Arbeitszeugnisse müssen wohlwollend formuliert sein – trotzdem existiert ein etabliertes Codierungssystem. Wer ausstellt und wer liest, sollte die gängigen Formulierungen und ihre Bedeutung kennen.
Das deutsche Arbeitszeugnis ist ein Dokument mit zwei Ebenen. Was draufsteht, und was gemeint ist, sind nicht immer dasselbe. Das klingt nach Absicht – und ist es auch, historisch gewachsen aus der Spannung zwischen Wohlwollungsgebot und Wahrheitspflicht.
Dieser Artikel richtet sich an beide Seiten: Arbeitgeber, die rechtssicher formulieren wollen, und Personalverantwortliche, die Zeugnisse richtig lesen wollen.
Das Grundprinzip: wohlwollend und wahrheitsgemäß
Arbeitgeber sind verpflichtet, ein Zeugnis zu erteilen, das der Wahrheit entspricht, aber wohlwollend formuliert ist (§ 109 GewO). Diese Kombination klingt widersprüchlich. In der Praxis bedeutet sie: Wer schlecht bewertet wird, bekommt keine Lügen ins Zeugnis – aber er bekommt auch keine strahlenden Formulierungen, die er nicht verdient hat.
Das Ergebnis ist ein System, in dem bestimmte Formulierungen bestimmte Bewertungen transportieren – ohne sie explizit auszusprechen. Wer das System kennt, liest das Zeugnis auf beiden Ebenen gleichzeitig.
Die Notenskala in Formulierungen
Die klassische Notenskala im deutschen Arbeitszeugnis läuft von sehr gut (Note 1) bis ungenügend (Note 5/6). In der Praxis sind Zeugnisse mit der Note unter 3 (befriedigend) sehr selten – schlechte Bewertungen werden eher durch Auslassungen als durch direkte Formulierungen transportiert.
- Note 1 (sehr gut): „stets zu unserer vollsten Zufriedenheit"
- Note 2 (gut): „stets zu unserer vollen Zufriedenheit"
- Note 3 (befriedigend): „zu unserer vollen Zufriedenheit"
- Note 4 (ausreichend): „zu unserer Zufriedenheit"
- Note 5 (mangelhaft): „im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit"
Der entscheidende Unterschied liegt in zwei kleinen Wörtern: „stets" (immer, also durchgehend) und „vollsten" (Steigerung der Vollständigkeit). Fehlt beides, ist das kein Versehen.
Leistungsbeurteilung: Tabelle der Standardformulierungen
| Formulierung | Note | Bedeutung |
|---|---|---|
| stets zu unserer vollsten Zufriedenheit | 1 (sehr gut) | Durchgehend ausgezeichnete Leistung |
| stets zu unserer vollen Zufriedenheit | 2 (gut) | Solide, verlässliche Leistung |
| zu unserer vollen Zufriedenheit | 3 (befriedigend) | Durchschnittliche Leistung ohne „stets" |
| zu unserer Zufriedenheit | 4 (ausreichend) | Schwache, aber akzeptable Leistung |
| im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit | 5 (mangelhaft) | Unzureichende Leistung mit Einschränkung |
| hat sich bemüht | 5–6 | Leistung trotz Mühe nicht ausreichend |
Praxishinweis: Die Formulierung „hat sich stets bemüht" ist in Zeugnis-erfahrenen Kreisen als eine der deutlichsten negativen Formulierungen bekannt. Der Satz impliziert: Die Leistung war trotz Anstrengung nicht gut genug.
Sozialverhalten und Führung
Das Sozialverhalten bezieht sich auf den Umgang mit Kollegen, Vorgesetzten und Kunden. Auch hier transportiert die Reihenfolge Bedeutung.
Positiv: „verhielt sich gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden stets korrekt und vorbildlich"
Achtung bei Reihenfolge: Wenn Kollegen vor Vorgesetzten genannt werden – „gegenüber Kollegen und Vorgesetzten" – kann das ein Hinweis sein, dass das Verhältnis zur Führung angespannt war. Diese Interpretation ist nicht immer bewusst gesetzt, aber Zeugnis-erfahrene Leser achten darauf.
