Dienstrad 2026: wie die 0,25-%-Regel funktioniert, wer die Leasingrate trägt, was das Rad den Arbeitgeber kostet und was in den Überlassungsvertrag gehört.
Eine Mitarbeiterin fragt, ob sie ihr E-Bike über die Firma leasen kann? Nach dem Dienstwagen ist das Firmenrad für viele Unternehmen der attraktivste Mobilitätsbenefit. Bevor du zusagst, solltest du die Steuerregel, die zwei Modelle und die Abrechnung kennen.
Was ist ein Dienstrad?
Ein Dienstrad (auch: Firmenrad oder Fahrrad-Leasing) funktioniert ähnlich wie ein Dienstwagen-Leasing. Der Arbeitgeber least ein Fahrrad oder E-Bike über einen spezialisierten Leasinganbieter und überlässt es dem Arbeitnehmer zur dienstlichen und privaten Nutzung.
Eine Steuerregel, die bis mindestens 31. Dezember 2030 gilt, setzt den geldwerten Vorteil aus der privaten Nutzung eines Dienstrades deutlich niedriger an als beim Auto.
Der Steuervorteil: 0,25 % statt 1 %
Für die private Nutzung eines Dienstwagens muss der Arbeitnehmer monatlich 1 % des Bruttolistenpreises als geldwerten Vorteil versteuern. Beim Dienstrad sind es 0,25 %, ein Viertel davon. Die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte versteuert er beim Rad nicht zusätzlich. Beim Dienstwagen sind dafür 0,03 % des Listenpreises je Entfernungskilometer fällig.
Diese Regelung gilt für:
- Fahrräder (ohne Motor)
- E-Bikes (Pedelecs) bis 25 km/h Motorunterstützung, die keine Zulassung brauchen
Nicht begünstigt: S-Pedelecs (über 25 km/h, zulassungspflichtig) und Elektromopeds. Für sie gilt die Kfz-Regel aus § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG. Bei Elektrofahrzeugen ist der Listenpreis dort „nur zu einem Viertel anzusetzen, wenn das Kraftfahrzeug keine Kohlendioxidemission je gefahrenen Kilometer hat und der Bruttolistenpreis des Kraftfahrzeugs nicht mehr als 100 000 Euro beträgt“, bei Anschaffung vor dem 1. Januar 2031.
Grundlage: Die 0,25 % stehen nicht im Gesetz, sondern in den gleich lautenden Erlassen der obersten Finanzbehörden der Länder vom 9. Januar 2020. Für Räder, die erstmals nach dem 31. Dezember 2018 und vor dem 1. Januar 2031 überlassen werden, gilt ab 2020 „1 % eines auf volle 100 Euro abgerundeten Viertels der unverbindlichen Preisempfehlung“.
Zwei Modelle: Entgeltumwandlung vs. Zusatzleistung
Bevor du das Dienstrad einführst, legst du fest, wer die Leasingrate trägt. Davon hängen Steuer, Sozialversicherung und deine Kosten ab.
Modell 1: Entgeltumwandlung
Der Arbeitnehmer verzichtet auf einen Teil seines Bruttolohns in Höhe der Leasingrate. Im Gegenzug bekommt er das Fahrrad. Der geldwerte Vorteil (0,25 % des Listenpreises) muss versteuert werden.
Vorteil für Arbeitnehmer: Steuer- und SV-Ersparnis durch den niedrigen geldwerten Vorteil. Vorteil für Arbeitgeber: Keine Zusatzkosten, da die Leasingrate aus dem Bruttogehalt des Mitarbeiters kommt. Auf die umgewandelte Rate spart der Arbeitgeber außerdem Sozialversicherungsbeiträge.
