Resturlaub verfällt nur, wenn du als Arbeitgeber vorher aufgefordert und auf den Verfall hingewiesen hast. Ohne Hinweis sammelt er sich an und verjährt nicht.
Diesen Fehler in der Personalarbeit bemerkst du jahrelang nicht, und dann kostet er auf einen Schlag viel Geld. Er passiert im November, wenn niemand an Resturlaub denkt. Die Rechnung kommt manchmal erst fünf Jahre später, mit der letzten Gehaltsabrechnung eines ausscheidenden Mitarbeiters.
Die Annahme dahinter klingt vernünftig und stand jahrzehntelang so im Gesetz: Wer seinen Urlaub bis zum Jahresende nicht nimmt, verliert ihn. Seit 2019 stimmt das nicht mehr. Urlaub verfällt immer noch, aber nur, wenn der Arbeitgeber vorher etwas getan hat. Das tun die wenigsten.
Was im Gesetz steht, und warum das nicht mehr reicht
Der Wortlaut des Bundesurlaubsgesetzes ist eindeutig und seit 1963 fast unverändert.
„Der Urlaub muß im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden. Eine Übertragung des Urlaubs auf das nächste Kalenderjahr ist nur statthaft, wenn dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe dies rechtfertigen. Im Fall der Übertragung muß der Urlaub in den ersten drei Monaten des folgenden Kalenderjahrs gewährt und genommen werden.“§ 7 Abs. 3 BUrlG, gesetze-im-internet.de
Daraus hat die Praxis jahrzehntelang zwei Stichtage abgeleitet: der 31. Dezember im Normalfall, der 31. März bei einem Übertragungsgrund. Beide Stichtage gelten weiterhin, sie sind aber nur die halbe Regel. Die andere Hälfte kommt aus dem europäischen Recht, und die Rechtsprechung hat sie ins deutsche Urlaubsrecht übernommen.
Nach europäischem Verständnis ist Urlaub Gesundheitsschutz. Verfällt ein Anspruch still, weil der Arbeitnehmer ihn nicht kannte oder sich nicht traute, ihn zu nehmen, verfehlt er diesen Zweck. Deshalb darf er nicht still verfallen.
Die Kehrtwende von 2019
Das Bundesarbeitsgericht hat diese Vorgabe im Februar 2019 in deutsches Recht übersetzt und dabei einen Begriff eingeführt, der seitdem im Zentrum steht: die Mitwirkungsobliegenheit des Arbeitgebers (BAG, Urteil vom 19. Februar 2019, 9 AZR 541/15).
Seitdem verfällt der Urlaub am Jahresende nur dann, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer zuvor konkret aufgefordert hat, seinen Urlaub zu nehmen, und ihn klar darauf hingewiesen hat, dass der Anspruch andernfalls verfällt.
Hat der Arbeitgeber das versäumt, geht der Urlaub als Anspruch ins Folgejahr über. Dort trifft er auf den neuen Jahresurlaub und wird mit ihm zusammen behandelt. Versäumt der Arbeitgeber den Hinweis auch im nächsten Jahr, wächst der Berg weiter.
Die Obliegenheit gilt für jede einzelne Person. Ein Aushang am schwarzen Brett oder ein Absatz im Mitarbeiterhandbuch genügt nicht. Das Bundesarbeitsgericht verlangt eine individuelle Aufforderung, die den konkreten Resturlaub dieses einen Menschen benennt.
Wie der Hinweis aussehen muss
Aus der Rechtsprechung ergeben sich vier Anforderungen. Sie klingen kleinlich, und an genau diesen Punkten scheitern Hinweise vor Gericht.
| Anforderung | Was das praktisch heißt |
|---|---|
| Individuell | Namentlich an die Person, nicht als Rundmail an alle |
| Konkret | Mit der genauen Zahl offener Urlaubstage dieser Person |
| Klar | Mit dem ausdrücklichen Hinweis, dass der Urlaub sonst verfällt, und zu welchem Datum |
| Rechtzeitig | So früh, dass die Person den Urlaub im verbleibenden Jahr noch nehmen kann |
Was heißt rechtzeitig? Eine feste Frist nennt das Gericht nicht. Wer im Oktober schreibt, ist auf der sicheren Seite. Schreibst du am 20. Dezember und der Mitarbeiter hat noch achtzehn Tage offen, hast du formal aufgefordert, er kann den Urlaub aber nicht mehr nehmen. Vor Gericht trägt ein solcher Hinweis nicht.
