Krankmeldung aus Arbeitgebersicht: ab wann du ein Attest verlangen darfst, wie die eAU läuft, wann die Lohnfortzahlung endet und wann das BEM Pflicht wird.
Krankmeldungen sind im HR-Alltag Routine, die Regeln dahinter kennen viele Arbeitgeber trotzdem nur zum Teil. Ab wann darfst du ein Attest verlangen, und was hat die eAU geändert? Und was tust du, wenn jemand häufig krank ist?
Meldepflicht und Attest-Anforderung
Erkrankt ein Arbeitnehmer, hat er zwei Pflichten:
- Unverzügliche Anzeige: Der Arbeitnehmer muss den Arbeitgeber so schnell wie möglich über die Erkrankung informieren, am besten vor Beginn der Arbeitszeit oder spätestens zum vorgesehenen Arbeitsbeginn. Wie das geschieht (Anruf, Nachricht, E-Mail), kann der Arbeitgeber intern regeln.
- AU-Bescheinigung (Attest): Gesetzlich ist diese ab dem 4. Krankheitstag Pflicht. Dauert die Erkrankung also nur 1–3 Tage, braucht der Arbeitnehmer ohne besondere Anordnung kein Attest.
Der Arbeitgeber darf jedoch nach § 5 Abs. 1 S. 3 EFZG verlangen, dass bereits ab dem ersten Krankheitstag ein Attest vorgelegt wird. Das ist für einzelne Mitarbeiter möglich, nicht nur für alle. Eine solche Anordnung muss nicht begründet werden und kann bei häufigen Kurzerkrankungen sinnvoll sein.
Häufig gestellte Frage: Muss der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber mitteilen, welche Krankheit er hat? Nein. Die Diagnose bleibt zwischen Patient und Arzt. Der Arbeitgeber darf nur wissen, dass der Mitarbeiter arbeitsunfähig ist und voraussichtlich wie lange.
eAU seit 2023
Seit dem 1. Januar 2023 läuft die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für gesetzlich Versicherte digital als eAU (elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung). Seitdem läuft es so:
- Der Arzt übermittelt die AU-Daten direkt an die Krankenkasse.
- Die Krankenkasse stellt die Daten dem Arbeitgeber über ein gesichertes Übertragungsverfahren bereit.
- Der Arbeitnehmer muss die AU dem Arbeitgeber nur noch melden, er muss keinen Zettel mehr bringen.
- Arbeitgeber rufen die eAU-Daten bei der Krankenkasse ab (über DATEV, HR-Software oder das Arbeitgeberportal der Krankenkassen).
Privatversicherte und bestimmte Ausnahmen sind noch nicht vollständig in das eAU-System eingebunden. Für diese Gruppen gilt weiterhin die papiergebundene AU-Bescheinigung als Nachweis.
Hinweis für KMU ohne HR-Software: Ruft bei dir noch kein System die eAU-Daten ab, frag deinen Steuerberater oder dein Lohnbüro, ob sie das übernehmen. Von Hand geht es auch, über das Arbeitgeberportal der Krankenkassen, das kostet aber Zeit.
Lohnfortzahlung nach EFZG
Das Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) regelt, wie lange der Arbeitgeber bei Krankheit zahlt:
- Dauer: Maximal 6 Wochen (42 Kalendertage) pro Erkrankung
- Höhe: 100 % des Bruttogehalts (nicht des Netto) als Fortführung der normalen Vergütung
- Voraussetzung: Mindestens 4 Wochen Betriebszugehörigkeit (neue Mitarbeiter in den ersten 4 Wochen haben keinen Anspruch)
Nach den 6 Wochen zahlt die gesetzliche Krankenkasse Krankengeld: ca. 70 % des Bruttogehalts, maximal 90 % des Nettogehalts, gedeckelt auf die Beitragsbemessungsgrenze. Das Krankengeld läuft maximal 78 Wochen bei derselben Erkrankung.
Was gilt bei wiederholter Erkrankung?
Die 6-Wochen-Pflicht gilt pro Erkrankung. Erkrankt ein Mitarbeiter erneut an derselben Krankheit, beginnt die 6-Wochen-Frist nicht neu, außer:
- Es lagen zwischen den Erkrankungen mindestens 6 Monate, oder
- Seit Beginn der ersten Erkrankung sind mindestens 12 Monate vergangen
Bei einer anderen Erkrankung beginnt die 6-Wochen-Frist immer neu.
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BEM ab 6 Wochen Krankheit
§ 167 Abs. 2 SGB IX verpflichtet Arbeitgeber zu einem Betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM), wenn ein Arbeitnehmer innerhalb eines Jahres länger als 6 Wochen arbeitsunfähig war. Das kann am Stück oder in mehreren Phasen summiert sein.
