Wer lange krank ist, sammelt weiter Urlaub an. Er verfällt frühestens 15 Monate nach Ende des Urlaubsjahres, und ohne deinen Hinweis oft gar nicht: immer dann, wenn der Mitarbeiter im Jahr vor der Erkrankung noch gearbeitet hat. Scheidet er aus, wird alles Offene abgegolten.
Ein Mitarbeiter fällt im Frühjahr aus und kommt nicht wieder, erst Monate, dann Jahre. In der Personalakte steht die Arbeitsunfähigkeit, im Urlaubskonto steht oft gar nichts mehr, weil niemand weiß, ob da noch etwas zu führen ist. Spätestens beim Ausscheiden stellt sich die Frage, wie viel Urlaub offen ist, und die Antwort ist fast immer höher als erwartet.
Die Grundregeln zum Verfall und zur Hinweispflicht stehen in unserem Beitrag Urlaubsverfall: die Pflicht, an der es fast immer scheitert. Hier geht es um den Sonderfall, der eigene Fristen hat: Beschäftigte, die so lange krank sind, dass sie ihren Urlaub gar nicht nehmen können.
Entsteht Urlaub auch während der Krankheit?
Ja, und zwar in voller Höhe. Das Bundesurlaubsgesetz knüpft den Anspruch an das bestehende Arbeitsverhältnis, nicht an geleistete Arbeit. Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt 24 Werktage im Jahr (§ 3 Abs. 1 BUrlG), bei einer Fünf-Tage-Woche sind das 20 Arbeitstage. Er entsteht am 1. Januar jedes Jahres neu, auch wenn der Beschäftigte an diesem Tag und an allen folgenden krank ist.
Eine Kürzung wegen Krankheit kennt das Gesetz nicht. Das unterscheidet die Krankheit von der Elternzeit, für die § 17 Abs. 1 BEEG eine Kürzung um ein Zwölftel je vollem Kalendermonat ausdrücklich erlaubt. Selbst wer eine befristete Erwerbsminderungsrente bezieht und deshalb ruhend gestellt ist, erwirbt weiter Urlaub (BAG, Urteil vom 7. August 2012, 9 AZR 353/10).
Krank im Urlaub ist etwas anderes. Erkrankt jemand während eines genehmigten Urlaubs, werden die durch ärztliches Attest nachgewiesenen Krankheitstage nicht auf den Urlaub angerechnet (§ 9 BUrlG). Die Tage bleiben im Konto. Was du bei Attest und Meldepflicht verlangen darfst, steht in unserem Beitrag zur Krankmeldung.
Wann verfällt der Urlaub? Die 15-Monats-Frist
Nach dem Wortlaut von § 7 Abs. 3 BUrlG wäre die Sache einfach: Urlaub ist im Kalenderjahr zu nehmen, bei Krankheit darf er übertragen werden, dann aber nur bis zum 31. März des Folgejahres. Bis 2009 verfiel der Urlaub langzeiterkrankter Beschäftigter genau an diesem Tag.
Dann entschied der Europäische Gerichtshof, dass Urlaub nicht verfallen darf, wenn jemand ihn wegen Krankheit nie nehmen konnte (EuGH, Urteil vom 20. Januar 2009, C-350/06, Schultz-Hoff). Das Bundesarbeitsgericht folgte noch im selben Jahr. Die Folge war für zwei Jahre ein Anspruch ohne Ende: Wer fünf Jahre krank war, brachte fünf Jahresurlaube mit.
Diese Lücke hat der EuGH 2011 wieder geschlossen. Ein Übertragungszeitraum von 15 Monaten nach Ende des Urlaubsjahres sei mit dem Unionsrecht vereinbar (EuGH, Urteil vom 22. November 2011, C-214/10, KHS). Das Bundesarbeitsgericht liest § 7 Abs. 3 BUrlG seitdem so: Bei durchgehender Arbeitsunfähigkeit verfällt der Urlaub mit Ablauf des 31. März des übernächsten Jahres (BAG, 9 AZR 353/10).
| Urlaubsjahr | Regulärer Übertrag bis | Verfall bei Langzeiterkrankung frühestens |
|---|---|---|
| 2024 | 31. März 2025 | 31. März 2026 (abgelaufen) |
| 2025 | 31. März 2026 | 31. März 2027 |
| 2026 | 31. März 2027 | 31. März 2028 |
| 2027 | 31. März 2028 | 31. März 2029 |
Das Wort „frühestens“ in der Tabelle ist kein Zufall. Die 15 Monate sind eine Obergrenze für den Fall, dass der Arbeitgeber nichts hätte tun können. Sobald er etwas hätte tun können, kommt die Hinweispflicht dazu.
