Fluktuation, Time-to-Fill, Krankenquote, eNPS: acht HR-Kennzahlen für KMU mit Formel und Benchmark, und mit welchen zwei Kennzahlen du am besten anfängst. Arbeitsrechtliche Grundlagen beim BMAS.
Deinen Umsatz kennst du wahrscheinlich auf den Euro. Weißt du auch, was dich eine Kündigung kostet oder wie lange es dauert, eine Stelle zu besetzen? HR-Kennzahlen machen sichtbar, was sonst Bauchgefühl bleibt.
Für die wichtigsten Zahlen brauchst du kein teures HR-System. Am Anfang reicht eine Excel-Tabelle, wenn du sie jedes Quartal aktualisierst.
Warum HR-Kennzahlen für KMU sinnvoll sind
Große Unternehmen leisten sich People-Analytics-Teams. Mit 30 oder 60 Mitarbeitern brauchst du das nicht. Ein paar Zahlen, die du einmal im Quartal aktualisierst, zeigen dir Probleme, bevor das Team sie spürt. Weil du dabei Personaldaten auswertest, gilt der Datenschutz. Rechtsgrundlage: DSGVO.
Steigt die Fluktuation innerhalb von sechs Monaten von 8 % auf 16 %, solltest du nachfragen. Dasselbe gilt, wenn die Krankenquote in einer Abteilung dauerhaft doppelt so hoch ist wie im Rest des Unternehmens. Ohne Zahlen siehst du solche Muster zu spät oder gar nicht.
1. Fluktuationsrate
Formel: (Anzahl Kündigungen im Jahr ÷ durchschnittliche Mitarbeiterzahl) × 100
Die Fluktuationsrate ist für die meisten KMU die wichtigste einzelne HR-Kennzahl, weil sie zeigt, ob deine Leute bleiben. Eine Kündigung kostet in der Regel sechs bis neun Monatsgehälter, wenn du Recruiting, Einarbeitung und Produktivitätsverlust einrechnest.
Benchmark: Unter 10 % ist gut. 10–15 % ist Durchschnitt für deutsche KMU. Über 20 % ist ein klares Warnsignal. Die Werte schwanken aber stark nach Branche: Gastronomie und Logistik liegen grundsätzlich höher als IT oder Beratung.
Was tun, wenn die Zahl hoch ist? Werte zuerst die Exit-Interviews aus. Gehen die Leute wegen der Führung, des Gehalts, fehlender Entwicklung oder aus anderen Gründen? Ohne diese Antwort ist jede Maßnahme geraten.
2. Time-to-Fill
Formel: Tage von Ausschreibung bis Vertragsunterzeichnung
Time-to-Fill zeigt, wie schnell eine offene Stelle besetzt wird. Eine lange Time-to-Fill kostet Geld durch Produktivitätsverlust und erhöht den Druck auf das bestehende Team.
Benchmark: Für KMU sind 30–45 Tage ein realistischer Zielwert. Spezialisierte Positionen (z. B. Softwareentwickler, Ingenieure) dürfen deutlich länger dauern, 60–90 Tage sind dort keine Ausnahme.
Was tun, wenn der Wert hoch ist? Prüf, an welcher Stelle im Prozess die Zeit verloren geht. Oft warten Kandidaten zu lange auf eine Rückmeldung. Wenn zwischen erster Bewerbung und erstem Gespräch zwei Wochen liegen, sind die besten Kandidaten oft schon woanders.
3. Cost-per-Hire
Formel: Gesamtkosten Recruiting (intern + extern) ÷ Anzahl Neueinstellungen
Cost-per-Hire macht die Kosten des Recruiting-Prozesses sichtbar: Stellenanzeigen, Personalvermittler, Messepräsenz, interne Arbeitszeit für Interviews. Viele KMU unterschätzen diese Zahl erheblich, weil interne Stunden selten erfasst werden.
Benchmark: Je nach Branche und Rolle liegen die Kosten in deutschen KMU typischerweise zwischen 2.000 und 8.000 Euro pro Einstellung. Für Führungspositionen kann es deutlich mehr sein.
Was tun, wenn der Wert hoch ist? Führ ein Empfehlungsprogramm für Mitarbeiter ein. Empfehlungs-Einstellungen sind statistisch günstiger und haben höhere Haltequoten als externe Rekrutierungen.
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4. Krankenquote
Formel: (Krankheitstage ÷ Sollarbeitstage) × 100
Die Krankenquote sagt viel über Arbeitsklima und Führung. Ist sie in einer Abteilung dauerhaft hoch, stecken meist psychische Belastung, schlechte Führung oder Probleme in der Organisation dahinter und selten Pech.
Benchmark: Der bundesweite Durchschnitt liegt 2026 bei etwa 5,5 %. Unter 4 % gilt als sehr gut. Über 7 % solltest du genauer hinschauen.
