Fluktuation, Time-to-hire, Krankenquote: welche fünf HR-Kennzahlen ein KMU braucht und wie du sie ohne teure Software in einer einfachen Tabelle erfasst. Grundlagen zum Arbeitsrecht beim BMAS.
„Was ich nicht messen kann, kann ich nicht steuern.“ Der Satz gilt für HR wie für Vertrieb oder Finanzen. Trotzdem haben die meisten KMU kein HR-Controlling, meist weil niemand weiß, wo man anfangen soll.
Für den Anfang reichen fünf Kennzahlen. Du kannst sie in einer Tabelle erfassen und brauchst dafür weder teure Software noch einen HR-Analytics-Spezialisten.
Warum HR-Controlling für KMU wichtig ist
HR-Controlling klingt nach Konzern. Aber die Fragen, die es beantwortet, sind auch für ein 25-Personen-Unternehmen relevant: Verlassen uns gute Leute? Dauert Recruiting zu lange? Sind wir öfter krank als andere? Weil du dafür Personaldaten auswertest, gilt der Datenschutz. Rechtsgrundlage: DSGVO.
Ohne Daten beantwortest du diese Fragen nach Bauchgefühl, und das täuscht: Wer keine Fluktuationsrate berechnet hat, unterschätzt sie fast immer. Wer keine Time-to-hire misst, merkt nicht, wie viel Geld eine unbesetzte Stelle kostet.
Du brauchst kein Dashboard mit 40 KPIs. Eine Handvoll Zahlen reicht, wenn du sie regelmäßig ansiehst und bei Ausreißern nachfragst.
1. Fluktuationsrate
Die Fluktuationsrate misst, wie viele Mitarbeiter das Unternehmen in einem bestimmten Zeitraum verlassen haben.
Formel: (Anzahl Abgänge ÷ Durchschnittliche Mitarbeiterzahl) × 100
Beispiel: 4 Abgänge in einem Jahr bei durchschnittlich 30 Mitarbeitern = 13,3 %
Was ist gut, was ist schlecht?
Einen allgemeinen Richtwert gibt es nicht, die Werte schwanken stark nach Branche. Als grobe Orientierung:
| Fluktuation | Bewertung |
|---|---|
| Unter 10 % | Gut, gesunde Stabilität |
| 10–15 % | Akzeptabel, im Auge behalten |
| 15–25 % | Erhöht, Ursachen analysieren |
| Über 25 % | Kritisch, sofortige Analyse nötig |
Wichtiger als die Zahl ist, wer geht. Gehen die Besten und die Durchschnittlichen bleiben, wiegt das schwerer als eine hohe Gesamtrate in einem Wachstumsunternehmen mit vielen Berufseinsteigern.
Tipp: Fluktuation nach Abteilung und nach Beschäftigungsdauer aufschlüsseln. Hohe Fluktuation bei kurzer Betriebszugehörigkeit (unter 12 Monate) deutet auf Onboarding-Probleme hin. Hohe Fluktuation in einer spezifischen Abteilung deutet auf Führungsprobleme hin.
2. Time-to-hire
Time-to-hire misst die Dauer vom Zeitpunkt der Stellenausschreibung bis zur Vertragsunterzeichnung.
Formel: Datum Vertragsunterzeichnung − Datum Stellenausschreibung
Jede Woche, in der eine Stelle unbesetzt ist, kostet Geld. Entweder bleibt Arbeit liegen, oder die Kollegen übernehmen sie und gehen im schlimmsten Fall selbst.
Als Orientierung: Eine Time-to-hire von 4–6 Wochen gilt für die meisten Stellen als gut. Dauert es länger als 8 Wochen, sieh dir den Recruiting-Prozess genauer an.
Wo verliert man Zeit?
Die meisten Unternehmen verlieren Zeit an drei Stellen:
- Zu lange bis zur ersten Rückmeldung an Kandidaten
- Gesprächsrunden, die nichts Neues bringen
- Interne Entscheidungen ohne Frist
Wo steht eure HR gerade?
Zehn Fragen, fünf Minuten, danach eine Einordnung in eine von fünf Stufen mit konkreten Empfehlungen. Ohne Anmeldung, ohne E-Mail-Adresse.
3. Krankenquote
Die Krankenquote zeigt, wie viele der verfügbaren Arbeitstage durch Krankheit ausgefallen sind.
Formel: (Krankheitstage ÷ Soll-Arbeitstage) × 100
Der bundesweite Durchschnitt liegt bei etwa 5–6 % (ca. 13–15 Krankheitstage pro Mitarbeiter und Jahr). Liegt dein Wert deutlich darüber, kann das an Überlastung, schlechter Führung, Unzufriedenheit oder gesundheitlichen Belastungen im Job liegen.
Wichtig: Eine hohe Krankenquote zeigt dir, wo du nachfragen solltest. Beweisen kann sie nichts. Führ zuerst Gespräche, bevor du irgendetwas sanktionierst, denn hinter derselben Zahl stecken ganz verschiedene Ursachen.