Gilt die Hinweispflicht auch bei Krankheit?
Seit 2022 ja, mit einer klaren Unterscheidung. Der EuGH hat entschieden, dass auch die 15-Monats-Frist nur läuft, wenn der Arbeitgeber den Beschäftigten rechtzeitig in die Lage versetzt hat, den Urlaub zu nehmen, soweit das vor der Erkrankung möglich war (EuGH, Urteil vom 22. September 2022, C-518/20 und C-727/20, Fraport). Das Bundesarbeitsgericht hat das übernommen (BAG, Urteil vom 20. Dezember 2022, 9 AZR 245/19).
Für die Praxis ergeben sich daraus vier Lagen. Entscheidend ist, wann die Arbeitsunfähigkeit begann und ob sie bis zum Ende der 15 Monate durchgehend bestand.
| Lage im Urlaubsjahr | Hinweis erteilt? | Folge |
|---|---|---|
| Ab 1. Januar durchgehend krank, bis 31. März des übernächsten Jahres | egal | Verfall nach 15 Monaten |
| Erst gearbeitet, dann durchgehend krank | ja, rechtzeitig vor der Erkrankung | Verfall nach 15 Monaten |
| Erst gearbeitet, dann durchgehend krank | nein | kein Verfall, der Urlaub bleibt |
| Krankheit endet vor Ablauf der 15 Monate | nach der Rückkehr nötig | Verfall nur nach neuem Hinweis |
Die dritte Zeile ist der teure Normalfall. Kaum jemand ist ab dem 1. Januar krank. Wer im Mai ausfällt, hatte vier Monate, in denen er Urlaub hätte nehmen können, und in diesen vier Monaten hätte der Hinweis kommen müssen. Die meisten Arbeitgeber verschicken ihn im Herbst, und dann ist er für diesen Mitarbeiter zu spät.
Ein Hinweis während der Krankheit hilft nicht. Er soll den Beschäftigten in die Lage versetzen, Urlaub zu nehmen, und das kann er nur, wenn der Beschäftigte arbeitsfähig ist. Wer den Hinweis bisher jeden Oktober verschickt, sollte ihn deshalb an den Jahresanfang verlegen, zusätzlich oder statt des Herbsttermins.
Ein Beispiel mit Zahlen
Ein Mitarbeiter hat 30 Urlaubstage im Jahr, davon 20 gesetzlich und 10 vertraglich, bei einer Fünf-Tage-Woche und 4.000 Euro Monatsgehalt. Von Januar bis April 2025 arbeitet er und nimmt 5 Tage Urlaub. Ab dem 2. Mai 2025 ist er durchgehend krank, bis heute. Einen individuellen Hinweis auf den Verfall hat er vor Mai 2025 nicht bekommen.
| Urlaubsjahr | Offen | Was mit dem Urlaub passiert |
|---|---|---|
| 2025 | 25 Tage | Kein Verfall am 31. März 2027: Er hat 2025 gearbeitet, der Hinweis fehlte |
| 2026 | 30 Tage | Verfällt am 31. März 2028, wenn die Krankheit bis dahin durchgehend andauert |
| Summe Ende 2026 | 55 Tage |
Endet das Arbeitsverhältnis zum 31. Dezember 2026, sind alle 55 Tage abzugelten. Der Tagessatz richtet sich nach dem Durchschnittsverdienst der letzten 13 Wochen (§ 11 Abs. 1 BUrlG). Dass der Mitarbeiter in dieser Zeit Krankengeld statt Gehalt bekam, senkt ihn nicht, weil Verdienstkürzungen durch Arbeitsausfall außer Betracht bleiben. Gerechnet: 4.000 Euro mal 3 Monate durch 65 Arbeitstage ergibt 184,62 Euro je Tag. Mal 55 Tage sind das rund 10.150 Euro brutto, dazu die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung.
Hat der Arbeitsvertrag eine wirksame Verfallsklausel für den Mehrurlaub (dazu weiter unten), fallen die 10 vertraglichen Tage aus 2025 heraus, und es bleiben 45 Tage. Ohne eine solche Klausel gilt für den Mehrurlaub dasselbe wie für den gesetzlichen Urlaub.
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Was gilt, wenn der Mitarbeiter zurückkommt?
Mit der Rückkehr endet der Sonderfall. Der Urlaub, der noch nicht verfallen ist, kommt zum laufenden Jahresurlaub hinzu und folgt ab jetzt den normalen Regeln: nehmen im Kalenderjahr, Übertrag bis 31. März nur mit Grund, Verfall nur nach Hinweis.
