Seit 2019 verfällt Urlaub nicht mehr von selbst. Der Arbeitgeber muss jeden Beschäftigten rechtzeitig auffordern, den Urlaub zu nehmen, und ihn auf den drohenden Verfall hinweisen. Unterbleibt das, wandert der Anspruch ins nächste Jahr und ins übernächste. Seit Dezember 2022 hilft auch die dreijährige Verjährung nicht mehr.
Es gibt einen Fehler in der Personalarbeit, der jahrelang unsichtbar bleibt und dann auf einen Schlag richtig teuer wird. Er passiert im November, wenn niemand daran denkt, und die Rechnung kommt manchmal erst fünf Jahre später mit der letzten Gehaltsabrechnung eines ausscheidenden Mitarbeiters.
Die Annahme dahinter klingt vernünftig und stand jahrzehntelang so im Gesetz: Wer seinen Urlaub bis zum Jahresende nicht nimmt, verliert ihn. Seit 2019 stimmt das nicht mehr. Der Urlaub verfällt zwar immer noch, aber nur, wenn der Arbeitgeber vorher etwas getan hat. Und genau das tun die wenigsten.
Was im Gesetz steht, und warum das nicht mehr reicht
Der Wortlaut des Bundesurlaubsgesetzes ist eindeutig und seit 1963 fast unverändert.
„Der Urlaub muß im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden. Eine Übertragung des Urlaubs auf das nächste Kalenderjahr ist nur statthaft, wenn dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe dies rechtfertigen. Im Fall der Übertragung muß der Urlaub in den ersten drei Monaten des folgenden Kalenderjahrs gewährt und genommen werden.“§ 7 Abs. 3 BUrlG, gesetze-im-internet.de
Daraus hat die Praxis jahrzehntelang zwei Stichtage abgeleitet: der 31. Dezember im Normalfall, der 31. März bei einem Übertragungsgrund. Beides stimmt weiterhin, aber es ist nur die halbe Regel. Die andere Hälfte steht nicht im Gesetz, sondern kommt aus dem europäischen Recht und ist über den Umweg der Rechtsprechung in das deutsche Urlaubsrecht gewandert.
Der Hintergrund: Urlaub ist nach europäischem Verständnis Gesundheitsschutz. Ein Anspruch, der still verfällt, weil der Arbeitnehmer ihn nicht kannte oder sich nicht traute, ihn zu nehmen, erfüllt diesen Zweck nicht. Also darf er nicht still verfallen.
Die Kehrtwende von 2019
Das Bundesarbeitsgericht hat diese Vorgabe im Februar 2019 in deutsches Recht übersetzt und dabei einen Begriff eingeführt, der seitdem im Zentrum steht: die Mitwirkungsobliegenheit des Arbeitgebers (BAG, Urteil vom 19. Februar 2019, 9 AZR 541/15).
Der Kern in einem Satz: Der Urlaub verfällt am Jahresende nur dann, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer zuvor konkret aufgefordert hat, seinen Urlaub zu nehmen, und ihn klar darauf hingewiesen hat, dass der Anspruch andernfalls verfällt.
Hat der Arbeitgeber das versäumt, passiert etwas, das viele unterschätzen: Der Urlaub verfällt nicht, sondern wird zum Anspruch des Folgejahres. Dort trifft er auf den neuen Jahresurlaub und wird mit ihm zusammen behandelt. Versäumt der Arbeitgeber den Hinweis auch im nächsten Jahr, wächst der Berg weiter.
Die Obliegenheit gilt pro Person, nicht pro Betrieb. Ein Aushang am schwarzen Brett oder ein Absatz im Mitarbeiterhandbuch genügt nicht. Das Bundesarbeitsgericht verlangt eine individuelle Aufforderung, die den konkreten Resturlaub dieses einen Menschen benennt.
Wie der Hinweis aussehen muss
Aus der Rechtsprechung lassen sich vier Anforderungen ableiten. Sie klingen kleinlich, sind aber genau die Punkte, an denen ein Hinweis vor Gericht scheitert.
| Anforderung | Was das praktisch heißt |
|---|---|
| Individuell | Namentlich an die Person, nicht als Rundmail an alle |
| Konkret | Mit der genauen Zahl offener Urlaubstage dieser Person |
| Klar | Mit dem ausdrücklichen Hinweis, dass der Urlaub sonst verfällt, und zu welchem Datum |
| Rechtzeitig | So früh, dass der Urlaub im verbleibenden Jahr auch tatsächlich noch genommen werden kann |
Was heißt rechtzeitig? Eine feste Frist nennt das Gericht nicht. Wer im Oktober schreibt, ist auf der sicheren Seite. Wer am 20. Dezember schreibt und der Mitarbeiter hat noch achtzehn Tage offen, hat die Aufforderung zwar formal erteilt, aber niemanden in die Lage versetzt, sie zu erfüllen. Ein solcher Hinweis trägt nicht.