Die Beweislast liegt beim Arbeitgeber. Wer nicht belegen kann, dass der Hinweis zugegangen ist, steht so da, als hätte es ihn nicht gegeben. Eine E-Mail mit Empfangsbestätigung reicht, eine mündliche Erinnerung im Vorbeigehen nicht.
Warum die Verjährung nicht rettet
Nachdem 2019 klar war, dass sich Urlaub anhäufen kann, kam bei vielen Arbeitgebern die nächste Hoffnung auf: Urlaubsansprüche sind Ansprüche, und Ansprüche verjähren nach § 195 BGB in drei Jahren. Der Berg würde sich also von hinten her von selbst abbauen.
Diese Hoffnung hat das Bundesarbeitsgericht im Dezember 2022 beendet (BAG, Urteil vom 20. Dezember 2022, 9 AZR 266/20). Die dreijährige Frist gilt zwar, sie beginnt aber nicht am Ende des Urlaubsjahres. Sie beginnt erst am Ende des Jahres, in dem der Arbeitgeber seine Mitwirkungsobliegenheiten erfüllt hat.
Wer nie aufgefordert und nie belehrt hat, bei dem läuft die Verjährungsuhr nie los. Der Anspruch bleibt bestehen, theoretisch über die gesamte Dauer des Arbeitsverhältnisses.
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Sonderfall Langzeiterkrankung
Hier gilt eine eigene Regel, die älter ist als die Hinweispflicht: Urlaub von langzeiterkrankten Beschäftigten verfällt fünfzehn Monate nach Ende des Urlaubsjahres, also am 31. März des übernächsten Jahres. Sonst würde sich bei einer mehrjährigen Erkrankung ein unbegrenzter Anspruch aufbauen.
Am selben Tag im Dezember 2022 hat das Bundesarbeitsgericht diese Frist an die Hinweispflicht gekoppelt und dabei zwei Fälle unterschieden (BAG, Urteil vom 20. Dezember 2022, 9 AZR 245/19):
- Der Beschäftigte war das ganze Jahr über durchgehend arbeitsunfähig. Dann greift die Fünfzehn-Monats-Frist auch ohne Hinweis. Der Arbeitgeber hätte ihn ohnehin nicht in die Lage versetzen können, den Urlaub zu nehmen.
- Der Beschäftigte hat im Jahr zunächst gearbeitet und ist erst später erkrankt. Dann verfällt der Urlaub aus der Arbeitsphase nur, wenn der Arbeitgeber ihn in dieser Zeit aufgefordert und belehrt hat. Ohne Hinweis bleibt dieser Teil erhalten.
Der zweite Fall ist der häufigere und der teurere. Wer im September ausfällt, hatte bis dahin acht Monate Zeit, Urlaub zu nehmen. In diesen acht Monaten hätte der Hinweis kommen müssen.
Stichtage je Urlaubsjahr, die Rückkehr nach der Krankheit und die Abgeltung beim Ausscheiden stehen im Beitrag Urlaubsanspruch bei Langzeiterkrankung.
Was das kostet
Solange jemand im Unternehmen ist, ist angesammelter Urlaub ein Planungsproblem. Beim Ausscheiden wird er zu Geld, weil nicht genommener Urlaub abzugelten ist.
Ein Rechenbeispiel mit runden Zahlen. Eine Mitarbeiterin mit 4.500 Euro Monatsgehalt und 30 Urlaubstagen im Jahr nimmt regelmäßig nur 22 Tage. Acht Tage bleiben liegen, Jahr für Jahr, ohne dass jemand einen Hinweis verschickt. Nach fünf Jahren sind das 40 Tage.
Bei einem Tagessatz von rund 207 Euro, gerechnet nach dem 13-Wochen-Verfahren des Bundesurlaubsgesetzes, sind das etwa 8.300 Euro Abgeltung, dazu die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, und das für eine einzelne Person. Bei zehn Beschäftigten mit ähnlichem Verhalten steht eine fünfstellige Rückstellung im Raum, von der niemand wusste.
In der Praxis fällt das oft nie auf, weil viele Beschäftigte ihre alten Ansprüche selbst nicht kennen. Darauf zu bauen ist Glückssache, und das Glück endet, sobald sich ein ausscheidender Mitarbeiter anwaltlich beraten lässt.
So richtest du den Hinweis ein
Einmal eingerichtet, macht der Hinweis wenig Arbeit. Du brauchst vier Dinge.
Ein fester Termin im Jahr. Anfang Oktober, als wiederkehrender Kalendereintrag. Wer im Oktober schreibt, lässt jedem noch ein Quartal Zeit, im November oder Dezember wird das knapp.