Daraus folgen drei Schritte, die du innerhalb der ersten Wochen nach der Rückkehr erledigen solltest:
- Resturlaub feststellen. Je Urlaubsjahr, mit der Frage, ob er schon verfallen ist. Die Zahl gehört in das Schreiben und muss stimmen.
- Auffordern und belehren. Individuell, mit allen offenen Tagen und dem Datum, zu dem sie verfallen. Die Anforderungen an den Hinweis sind dieselben wie sonst auch, nachzulesen im Beitrag zur Hinweispflicht.
- Den Urlaub einplanen. Ein Rückkehrer mit 50 offenen Tagen nimmt sie nicht von selbst. Plane sie im Gespräch ein, etwa im Rahmen des Eingliederungsmanagements, das nach sechs Wochen Arbeitsunfähigkeit innerhalb eines Jahres ohnehin anzubieten ist (§ 167 Abs. 2 SGB IX).
Eine stufenweise Wiedereingliederung nach dem Hamburger Modell (§ 74 SGB V) zählt noch nicht als Rückkehr. Der Beschäftigte gilt in dieser Phase weiter als arbeitsunfähig, Urlaub kannst du ihm währenddessen nicht gewähren. Der Hinweis gehört deshalb an das Ende der Wiedereingliederung, nicht an ihren Anfang.
Was gilt, wenn er während der Krankheit ausscheidet?
Endet das Arbeitsverhältnis, wird der Urlaub, der bis dahin nicht verfallen ist, in Geld abgegolten (§ 7 Abs. 4 BUrlG). Das gilt unabhängig davon, ob der Beschäftigte arbeitsfähig ist, und unabhängig davon, wie er ausscheidet: Kündigung, Aufhebungsvertrag, Ablauf einer Befristung oder Übergang in die dauerhafte Erwerbsminderungsrente.
Mit dem Ende des Arbeitsverhältnisses ändert der Anspruch seinen Charakter. Die Abgeltung ist ein reiner Geldanspruch und unterliegt nicht mehr der 15-Monats-Frist (BAG, Urteil vom 19. Juni 2012, 9 AZR 652/10). Sie verjährt in drei Jahren, gerechnet ab Ende des Jahres, in dem das Arbeitsverhältnis endet, und zwar auch dann, wenn du vorher nie hingewiesen hast (BAG, Urteil vom 31. Januar 2023, 9 AZR 456/20). Vertragliche und tarifliche Ausschlussfristen können ihn früher abschneiden.
Kein Verzicht im Aufhebungsvertrag. Solange das Arbeitsverhältnis besteht, kann niemand auf den gesetzlichen Mindesturlaub verzichten, auch nicht in einem gerichtlichen Vergleich (§ 13 Abs. 1 S. 3 BUrlG; BAG, Urteil vom 3. Juni 2025, 9 AZR 104/24). Der Fall dort war genau dieser: ein durchgehend kranker Betriebsleiter, eine Abfindung von 10.000 Euro und der Satz, Urlaubsansprüche seien in Natur gewährt. Die Abgeltung war trotzdem zu zahlen. Was in einen Aufhebungsvertrag stattdessen gehört, ist eine ehrliche Zahl.
Stirbt der Beschäftigte während der Krankheit, geht der Anspruch auf Abgeltung auf die Erben über (EuGH, Urteil vom 6. November 2018, C-569/16 und C-570/16, Bauer und Broßonn; BAG, Urteil vom 22. Januar 2019, 9 AZR 45/16).
Die Abgeltung ist Arbeitsentgelt, sie wird versteuert und ist beitragspflichtig. Wie sie in der Austrittsabrechnung steht und welche Fehler dort passieren, beschreibt Lohnklar im Beitrag Urlaubsabgeltung und Resturlaub beim Ausscheiden.
Was der Arbeitsvertrag beim Mehrurlaub regeln darf
Alles bis hierher gilt zwingend nur für den gesetzlichen Mindesturlaub. Für Urlaubstage darüber hinaus, also vertraglichen oder tariflichen Mehrurlaub, dürfen Arbeitgeber und Beschäftigte nach ständiger Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts eigene Regeln treffen, etwa dass der Mehrurlaub bei Krankheit am 31. März des Folgejahres verfällt.
Das funktioniert aber nur, wenn der Vertrag den Mehrurlaub erkennbar vom gesetzlichen Urlaub trennt und für ihn eine eigene Verfallsregel nennt. Ein Satz wie „Der Arbeitnehmer erhält 30 Tage Urlaub im Jahr“ trennt nichts. Dann folgen alle 30 Tage den Regeln für den Mindesturlaub, einschließlich 15-Monats-Frist und Hinweispflicht.
Ob die Klausel im eigenen Vertragsmuster trägt, lohnt einen Blick, bevor der erste Langzeitfall abgerechnet wird.
