Fluktuation, Time-to-hire, Krankenquote: welche HR-Kennzahlen für KMU wirklich aussagekräftig sind und wie du diese ohne teure Software trackst. Grundlagen zum Arbeitsrecht beim BMAS.
„Was ich nicht messen kann, kann ich nicht steuern", dieser Satz trifft auf HR genauso zu wie auf Vertrieb oder Finanzen. Trotzdem ist HR-Controlling in den meisten KMU nicht vorhanden. Nicht, weil es unwichtig wäre, sondern weil niemand weiß, wo man anfangen soll.
Dieser Artikel zeigt, welche vier bis fünf Kennzahlen wirklich wichtig sind, und wie man sie mit einfachen Mitteln trackt, ohne teure Software oder einen HR-Analytics-Spezialisten.
Warum HR-Controlling für KMU wichtig ist
HR-Controlling klingt nach Konzern. Aber die Fragen, die es beantwortet, sind auch für ein 25-Personen-Unternehmen relevant: Verlassen uns gute Leute? Dauert Recruiting zu lange? Sind wir krank überdurchschnittlich oft? Rechtsgrundlage: DSGVO.
Ohne Daten beantwortet man diese Fragen nach Bauchgefühl. Und Bauchgefühl täuscht: Wer keine Fluktuationsrate berechnet hat, unterschätzt sie fast immer. Wer keine Time-to-hire misst, merkt nicht, wie viel Geld eine unbesetzte Stelle kostet.
Das Ziel ist nicht ein Dashboard mit 40 KPIs. Das Ziel ist eine Handvoll Zahlen, die regelmäßig betrachtet werden und bei Auffälligkeiten den Blick schärfen.
1. Fluktuationsrate
Die Fluktuationsrate misst, wie viele Mitarbeiter das Unternehmen in einem bestimmten Zeitraum verlassen haben.
Formel: (Anzahl Abgänge ÷ Durchschnittliche Mitarbeiterzahl) × 100
Beispiel: 4 Abgänge in einem Jahr bei durchschnittlich 30 Mitarbeitern = 13,3 %
Was ist gut, was ist schlecht?
Es gibt keine universelle Benchmark, sie variiert stark nach Branche. Als grobe Orientierung:
| Fluktuation | Bewertung |
|---|---|
| Unter 10 % | Gut, gesunde Stabilität |
| 10–15 % | Akzeptabel, im Auge behalten |
| 15–25 % | Erhöht, Ursachen analysieren |
| Über 25 % | Kritisch, sofortige Analyse nötig |
Wichtiger als die absolute Zahl: Wer geht? Wenn die Besten gehen und die Durchschnittlichen bleiben, ist das ein viel gravierenderes Signal als eine hohe Gesamtrate in einem Wachstumsunternehmen mit viel Junior-Personal.
Tipp: Fluktuation nach Abteilung und nach Beschäftigungsdauer aufschlüsseln. Hohe Fluktuation bei kurzer Betriebszugehörigkeit (unter 12 Monate) deutet auf Onboarding-Probleme hin. Hohe Fluktuation in einer spezifischen Abteilung deutet auf Führungsprobleme hin.
2. Time-to-hire
Time-to-hire misst die Dauer vom Zeitpunkt der Stellenausschreibung bis zur Vertragsunterzeichnung.
Formel: Datum Vertragsunterzeichnung − Datum Stellenausschreibung
Warum das wichtig ist: Jede Woche, in der eine Stelle unbesetzt ist, kostet Geld. Entweder durch fehlende Produktivität oder durch Mehrbelastung der vorhandenen Kollegen (die dann selbst abwandern könnten).
Als Orientierung: Eine Time-to-hire von 4–6 Wochen gilt für die meisten Stellen als gut. Über 8 Wochen sollte man den Recruiting-Prozess analysieren.
Wo verliert man Zeit?
Die meisten Unternehmen verlieren Zeit an drei Stellen:
- Zu lange bis zur ersten Rückmeldung an Kandidaten
- Zu viele Gesprächsrunden ohne klaren Mehrwert
- Interne Entscheidungsprozesse, die keine Deadline haben
3. Krankenquote
Die Krankenquote zeigt, wie viele der verfügbaren Arbeitstage durch Krankheit ausgefallen sind.