Und noch etwas: Die Beweislast liegt beim Arbeitgeber. Wer nicht belegen kann, dass der Hinweis zugegangen ist, steht so da, als hätte es ihn nicht gegeben. Eine E-Mail mit Empfangsbestätigung reicht, eine mündliche Erinnerung im Vorbeigehen nicht.
Warum die Verjährung nicht rettet
Nachdem 2019 klar war, dass sich Urlaub anhäufen kann, kam bei vielen Arbeitgebern die nächste Hoffnung auf: Urlaubsansprüche sind Ansprüche, und Ansprüche verjähren nach § 195 BGB in drei Jahren. Der Berg würde sich also von hinten her von selbst abbauen.
Diese Hoffnung hat das Bundesarbeitsgericht im Dezember 2022 beendet (BAG, Urteil vom 20. Dezember 2022, 9 AZR 266/20). Die dreijährige Frist gilt zwar, sie beginnt aber nicht am Ende des Urlaubsjahres. Sie beginnt erst am Ende des Jahres, in dem der Arbeitgeber seine Mitwirkungsobliegenheiten erfüllt hat.
Wer nie aufgefordert und nie belehrt hat, bei dem läuft die Verjährungsuhr nie los. Der Anspruch bleibt bestehen, theoretisch über die gesamte Dauer des Arbeitsverhältnisses.
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Sonderfall Langzeiterkrankung
Hier gilt eine eigene Regel, die älter ist als die Hinweispflicht: Urlaub von langzeiterkrankten Beschäftigten verfällt fünfzehn Monate nach Ende des Urlaubsjahres, also am 31. März des übernächsten Jahres. Sonst würde sich bei einer mehrjährigen Erkrankung ein unbegrenzter Anspruch aufbauen.
Am selben Tag im Dezember 2022 hat das Bundesarbeitsgericht diese Frist an die Hinweispflicht gekoppelt und dabei sauber unterschieden (BAG, Urteil vom 20. Dezember 2022, 9 AZR 245/19):
- Der Beschäftigte war das ganze Jahr über durchgehend arbeitsunfähig. Dann greift die Fünfzehn-Monats-Frist auch ohne Hinweis. Der Arbeitgeber hätte ihn ohnehin nicht in die Lage versetzen können, den Urlaub zu nehmen.
- Der Beschäftigte hat im Jahr zunächst gearbeitet und ist erst später erkrankt. Dann verfällt der Urlaub aus der Arbeitsphase nur, wenn der Arbeitgeber ihn in dieser Zeit aufgefordert und belehrt hat. Ohne Hinweis bleibt dieser Teil erhalten.
Der zweite Fall ist der häufigere und der teurere. Wer im September ausfällt, hatte bis dahin acht Monate Zeit, Urlaub zu nehmen. Genau für diese acht Monate hätte der Hinweis kommen müssen.
Was das kostet
Solange jemand im Unternehmen ist, ist angesammelter Urlaub ein Planungsproblem. Beim Ausscheiden wird er zu Geld, weil nicht genommener Urlaub abzugelten ist.
Ein Rechenbeispiel mit runden Zahlen. Eine Mitarbeiterin mit 4.500 Euro Monatsgehalt und 30 Urlaubstagen im Jahr nimmt regelmäßig nur 22 Tage. Acht Tage bleiben liegen, Jahr für Jahr, ohne dass jemand einen Hinweis verschickt. Nach fünf Jahren sind das 40 Tage.
Bei einem Tagessatz von rund 207 Euro, gerechnet mit dem Dreizehntel-Wochenverfahren des Bundesurlaubsgesetzes, sind das etwa 8.300 Euro Abgeltung, dazu die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung. Für eine einzelne Person. Bei zehn Beschäftigten mit ähnlichem Verhalten steht eine fünfstellige Rückstellung im Raum, von der niemand wusste.
Der ehrliche Zusatz: In der Praxis fällt das oft nie auf, weil viele Beschäftigte ihre alten Ansprüche selbst nicht kennen. Das ist aber kein Konzept, sondern Glück. Und es endet in dem Moment, in dem sich ein ausscheidender Mitarbeiter anwaltlich beraten lässt.
Wie du es sauber löst
Der Aufwand ist überschaubar, wenn es einmal eingerichtet ist. Vier Punkte genügen.
Ein fester Termin im Jahr. Anfang Oktober, als wiederkehrender Kalendereintrag. Nicht November, nicht Dezember. Wer im Oktober schreibt, gibt jedem noch ein Quartal Zeit.