Beim BEM muss der Arbeitgeber dem Mitarbeiter ein Gespräch anbieten, in dem beide klären, wie seine Arbeitsfähigkeit erhalten bleibt. Mögliche Maßnahmen:
- Anpassung der Arbeitsbedingungen oder des Arbeitsplatzes
- Stufenweise Wiedereingliederung
- Teilzeit während der Genesung
- Umsetzung auf einen anderen Arbeitsplatz
Der Arbeitnehmer kann das BEM-Gespräch ablehnen. In diesem Fall muss der Arbeitgeber die Ablehnung dokumentieren. Wer kein BEM angeboten hat und den Mitarbeiter später krankheitsbedingt kündigt, hat erheblich höhere Hürden vor Gericht. Eine Wirksamkeitsvoraussetzung ist das BEM nicht, es verschiebt aber die Beweislast. Das BAG (Urteil vom 15. Dezember 2022, 2 AZR 162/22): „War der Arbeitgeber jedoch gemäß § 167 Abs. 2 Satz 1 SGB IX zur Durchführung eines bEM verpflichtet und ist er dieser Verpflichtung nicht nachgekommen, ist er darlegungs- und beweispflichtig dafür, dass auch ein bEM nicht dazu hätte beitragen können, neuerlichen Arbeitsunfähigkeitszeiten entgegenzuwirken und das Arbeitsverhältnis zu erhalten.“
Grenzen der Kontrolle
Kontrollieren darfst du einiges, aber nicht alles:
- Erlaubt: AU-Bescheinigung ab Tag 1 verlangen, Abfragen ob und wie lange die Erkrankung andauert, Heimbesuche in begründeten Ausnahmefällen (umstritten, Einzelfallentscheidung)
- Verboten: Nach der Diagnose fragen, Arztberichte verlangen, den Mitarbeiter bei Freizeitaktivitäten überwachen (außer klarer Nachweis von Missbrauch)
Missbrauch vermuten? Hast du den Verdacht, dass jemand eine Erkrankung vortäuscht, kannst du über die Krankenkasse den Medizinischen Dienst einschalten. § 275 Abs. 1a SGB V: „Der Arbeitgeber kann verlangen, daß die Krankenkasse eine gutachtliche Stellungnahme des Medizinischen Dienstes zur Überprüfung der Arbeitsunfähigkeit einholt.“ Ohne konkrete Anhaltspunkte ist das rechtlich schwierig, und das Arbeitsklima leidet darunter.
Häufige Kurzerkrankungen
Manche Mitarbeiter haben auffällig häufige Kurzerkrankungen, jedes Mal 2–3 Tage. Was kannst du tun?
- Ab Tag 1 AU verlangen: Ein zeitlich befristetes oder unbefristetes Attest-Verlangen ab dem ersten Krankheitstag ist zulässig und zeigt dem Mitarbeiter, dass dir das Muster aufgefallen ist.
- Gespräch suchen: Ein offenes Gespräch über die Situation ist oft wirksamer als Kontrollmaßnahmen. Manchmal liegen private Probleme oder gesundheitliche Dauerthemen zugrunde, die sich anders lösen lassen.
- BEM prüfen: Ist die 6-Wochen-Schwelle erreicht, biete ein BEM an.
- Abmahnung: Nur sinnvoll, wenn der Verdacht auf vorgetäuschte Krankheit begründet ist und belegt werden kann.
Eine krankheitsbedingte Kündigung bei häufigen Kurzerkrankungen ist möglich, aber an hohe Voraussetzungen geknüpft: negative Prognose, erhebliche Betriebsbeeinträchtigung, Interessenabwägung und fehlendes BEM als Erschwernis.
Fazit
Mit einem festen Ablauf machen Krankmeldungen wenig Verwaltungsarbeit. Die eAU hat den Papierweg abgelöst, dafür brauchst du eine technische Anbindung an die Krankenkassen. Als Arbeitgeber zahlst du 6 Wochen Lohn fort und bietest ab 6 Wochen Krankheit im Jahr ein BEM an. Ist jemand häufig krank, sprich früh mit ihm, lange bevor eine Kündigung im Raum steht.
Häufige Fragen
Ab wann muss ein Arbeitnehmer ein Attest vorlegen?
Gesetzlich ist die AU-Bescheinigung ab dem 4. Krankheitstag Pflicht. Arbeitgeber dürfen aber bereits ab dem 1. Krankheitstag ein Attest verlangen (§ 5 Abs. 1 S. 3 EFZG). Das kann für alle Mitarbeiter oder einzelne Mitarbeiter gelten (z. B. bei häufigen Kurzerkrankungen). Seit 2023 läuft die AU über die eAU digital von Arzt zu Krankenkasse zu Arbeitgeber.
Wie lange zahlt der Arbeitgeber bei Krankheit?
Der Arbeitgeber zahlt nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) für maximal 6 Wochen (42 Kalendertage) bei derselben Erkrankung. Danach übernimmt die Krankenkasse das Krankengeld (ca. 70 % des Bruttogehalts, max. 90 % des Nettogehalts). Bei einer neuen oder anderen Erkrankung beginnt die 6-Wochen-Frist erneut.
Was ist das BEM und ab wann ist es Pflicht?
Das Betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM) nach § 167 Abs. 2 SGB IX ist Pflicht, wenn ein Mitarbeiter innerhalb von 12 Monaten länger als 6 Wochen krank war (zusammen oder am Stück). Der Arbeitgeber muss ein BEM-Gespräch anbieten. Der Arbeitnehmer kann ablehnen. Wer kein BEM anbietet, hat bei einer späteren Kündigung wegen Krankheit erheblich höhere rechtliche Risiken.
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