Krankmeldung: Was Arbeitgeber wissen und verlangen dürfen

Krankmeldungen sind im HR-Alltag Routine, aber die Regeln dahinter kennen viele Arbeitgeber nicht vollständig. Wer darf ab wann ein Attest verlangen? Was ändert sich durch die eAU? Und was passiert, wenn jemand häufig krank ist?

Meldepflicht und Attest-Anforderung

Erkrankt ein Arbeitnehmer, hat er zwei Pflichten:

1. Unverzügliche Anzeige: Der Arbeitnehmer muss den Arbeitgeber so schnell wie möglich über die Erkrankung informieren, am besten vor Beginn der Arbeitszeit oder spätestens zum vorgesehenen Arbeitsbeginn. Wie das geschieht (Anruf, Nachricht, E-Mail), kann der Arbeitgeber intern regeln.
2. AU-Bescheinigung (Attest): Gesetzlich ist diese ab dem 4. Krankheitstag Pflicht. Dauert die Erkrankung also nur 1–3 Tage, braucht der Arbeitnehmer ohne besondere Anordnung kein Attest.

Der Arbeitgeber darf jedoch nach § 5 Abs. 1 S. 3 EFZG verlangen, dass bereits ab dem ersten Krankheitstag ein Attest vorgelegt wird. Das ist für einzelne Mitarbeiter möglich, nicht nur für alle. Eine solche Anordnung muss nicht begründet werden und kann bei häufigen Kurzerkrankungen sinnvoll sein.

eAU seit 2023

Seit dem 1. Januar 2023 läuft die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für gesetzlich Versicherte digital als eAU (elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung). Der Prozess hat sich geändert:

• Der Arzt übermittelt die AU-Daten direkt an die Krankenkasse.
• Die Krankenkasse stellt die Daten dem Arbeitgeber über ein gesichertes Übertragungsverfahren bereit.
• Der Arbeitnehmer muss die AU dem Arbeitgeber nur noch melden, er muss keinen Zettel mehr bringen.
• Arbeitgeber rufen die eAU-Daten bei der Krankenkasse ab (über DATEV, HR-Software oder das Arbeitgeberportal der Krankenkassen).

Privatversicherte und bestimmte Ausnahmen sind noch nicht vollständig in das eAU-System eingebunden. Für diese Gruppen gilt weiterhin die papiergebundene AU-Bescheinigung als Nachweis.

Lohnfortzahlung nach EFZG

Das Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) regelt, wie lange der Arbeitgeber bei Krankheit zahlt:

• Dauer: Maximal 6 Wochen (42 Kalendertage) pro Erkrankung
• Höhe: 100 % des Bruttogehalts (nicht des Netto) als Fortführung der normalen Vergütung
• Voraussetzung: Mindestens 4 Wochen Betriebszugehörigkeit (neue Mitarbeiter in den ersten 4 Wochen haben keinen Anspruch)

Nach den 6 Wochen zahlt die gesetzliche Krankenkasse Krankengeld: ca. 70 % des Bruttogehalts, maximal 90 % des Nettogehalts, gedeckelt auf die Beitragsbemessungsgrenze. Das Krankengeld läuft maximal 78 Wochen bei derselben Erkrankung.

Was gilt bei wiederholter Erkrankung?

Die 6-Wochen-Pflicht gilt pro Erkrankung. Erkrankt ein Mitarbeiter erneut an derselben Krankheit, beginnt die 6-Wochen-Frist nicht neu, außer:

• Es lagen zwischen den Erkrankungen mindestens 6 Monate, oder
• Seit Beginn der ersten Erkrankung sind mindestens 12 Monate vergangen

Bei einer anderen Erkrankung beginnt die 6-Wochen-Frist immer neu.

BEM ab 6 Wochen Krankheit

§ 167 Abs. 2 SGB IX verpflichtet Arbeitgeber zu einem Betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM), wenn ein Arbeitnehmer innerhalb eines Jahres länger als 6 Wochen arbeitsunfähig war. Das kann am Stück oder in mehreren Phasen summiert sein.

BEM bedeutet: Der Arbeitgeber muss dem Mitarbeiter ein Gespräch anbieten, um gemeinsam zu klären, wie die Arbeitsfähigkeit erhalten werden kann. Mögliche Maßnahmen:

• Anpassung der Arbeitsbedingungen oder des Arbeitsplatzes
• Stufenweise Wiedereingliederung
• Teilzeit während der Genesung
• Umsetzung auf einen anderen Arbeitsplatz

Der Arbeitnehmer kann das BEM-Gespräch ablehnen. In diesem Fall muss der Arbeitgeber die Ablehnung dokumentieren. Wichtig: Wer kein BEM angeboten hat und den Mitarbeiter später krankheitsbedingt kündigt, hat erheblich höhere Hürden vor Gericht. Das BAG hat in mehreren Urteilen klargestellt, dass fehlende BEM-Angebote die Kündigung unverhältnismäßig erscheinen lassen.

Grenzen der Kontrolle

Was darf der Arbeitgeber kontrollieren? Einiges, aber nicht alles:

• Erlaubt: AU-Bescheinigung ab Tag 1 verlangen, Abfragen ob und wie lange die Erkrankung andauert, Heimbesuche in begründeten Ausnahmefällen (umstritten, Einzelfallentscheidung)
• Verboten: Nach der Diagnose fragen, Arztberichte verlangen, den Mitarbeiter bei Freizeitaktivitäten überwachen (außer klarer Nachweis von Missbrauch)

Häufige Kurzerkrankungen

Manche Mitarbeiter haben auffällig häufige Kurzerkrankungen, jedes Mal 2–3 Tage. Was können Arbeitgeber tun?

• Ab Tag 1 AU verlangen: Ein zeitlich befristetes oder unbefristetes Attest-Verlangen ab dem ersten Krankheitstag ist zulässig und signalisiert, dass das Muster wahrgenommen wird.
• Gespräch suchen: Ein offenes Gespräch über die Situation ist oft wirksamer als Kontrollmaßnahmen. Manchmal liegen private Probleme oder gesundheitliche Dauerthemen zugrunde, die sich anders lösen lassen.
• BEM prüfen: Wenn die 6-Wochen-Schwelle erreicht ist, BEM anbieten.
• Abmahnung: Nur sinnvoll, wenn der Verdacht auf vorgetäuschte Krankheit begründet ist und belegt werden kann.

Eine krankheitsbedingte Kündigung bei häufigen Kurzerkrankungen ist möglich, aber an hohe Voraussetzungen geknüpft: negative Prognose, erhebliche Betriebsbeeinträchtigung, Interessenabwägung und fehlendes BEM als Erschwernis.

Fazit

Krankmeldungen sind administrativ handhabbar, wenn die Prozesse klar sind. Die eAU hat den Papierweg abgelöst, erfordert aber technische Anbindung. Die Kernpflichten für Arbeitgeber: 6 Wochen Lohnfortzahlung sicherstellen, BEM ab 6 Wochen Krankheit anbieten, und bei häufigen Erkrankungen im Gespräch bleiben statt zu schweigen und dann zu kündigen.