleiben in Excel, weil die Migration zu aufwendig erscheint. Das System wird parallel zum Altsystem geführt und nie wirklich genutzt.
Ohne strukturierte Schulung und Onboarding des Teams ist das System nach zwei Monaten wieder verlassen. Mitarbeiter schicken weiter E-Mails für Urlaubsanträge, Manager genehmigen in WhatsApp.
Vier Arbeitspakete, die zusammen eine vollständige Einführung ergeben.
Unternehmensstruktur, Organigramm, Abwesenheitsarten, Genehmigungsworkflows, Berechtigungskonzept. Das Fundament muss stimmen, alles andere baut darauf auf.
Alle relevanten HR-Daten aus Excel, dem Vorsystem oder der papiergebundenen Personalakte werden sauber in Personio übertragen. Urlaubssalden, Vertragsdaten, Stammdaten.
Alle Nutzer lernen das System kennen: HR-Admins, Manager und Mitarbeiter. Jede Gruppe braucht andere Inhalte. Wir schulen praxisnah, nicht mit Screenshot-Präsentationen.
Begleitung in den ersten Wochen nach dem Go-Live. Wir sind erreichbar, wenn Fragen auftauchen, lösen Konfigurationsprobleme und stellen sicher, dass das System im Alltag wirklich genutzt wird.
Keine Überraschungen, kein Scope-Creep. Was wir machen, ist vorher klar.
Welche HR-Prozesse haben Sie heute? Was soll Personio abdecken? Welche Integrationen brauchen Sie? Wir stellen die richtigen Fragen, bevor wir anfangen.
~1 WocheSetup der Unternehmensstruktur, Workflows, Abwesenheitsregeln, Berechtigungen. Wir konfigurieren Personio so, dass es Ihren Prozessen entspricht, nicht umgekehrt.
1–2 WochenDatenmigration und parallele Team-Schulung. HR-Admins, Manager, Mitarbeiter. Am Ende dieser Phase ist das System befüllt und das Team bereit.
1–2 WochenGo-Live-Termin, Begleitung in der ersten Woche, 4-Wochen-Check-in. Wir stehen bereit, bis das System stabil läuft und niemand mehr Fragen hat.
2–4 WochenKlare Abgrenzung, damit es keine Missverständnisse gibt.
| Aufgabe | HRklar | Personio |
|---|---|---|
| Technisches Setup & Konfiguration | ✓ | Dokumentation vorhanden |
| Datenmigration aus Altsystemen | ✓ | Basis-Import-Tools |
| Team-Schulung (alle Nutzergruppen) | ✓ | Online-Hilfe |
| Softwarepflege & Updates | — | ✓ |
| Technischer Support nach Go-Live | — | ✓ |
| Laufende HR-Prozess-Beratung | ✓ | — |
HRklar ist ein Service der Lohnklar UG. Wenn Sie neben der Personio-Einführung auch die Lohnabrechnung auslagern möchten, können wir beides koordinieren. Personio und Lohnabrechnung funktionieren am besten, wenn beide von Leuten betreut werden, die sich kennen.
Bei KMU bis 100 Mitarbeiter rechnen wir mit 3–6 Wochen von Kick-off bis Go-Live. Komplexere Setups mit vielen Integrationen oder großen Datenmigrationsprojekten dauern länger. Wir definieren den Zeitplan im Erstgespräch klar, damit Sie planen können.
Technisch ja. Praktisch scheitern viele Einführungen ohne externe Begleitung: falsches Setup am Anfang, fehlende Datenmigration, Team nutzt das System nicht. Unsere Erfahrung zeigt, dass professionelle Begleitung die Akzeptanz im Team erheblich erhöht und typische Konfigurationsfehler verhindert.
Wir bieten Festpreispakete für Standard-Setups und Tagespauschalen für komplexere Einführungen. Im Erstgespräch klären wir den Umfang und machen ein konkretes Angebot. Kein offenes Stunden-Ende, keine Überraschungen bei der Abrechnung.
Mindestens: Stammdaten aller Mitarbeiter, Vertragsdaten, Urlaubskonten, laufende Abwesenheiten. Je nach Ausgangsystem (Excel, anderes HR-Tool, papierbasiert) ist der Migrationsaufwand unterschiedlich. Wir bewerten das in der Analyse-Phase, bevor wir anfangen.
Ja. Wir haben Erfahrung mit Personio, HeavenHR, Sage HR und anderen gängigen HR-Systemen für KMU. Wenn Sie noch nicht sicher sind, welches System das richtige ist, helfen wir Ihnen auch bei der Auswahl, ohne Bindung an einen bestimmten Anbieter.
30 Minuten reichen für ein ehrliches Bild, was bei Ihnen anliegt, ob wir passen, und was ein möglicher nächster Schritt wäre. Kostenlos und ohne Verkaufsgespräch.