Wichtig: Krankenquoten immer auf Abteilungsebene auswerten, nicht nur auf Unternehmensebene. Ein Gesamtwert von 4 % kann eine Abteilung mit 10 % überdecken.
5. Onboarding-Abbruchquote
Formel: (Kündigungen innerhalb der Probezeit ÷ Gesamteinstellungen im gleichen Zeitraum) × 100
Jede Trennung in der Probezeit kostet dich, was du in Auswahl und Einarbeitung gesteckt hast. Eine hohe Abbruchquote zeigt, dass entweder der Auswahlprozess oder das Onboarding nicht funktioniert, oder beides.
Benchmark: Über 15 % Abbrüche in der Probezeit ist zu hoch. Unter 5 % ist sehr gut. In wachsenden KMU, die schnell einstellen, liegt der Wert häufig bei 10–12 %.
Was tun? Erfass getrennt, wer von sich aus geht und wem ihr kündigt. Beides hat andere Ursachen und braucht andere Lösungen.
6. Weiterbildungsstunden pro Kopf
Formel: Gesamte Weiterbildungsstunden im Jahr ÷ Mitarbeiterzahl
Entwicklungsmöglichkeiten halten Leute im Unternehmen, vor allem jüngere. Ohne Zahlen zur Weiterbildung weißt du nicht, ob das Budget genutzt wird oder nur im Haushaltsplan steht.
Benchmark: Der DGFP empfiehlt 16–20 Stunden pro Mitarbeiter und Jahr als Mindestziel für KMU. Viele Unternehmen liegen weit darunter.
7. Überstundenquote
Formel: Geleistete Überstunden ÷ reguläre Sollstunden
Dauerhaft hohe Überstunden warnen früh vor Überlastung, Unterbesetzung oder schlechter Kapazitätsplanung. In Stoßzeiten sind sie normal, als Dauerzustand nicht.
Mit der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung (BAG-Urteil 2022) haben KMU erstmals die Daten, um diese Zahl zuverlässig zu berechnen. Erfasst du die Arbeitszeit noch nicht, fang damit an.
8. Mitarbeiterzufriedenheit (eNPS)
Formel: % Promotoren (9–10 von 10) minus % Detraktoren (0–6 von 10)
Der Employee Net Promoter Score (eNPS) misst mit einer einzigen Frage die Bindung: „Wie wahrscheinlich ist es, dass du unser Unternehmen als Arbeitgeber weiterempfiehlst?“ Er ist schnell erhoben, und du kannst die Werte über die Zeit vergleichen.
Benchmark: Ein eNPS über 30 gilt als gut, über 50 als sehr gut. Negative Werte sind ein dringendes Signal.
Praxistipp: Einmal im Quartal per anonymer Umfrage erheben, nicht einmal im Jahr. Quartalsweise Erhebungen machen Trends sichtbar, bevor sie sich in Kündigungen niederschlagen.
Fazit
Sechs bis acht gut gewählte Zahlen, einmal im Quartal ausgewertet, zeigen dir die Personalsituation besser als jedes Bauchgefühl. Fang mit Fluktuation und Krankenquote an. Beide sind leicht zu erheben und sagen am meisten über die Lage des Unternehmens aus.
Willst du HR ohne eigene HR-Abteilung in feste Abläufe bringen, hilft dir die HR-Beratung von HRklar.
Häufige Fragen zu HR-Kennzahlen
Welche HR-Kennzahl ist am wichtigsten?
Das hängt von der Situation ab, aber die Fluktuationsrate ist in den meisten KMU die aussagekräftigste einzelne Kennzahl. Sie zeigt, ob Mitarbeiterbindung funktioniert, und ist direkt mit Kosten und Qualität verknüpft. Wer nur eine Zahl tracken will, fängt hier an.
Was ist eine gute Fluktuationsrate?
Im deutschen KMU-Durchschnitt liegt die Fluktuationsrate bei 10–15 % pro Jahr. Unter 10 % gilt als gut. Über 20 % ist ein klares Signal, dass strukturelle Probleme bestehen. Branchenwerte variieren stark: In der Gastronomie oder Logistik sind 25–30 % keine Seltenheit, im Bereich IT oder Beratung wären das alarmierende Werte.
Wie berechnet man die Time-to-Hire?
Time-to-Hire ist die Anzahl der Tage von der Stellenausschreibung bis zur Vertragsunterzeichnung. Für KMU ist ein Zielwert von 30–45 Tagen realistisch, abhängig von der Rolle. Sehr spezialisierte Positionen dürfen länger dauern.
HR-Kennzahlen einführen, ohne eigene HR-Abteilung?
Wir legen mit dir die passenden Kennzahlen fest und besprechen mit dir, was aus den ersten Zahlen folgt.