Modell 2: Zusatzleistung (zusätzlich zum Gehalt)
Der Arbeitgeber zahlt die Leasingrate zusätzlich zum vereinbarten Gehalt. Steuerlich ist das günstiger, denn der Vorteil bleibt steuerfrei. § 3 Nr. 37 EStG nennt „zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn vom Arbeitgeber gewährte Vorteile für die Überlassung eines betrieblichen Fahrrads, das kein Kraftfahrzeug im Sinne des § 6 Absatz 1 Nummer 4 Satz 2 ist“.
Vorteil: Bessere steuerliche Behandlung, keine Gehaltsabsenkung. Nachteil: Der Arbeitgeber trägt die Rate selbst.
Wichtig für die Abrechnung: Bei Entgeltumwandlung muss der Arbeitgeber sicherstellen, dass der verbleibende Bruttolohn nicht unter den Mindestlohn (13,90 Euro/Std. in 2026) fällt. Andernfalls ist die Umwandlung unzulässig.
Rechenbeispiel: Was bleibt übrig?
Ein Mitarbeiter mit 3.500 Euro Bruttolohn (Steuerklasse I) least ein E-Bike mit 3.000 Euro Listenpreis. Leasingrate: 60 Euro/Monat. Modell: Entgeltumwandlung.
- Gehaltsabsenkung: 60 Euro brutto
- Geldwerter Vorteil: 0,25 % × 3.000 = 7,50 Euro (wird zum Lohn hinzugerechnet und versteuert)
- Netto-Ersparnis gegenüber Barkauf: ca. 30–35 Euro/Monat, abhängig vom Steuersatz
- Bei 36 Monaten Leasinglaufzeit: ca. 1.080–1.260 Euro Gesamtersparnis
Wie viel am Ende übrig bleibt, hängt von Steuerklasse, Kirchensteuer und Sozialversicherungssatz ab. Die meisten Dienstrad-Anbieter haben dafür einen Rechner auf ihrer Seite.
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Was kostet es den Arbeitgeber?
Bei der Entgeltumwandlung spart der Arbeitgeber durch die Gehaltsabsenkung Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung (ca. 20 % der umgewandelten Rate). Bei 60 Euro Leasingrate spart der Arbeitgeber also ca. 12 Euro/Monat an AG-Anteilen.
Hinzu kommen Einmalkosten: Anschluss an eine Leasing-Plattform (manche Anbieter verlangen Registrierungsgebühren), Beratung und Administration. Ab einer gewissen Größe lohnt es sich, die eigene Lohnbuchhaltung auf die richtige Abrechnung zu prüfen oder die Abrechnung extern zu vergeben.
Bei der Zusatzleistung sind die Leasingraten Betriebsausgaben, mindern also den steuerpflichtigen Gewinn. Nach Steuern trägt das Unternehmen je nach Grenzsteuersatz 60–80 % der Leasingrate.
Abrechnung in der Lohnbuchhaltung
In der Lohnabrechnung stehen jeden Monat vier Positionen:
- Gehaltsabsenkung um die Leasingrate (bei Entgeltumwandlung)
- Geldwerter Vorteil (0,25 % des Listenpreises) als zusätzlicher Lohnbestandteil (bei Entgeltumwandlung)
- Versteuerung und Verbeitragung des geldwerten Vorteils nach regulärem Lohnsteuerrecht
- Abführung der Leasingrate an den Leasinggeber durch den Arbeitgeber
DATEV und die meisten HR-Softwaresysteme können diese Abrechnung. Prüf beim ersten Monat, ob die richtige Lohnart hinterlegt ist, sonst landet der geldwerte Vorteil falsch in der Abrechnung.
Welche Fahrräder sind begünstigt?
- Begünstigt (0,25 %): Konventionelle Fahrräder, Pedelecs bis 25 km/h (keine Zulassungspflicht, kein Kennzeichen)
- Nicht begünstigt (Kfz-Regel): S-Pedelecs (über 25 km/h), zulassungspflichtige Elektrokleinkrafträder, Elektromopeds
Für S-Pedelecs gelten die gleichen Regeln wie für Kfz-Dienstfahrzeuge, da sie als Kraftfahrzeuge eingestuft sind.