Eine Liste mit Restansprüchen pro Person. Die meisten HR-Systeme geben das aus, eine gepflegte Tabelle tut es auch. Die Zahl muss stimmen, sie steht später im Schreiben.
Ein Textbaustein, der die vier Anforderungen abdeckt. Etwa so: „Du hast in diesem Jahr noch 12 Urlaubstage offen. Bitte plane sie bis zum 31. Dezember 2026 ein. Urlaub, den du bis dahin nicht genommen hast, verfällt zu diesem Zeitpunkt, sofern kein Übertragungsgrund vorliegt. Melde dich bei mir, wenn du bei der Planung Unterstützung brauchst.“
Ein Nachweis, dass es angekommen ist. E-Mail mit Lesebestätigung, ein Vermerk in der Personalakte oder die Bestätigung im HR-System. Im Streitfall brauchst du genau diesen Nachweis, und er fehlt am häufigsten.
Für die Altlasten gilt: Sie verschwinden nicht dadurch, dass du ab jetzt korrekt aufforderst. Ein Hinweis in diesem Jahr setzt aber die Verjährungsuhr für die alten Ansprüche in Gang, und in drei Jahren ist der Altbestand abgeräumt. Willst du den Berg schneller abbauen, plane den Urlaub im Gespräch mit den Beschäftigten ein.
Häufige Fragen
Verfällt Resturlaub am 31. Dezember automatisch?
Nein, seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 19. Februar 2019 (9 AZR 541/15) nicht mehr. Der Urlaub verfällt nur, wenn der Arbeitgeber den Beschäftigten vorher individuell aufgefordert hat, den Urlaub zu nehmen, und ihn ausdrücklich auf den drohenden Verfall hingewiesen hat. Ohne diesen Hinweis geht der Anspruch in das Folgejahr über und sammelt sich weiter an.
Reicht ein Aushang oder eine Rundmail an alle?
Nein. Die Mitwirkungsobliegenheit gilt pro Person. Verlangt wird eine individuelle Aufforderung, die den konkreten Resturlaub dieses Beschäftigten benennt, das Verfallsdatum nennt und rechtzeitig genug kommt, dass der Urlaub auch noch genommen werden kann. Ein allgemeiner Hinweis im Mitarbeiterhandbuch oder am schwarzen Brett genügt nicht.
Verjähren alte Urlaubsansprüche nach drei Jahren?
Nur, wenn der Arbeitgeber seine Hinweispflicht erfüllt hat. Das Bundesarbeitsgericht hat am 20. Dezember 2022 (9 AZR 266/20) entschieden, dass die dreijährige Verjährungsfrist nach § 195 BGB nicht am Ende des Urlaubsjahres beginnt, sondern erst am Ende des Jahres, in dem der Arbeitgeber aufgefordert und belehrt hat. Wer nie hingewiesen hat, bei dem beginnt die Frist nie zu laufen.
Was gilt bei einem Mitarbeiter, der lange krank ist?
Hier greift die Fünfzehn-Monats-Frist: Der Urlaub verfällt 15 Monate nach Ende des Urlaubsjahres. War der Beschäftigte das ganze Jahr durchgehend arbeitsunfähig, gilt das auch ohne Hinweis. Hat er im Jahr zunächst gearbeitet und ist erst später erkrankt, verfällt der Urlaub aus der Arbeitsphase nur, wenn der Arbeitgeber in dieser Zeit aufgefordert und belehrt hat (BAG, 20. Dezember 2022, 9 AZR 245/19).
Wann sollte die Aufforderung verschickt werden?
Das Gesetz nennt keine Frist, die Rechtsprechung verlangt Rechtzeitigkeit. Anfang Oktober ist ein guter Termin, weil dann noch ein volles Quartal für die Urlaubsplanung bleibt. Eine Aufforderung Ende Dezember, bei der noch zwei Wochen Resturlaub offen sind, erfüllt die Anforderung nicht, weil sie den Beschäftigten faktisch nicht mehr in die Lage versetzt, den Urlaub zu nehmen.
Wer muss beweisen, dass der Hinweis erfolgt ist?
Der Arbeitgeber. Wer den Zugang der Aufforderung nicht belegen kann, wird behandelt, als hätte er nicht aufgefordert, mit der Folge, dass der Urlaub nicht verfallen ist. Deshalb gehört zu jedem Hinweis ein Nachweis: E-Mail mit Bestätigung, Vermerk in der Personalakte oder eine dokumentierte Bestätigung im HR-System.
Urlaubsrückstände aufräumen?
Wir sehen uns die offenen Ansprüche im Bestand an, schätzen das Risiko und richten den jährlichen Hinweisprozess so ein, dass er ohne Nachdenken läuft.