Was du vor dem Jahresende prüfen solltest
Für die meisten Unternehmen ist jetzt der richtige Zeitpunkt, die Langzeitfälle durchzugehen. Am 1. Januar entsteht der nächste Jahresurlaub, und am 31. März 2027 verfällt der Urlaub aus 2025 bei allen, die seit Anfang 2025 durchgehend krank sind.
- Liste der Langzeiterkrankten. Alle Beschäftigten, die länger als sechs Wochen am Stück arbeitsunfähig sind, mit Beginn der Arbeitsunfähigkeit.
- Offener Urlaub je Person und Jahr. Getrennt nach gesetzlich und vertraglich, wenn der Vertrag den Mehrurlaub eigens regelt.
- Hinweis vor Beginn der Krankheit? Für jedes Urlaubsjahr, in dem die Person vor der Erkrankung gearbeitet hat. Fehlt der Nachweis, bleibt dieser Urlaub bestehen.
- Rückstellung. Offener Urlaub ist eine Verbindlichkeit, auch wenn niemand ihn nimmt. Spätestens beim Ausscheiden wird er zu Geld.
- Hinweistermin verlegen. Ein Hinweis im Januar erreicht auch die, die im Frühjahr ausfallen. Der Oktobertermin erreicht sie nicht.
Häufige Fragen
Entsteht Urlaub auch, wenn ein Mitarbeiter das ganze Jahr krank ist?
Ja. Der Urlaubsanspruch nach dem Bundesurlaubsgesetz setzt keine Arbeitsleistung voraus, nur ein bestehendes Arbeitsverhältnis. Der gesetzliche Mindesturlaub von 24 Werktagen (§ 3 Abs. 1 BUrlG), bei einer Fünf-Tage-Woche 20 Arbeitstage, entsteht auch in einem Jahr, in dem der Beschäftigte keinen Tag gearbeitet hat. Eine Kürzung wegen Krankheit sieht das Gesetz nicht vor.
Wann verfällt der Urlaub bei einer Langzeiterkrankung?
Frühestens 15 Monate nach Ende des Urlaubsjahres, also mit Ablauf des 31. März des übernächsten Jahres. Der Urlaub aus 2025 verfällt danach am 31. März 2027, der aus 2026 am 31. März 2028. Ohne Hinweis des Arbeitgebers gilt das aber nur, wenn der Beschäftigte ab Beginn des Urlaubsjahres bis zum Ende der 15 Monate durchgehend arbeitsunfähig war (EuGH C-518/20 und C-727/20, BAG 9 AZR 245/19).
Muss ich einen kranken Mitarbeiter auf den Verfall hinweisen?
Für die Zeit, in der er arbeitet, ja. Hat der Beschäftigte im Urlaubsjahr zunächst gearbeitet und ist erst später erkrankt, verfällt der Urlaub nach 15 Monaten nur, wenn du ihn vor Beginn der Arbeitsunfähigkeit rechtzeitig aufgefordert und belehrt hast. Kehrt er zurück, brauchst du einen neuen Hinweis, der alle offenen Tage nennt, auch die aus den Vorjahren.
Was passiert mit dem Urlaub, wenn ein langzeiterkrankter Mitarbeiter ausscheidet?
Der Urlaub, der zum Ende des Arbeitsverhältnisses noch nicht verfallen ist, wird abgegolten (§ 7 Abs. 4 BUrlG). Der Abgeltungsanspruch ist ein reiner Geldanspruch und unterliegt nicht mehr der 15-Monats-Frist (BAG, 19. Juni 2012, 9 AZR 652/10). Er verjährt in drei Jahren ab Ende des Jahres, in dem das Arbeitsverhältnis endet, auch ohne vorherigen Hinweis (BAG, 31. Januar 2023, 9 AZR 456/20).
Kann der Mitarbeiter im Aufhebungsvertrag auf den Urlaub verzichten?
Auf den gesetzlichen Mindesturlaub nicht, solange das Arbeitsverhältnis besteht, auch nicht in einem gerichtlichen Vergleich (§ 13 Abs. 1 S. 3 BUrlG, BAG, 3. Juni 2025, 9 AZR 104/24). Der Fall dort betraf genau diese Lage: ein durchgehend erkrankter Beschäftigter, eine Abfindung und eine Klausel, nach der Urlaubsansprüche in Natur gewährt seien. Die Abgeltung musste trotzdem gezahlt werden.
Langzeitfälle sauber auflösen?
Wir gehen die Fälle mit dir durch, rechnen den offenen Urlaub je Jahr nach, schätzen die Abgeltung und stellen den Hinweisprozess so um, dass er auch die erreicht, die im Frühjahr ausfallen.