Eine Liste mit Restansprüchen pro Person. Jede HR-Software kann das ausgeben, eine gepflegte Tabelle auch. Die Zahl muss stimmen, sie steht später im Schreiben.
Ein Textbaustein, der die vier Anforderungen abdeckt. Etwa so: „Du hast in diesem Jahr noch 12 Urlaubstage offen. Bitte plane sie bis zum 31. Dezember 2026 ein. Urlaub, den du bis dahin nicht genommen hast, verfällt zu diesem Zeitpunkt, sofern kein Übertragungsgrund vorliegt. Melde dich bei mir, wenn du bei der Planung Unterstützung brauchst.“
Ein Nachweis, dass es angekommen ist. E-Mail mit Lesebestätigung, ein Vermerk in der Personalakte oder die Bestätigung im HR-System. Das ist der Teil, den man im Streitfall braucht, und der Teil, der am häufigsten fehlt.
Für die Altlasten gilt: Sie verschwinden nicht dadurch, dass du ab jetzt korrekt aufforderst. Ein Hinweis in diesem Jahr setzt aber die Verjährungsuhr für die alten Ansprüche in Gang, und in drei Jahren ist der Altbestand abgeräumt. Wer den Berg schneller loswerden will, kommt um ein Gespräch nicht herum, in dem Urlaub aktiv eingeplant wird.
Häufige Fragen
Verfällt Resturlaub am 31. Dezember automatisch?
Nein, seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 19. Februar 2019 (9 AZR 541/15) nicht mehr. Der Urlaub verfällt nur, wenn der Arbeitgeber den Beschäftigten vorher individuell aufgefordert hat, den Urlaub zu nehmen, und ihn ausdrücklich auf den drohenden Verfall hingewiesen hat. Ohne diesen Hinweis geht der Anspruch in das Folgejahr über und sammelt sich weiter an.
Reicht ein Aushang oder eine Rundmail an alle?
Nein. Die Mitwirkungsobliegenheit gilt pro Person. Verlangt wird eine individuelle Aufforderung, die den konkreten Resturlaub dieses Beschäftigten benennt, das Verfallsdatum nennt und rechtzeitig genug kommt, dass der Urlaub auch noch genommen werden kann. Ein allgemeiner Hinweis im Mitarbeiterhandbuch oder am schwarzen Brett genügt nicht.
Verjähren alte Urlaubsansprüche nach drei Jahren?
Nur, wenn der Arbeitgeber seine Hinweispflicht erfüllt hat. Das Bundesarbeitsgericht hat am 20. Dezember 2022 (9 AZR 266/20) entschieden, dass die dreijährige Verjährungsfrist nach § 195 BGB nicht am Ende des Urlaubsjahres beginnt, sondern erst am Ende des Jahres, in dem der Arbeitgeber aufgefordert und belehrt hat. Wer nie hingewiesen hat, bei dem beginnt die Frist nie zu laufen.
Was gilt bei einem Mitarbeiter, der lange krank ist?
Hier greift die Fünfzehn-Monats-Frist: Der Urlaub verfällt 15 Monate nach Ende des Urlaubsjahres. War der Beschäftigte das ganze Jahr durchgehend arbeitsunfähig, gilt das auch ohne Hinweis. Hat er im Jahr zunächst gearbeitet und ist erst später erkrankt, verfällt der Urlaub aus der Arbeitsphase nur, wenn der Arbeitgeber in dieser Zeit aufgefordert und belehrt hat (BAG, 20. Dezember 2022, 9 AZR 245/19).
Wann sollte die Aufforderung verschickt werden?
Das Gesetz nennt keine Frist, die Rechtsprechung verlangt Rechtzeitigkeit. Anfang Oktober ist ein guter Termin, weil dann noch ein volles Quartal für die Urlaubsplanung bleibt. Eine Aufforderung Ende Dezember, bei der noch zwei Wochen Resturlaub offen sind, erfüllt die Anforderung nicht, weil sie den Beschäftigten faktisch nicht mehr in die Lage versetzt, den Urlaub zu nehmen.
Wer muss beweisen, dass der Hinweis erfolgt ist?
Der Arbeitgeber. Wer den Zugang der Aufforderung nicht belegen kann, wird behandelt, als hätte er nicht aufgefordert, mit der Folge, dass der Urlaub nicht verfallen ist. Deshalb gehört zu jedem Hinweis ein Nachweis: E-Mail mit Bestätigung, Vermerk in der Personalakte oder eine dokumentierte Bestätigung im HR-System.
Urlaubsrückstände aufräumen?
Wir sehen uns die offenen Ansprüche im Bestand an, schätzen das Risiko und richten den jährlichen Hinweisprozess so ein, dass er ohne Nachdenken läuft.