Die Daten für die Krankenquote holst du aus der Lohnabrechnung, dort sind die Fehltage ohnehin erfasst. Ein Abrechnungsdienstleister wie Lohnklar kann dir diese Auswertung auf Wunsch liefern.
4. Onboarding-Erfolgsrate
Die Onboarding-Erfolgsrate misst, wie viele neu eingestellte Mitarbeiter nach 6 Monaten noch im Unternehmen sind.
Formel: (Mitarbeiter nach 6 Monaten noch im Unternehmen ÷ Einstellungen im gleichen Zeitraum) × 100
Zielwert: mindestens 85–90 %. Wenn 1 von 5 Neueinstellungen in den ersten 6 Monaten wieder geht, ist das ein deutliches Signal für Onboarding-Probleme.
Aus dieser Kennzahl folgt die Maßnahme gleich mit: Siehst du Frühfluktuation, nimm dir den Onboarding-Prozess vor. Hast du keinen, bau einen auf. Mehr dazu im Artikel „Remote-Onboarding: So klappt der Start aus der Ferne".
5. Personalkostenquote
Die Personalkostenquote setzt die gesamten Personalkosten ins Verhältnis zum Umsatz.
Formel: (Gesamte Personalkosten ÷ Umsatz) × 100
Was normal ist, hängt von der Branche ab: Dienstleister liegen meist bei 40–70 %, produzierende Unternehmen eher bei 20–35 %.
Wichtiger als der absolute Wert ist die Entwicklung: Steigt die Personalkostenquote, obwohl der Umsatz stabil ist? Dann stellst du entweder zu viele Leute ein, oder die Produktivität sinkt.
Die Daten liefern Lohnabrechnung und Finanz-Controlling. Hast du beide im Griff, ist die Kennzahl schnell gerechnet.
Erfassen ohne teure Software
Für diese fünf Kennzahlen brauchst du keine HR-Analytics-Plattform. Eine Google-Tabelle oder ein Excel-Sheet reicht, solange jemand sie jeden Monat pflegt.
Minimal-Setup: HR-Dashboard in einer Tabelle
- Blatt 1, Mitarbeiterliste: Name, Eintrittsdatum, Austrittsdatum (wenn relevant), Abteilung
- Blatt 2, Recruiting-Tracker: Stelle, Ausschreibungsdatum, Einstellungsdatum, Time-to-hire
- Blatt 3, Krankheitstage: Monatliche Erfassung pro Mitarbeiter (wird aus der Lohnabrechnung übertragen)
- Blatt 4, Kennzahlen-Dashboard: Automatische Berechnung aller KPIs auf Basis der drei anderen Blätter
Das Setup dauert einen halben Tag. Die laufende Pflege pro Monat: 30–60 Minuten.
Willst du HR-Controlling fest einführen, legen wir mit dir die Kennzahlen fest und bauen das Excel-Template. Steht auch die Frage nach einer HR-Software an: Zur HR-Software-Beratung.
Fazit
HR-Controlling im KMU kommt mit fünf Kennzahlen aus: Fluktuation, Time-to-hire, Krankenquote, Onboarding-Erfolgsrate und Personalkostenquote. Zusammen zeigen sie dir, wie es um deine Personalarbeit steht.
Sieh sie dir einmal im Quartal an. Dann merkst du Probleme, solange sie noch klein sind und sich mit einem Gespräch lösen lassen.
Häufige Fragen
Welche Kennzahlen braucht ein KMU für den Anfang?
Drei reichen für den Anfang: die Fluktuationsrate, weil sie am meisten über Bindung und Kosten aussagt, die Krankheitsquote als Frühindikator für Belastung, und die Dauer bis zur Besetzung offener Stellen. Wer mehr erhebt, bevor diese drei stabil gemessen werden, produziert Zahlen ohne Konsequenz.
Braucht man dafür eine HR-Software?
Nein, für den Einstieg genügt eine gepflegte Tabelle. Entscheidend ist, dass die Definition gleich bleibt: Wer zählt als Austritt, welcher Bestand ist die Bezugsgröße, wird monatlich oder jährlich gerechnet. Eine Kennzahl, deren Berechnung sich zwischendurch ändert, ist im Zeitverlauf wertlos.
Wie oft sollte ausgewertet werden?
Monatlich erheben, quartalsweise besprechen. Die monatliche Erhebung sorgt dafür, dass die Daten gepflegt bleiben, die quartalsweise Besprechung verhindert, dass aus normalen Schwankungen Maßnahmen abgeleitet werden. Eine einzelne Kündigung in einem Zehnpersonenteam hebt die Fluktuationsquote um zehn Punkte, ohne dass etwas passiert wäre.
HR-Controlling einführen?
Wir legen mit dir die passenden Kennzahlen fest und bauen ein Excel-Dashboard, das dein Team im Alltag pflegen kann.