Formel: (Krankheitstage ÷ Soll-Arbeitstage) × 100
Der bundesweite Durchschnitt liegt bei etwa 5–6 % (ca. 13–15 Krankheitstage pro Mitarbeiter und Jahr). Werte deutlich darüber sind ein Signal, für Überlastung, schlechte Führung, Unzufriedenheit oder gesundheitliche Belastungen im Job.
Wichtig: Die Krankenquote ist ein Indikator, kein Beweis. Wer eine hohe Krankenquote sieht, sollte zuerst Gespräche führen, nicht sofort sanktionieren. Die Ursachen sind vielfältig.
Für die Berechnung der Krankenquote sind die Daten aus der Lohnabrechnung essentiell, Fehltage werden dort ohnehin erfasst. Ein guter Lohnabrechnungsdienstleister wie Lohnklar kann diese Auswertungen auf Wunsch bereitstellen.
4. Onboarding-Erfolgsrate
Die Onboarding-Erfolgsrate misst, wie viele neu eingestellte Mitarbeiter nach 6 Monaten noch im Unternehmen sind.
Formel: (Mitarbeiter nach 6 Monaten noch im Unternehmen ÷ Einstellungen im gleichen Zeitraum) × 100
Zielwert: mindestens 85–90 %. Wenn 1 von 5 Neueinstellungen in den ersten 6 Monaten wieder geht, ist das ein deutliches Signal für Onboarding-Probleme.
Diese Kennzahl ist besonders wertvoll, weil sie direkt auf Maßnahmen hinweist: Wer Frühfluktuation sieht, sollte den Onboarding-Prozess analysieren. Wer keinen hat, sollte einen aufbauen. Mehr dazu im Artikel „Remote-Onboarding: So klappt es wirklich".
5. Personalkostenquote
Die Personalkostenquote setzt die gesamten Personalkosten ins Verhältnis zum Umsatz.
Formel: (Gesamte Personalkosten ÷ Umsatz) × 100
Was „normal" ist, hängt stark von der Branche ab: Dienstleistungsunternehmen haben typischerweise 40–70 %, produzierende Unternehmen eher 20–35 %.
Wichtiger als der absolute Wert ist die Entwicklung: Steigt die Personalkostenquote, obwohl der Umsatz stabil ist? Dann werden entweder zu viele Leute eingestellt, oder die Produktivität sinkt.
Die Daten für diese Kennzahl kommen direkt aus der Lohnabrechnung und dem Finanz-Controlling. Wer beides im Griff hat, kann diese KPI leicht berechnen.
Wie man trackt ohne teure Software
Für diese fünf Kennzahlen braucht es keine HR-Analytics-Plattform. Eine einfache Google-Tabelle oder ein Excel-Sheet reicht, wenn sie konsequent gepflegt wird.
Minimal-Setup: HR-Dashboard in einer Tabelle
- Blatt 1 – Mitarbeiterliste: Name, Eintrittsdatum, Austrittsdatum (wenn relevant), Abteilung
- Blatt 2 – Recruiting-Tracker: Stelle, Ausschreibungsdatum, Einstellungsdatum, Time-to-hire
- Blatt 3 – Krankheitstage: Monatliche Erfassung pro Mitarbeiter (wird aus der Lohnabrechnung übertragen)
- Blatt 4 – Kennzahlen-Dashboard: Automatische Berechnung aller KPIs auf Basis der drei anderen Blätter
Das Setup dauert einen halben Tag. Die laufende Pflege pro Monat: 30–60 Minuten.
Für Unternehmen, die HR-Controlling systematisch einführen wollen, bietet HRklar Unterstützung, von der Kennzahlen-Definition bis zum Excel-Template. Und wer auch die HR-Software-Frage klären möchte: Hier geht's zu unserer HR-Software-Beratung.
Fazit
HR-Controlling für KMU muss nicht komplex sein. Fünf Kennzahlen, Fluktuation, Time-to-hire, Krankenquote, Onboarding-Erfolgsrate und Personalkostenquote, geben einen guten Überblick über den Zustand der HR-Funktion.
Wer diese Zahlen regelmäßig betrachtet, nicht täglich, aber quartalsweise, merkt Probleme früher. Und früh gemerktes Problem ist halb gelöstes Problem.
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