Der Überlassungsvertrag
Arbeitgeber und Mitarbeiter schließen einen Überlassungsvertrag. Darin stehen:
- Art und Wert des Fahrrads
- Laufzeit (typisch: 36 Monate)
- Versicherungspflicht (Haftpflicht, Kaskoversicherung)
- Wartung und Reparatur
- Rückgabe bei Kündigung
- Kaufoption am Laufzeitende
Kündigung und Laufzeitende
Scheidet ein Mitarbeiter vor Laufzeitende aus, endet auch die Überlassung des Fahrrads. Das Rad geht an den Leasinggeber zurück. Viele Anbieter ermöglichen dem ausscheidenden Mitarbeiter, das Rad zu einem Restwert (oft 10–18 % des Listenpreises) zu kaufen.
Auch am Ende der Laufzeit gibt es häufig eine Kaufoption. Der Restwert liegt dann bei etwa 10 % des ursprünglichen Listenpreises. Liegt dieser Kaufpreis unter dem Marktwert, muss der Mitarbeiter die Differenz als geldwerten Vorteil versteuern.
Fazit
Ein Dienstrad ist schnell eingeführt, macht in der Verwaltung wenig Arbeit und kommt bei Mitarbeitenden gut an. Die 0,25-%-Regel macht es steuerlich attraktiv. Entscheide vor dem Start, ob ihr über Entgeltumwandlung oder als Zusatzleistung arbeitet, und prüf, ob die Lohnabrechnung den geldwerten Vorteil richtig erfasst. Als kleines Unternehmen startest du am besten mit einem spezialisierten Leasinganbieter, der die Administration übernimmt.
Häufige Fragen
Wie wird das Dienstrad steuerlich behandelt?
Für die private Nutzung eines Dienstrades (inkl. Pedelec bis 25 km/h) wird der geldwerte Vorteil nach den gleich lautenden Ländererlassen mit „1 % eines auf volle 100 Euro abgerundeten Viertels der unverbindlichen Preisempfehlung“ pro Monat angesetzt. Für E-Bikes mit Zulassungspflicht (S-Pedelecs) gilt die Kfz-Regel nach § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG, bei der der Listenpreis eines Elektrofahrzeugs bis 100.000 Euro nur zu einem Viertel angesetzt wird. Das gilt für Räder, die erstmals vor dem 1. Januar 2031 überlassen werden.
Was kostet ein Dienstrad den Arbeitgeber?
Bei Entgeltumwandlung trägt der Arbeitgeber die Leasingrate und erhält dafür Sozialversicherungsersparnis (ca. 20 % der umgewandelten Rate). Netto kostet ein Dienstrad den Arbeitgeber je nach Modell 0 bis ca. 30 Euro/Monat. Bietet der Arbeitgeber das Rad zusätzlich zum Gehalt an, sind die Leasingkosten Betriebsausgaben.
Kann der Arbeitnehmer das Dienstrad auch privat nutzen?
Ja. Die private Nutzung, auch Fahrten zur Arbeit und Privatfahrten, ist ausdrücklich erlaubt. Bei Entgeltumwandlung führt sie zum geldwerten Vorteil (0,25 % des Listenpreises), als Zusatzleistung zum Gehalt ist sie nach § 3 Nr. 37 EStG steuerfrei. Eine Fahrtenbuchpflicht wie beim Dienstwagen gibt es beim Fahrrad nicht.
Was passiert mit dem Dienstrad bei Kündigung?
Das Dienstrad ist Eigentum des Leasinggebers. Bei Kündigung endet in der Regel auch der Überlassungsvertrag. Viele Leasinganbieter ermöglichen dem ausscheidenden Mitarbeiter, das Rad zu einem Restwert zu kaufen. Die Bedingungen regelt der Überlassungsvertrag.
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