Verhalten gegenüber Kunden: Fehlt die Erwähnung der Kunden bei einer Position mit Kundenkontakt, ist das ein Signal.
Führungsverhalten: „führte die ihr unterstellten Mitarbeiter erfolgreich" ist besser als „führte die Mitarbeiter". Fehlt jedes Urteil über den Führungserfolg, ist das bemerkenswert.
Die Schlussformel als Signal
Die Schlussformel enthält üblicherweise drei Elemente: Dank für die Zusammenarbeit, Bedauern über das Ausscheiden, gute Wünsche für die Zukunft.
Vollständige Schlussformel (positiv): „Wir danken Frau Müller für ihre stets engagierte Mitarbeit, bedauern ihr Ausscheiden sehr und wünschen ihr für ihren weiteren beruflichen und persönlichen Werdegang alles Gute."
Variationen und ihre Bedeutung:
- Fehlt der Dank – schlechteste Bewertung
- Fehlt das Bedauern – Trennung war nicht freiwillig oder wurde gewünscht
- Nur berufliche Wünsche, keine persönlichen – eher kühles Verhältnis
- Fehlt die gesamte Schlussformel – stärkstes Warnsignal im deutschen Zeugniswesen
Das BAG hat 2012 (Az. 9 AZR 227/11) festgestellt, dass kein rechtlicher Anspruch auf eine Schlussformel besteht. Dennoch ist ihr Fehlen in der Praxis ein erheblicher Hinweis.
Was nicht im Zeugnis steht
Manchmal ist das Fehlende aussagekräftiger als der Text. Beispiele:
- Keine Erwähnung von Kundenkontakt bei einer Vertriebsposition
- Keine Aussage zur Eigeninitiative bei einer Führungskraft
- Keine Erwähnung von Projekten, obwohl die Person Projekte geleitet hat
- Sehr kurzes Zeugnis bei einer langen Betriebszugehörigkeit
Arbeitgeber dürfen in Zeugnissen nur Tatsachen aufnehmen, die für die Beurteilung relevant sind. Krankheiten, Schwangerschaften, Betriebsratstätigkeit, Religionszugehörigkeit und gewerkschaftliches Engagement dürfen nicht erwähnt werden.
Rechtslage und BAG-Urteile
Das Zeugniswesen ist durch eine Reihe von BAG-Entscheidungen geprägt. Die wichtigsten Grundsätze:
- Wahrheitspflicht: Das Zeugnis muss die tatsächliche Leistung widerspiegeln. Ein zu positives Zeugnis kann für den Aussteller haftungsrechtliche Folgen haben, wenn der neue Arbeitgeber Schaden erleidet.
- Wohlwollensgebot: Auch schwache Leistungen dürfen nicht diffamierend formuliert werden.
- Kein Anspruch auf Schlussformel: BAG 2012 – Arbeitnehmer können Schlussformel nicht erzwingen.
- Geheimzeichen: Versteckte Codes (Buchstaben, Satzzeichen, Unterstreichungen) sind verboten und machen das Zeugnis angreifbar.
Für Arbeitgeber relevant: Wenn ein Arbeitnehmer klagt und ein besseres Zeugnis verlangt, trägt der Arbeitgeber die Beweislast für negative Formulierungen. Wer schlechte Bewertungen nicht mit konkreten Vorfällen belegen kann, verliert oft.
Fazit
Das Zeugniswesen ist eine eigene Welt mit eigenen Regeln. Wer Zeugnisse ausstellt, sollte das Codesystem kennen – nicht um es auszureizen, sondern um zu verstehen, was Formulierungen beim Leser ankommen. Wer Zeugnisse liest, sollte auf Auslassungen und Abstufungen achten, nicht nur auf den Wortlaut.
Für Arbeitgeber gilt: Im Zweifel immer einen gemeinsamen Entwurf mit dem ausscheidenden Mitarbeiter abstimmen. Das reduziert Konfliktpotenzial und verhindert Klagen wegen mangelhafter Zeugnisse. Mehr zum rechtssicheren Offboarding bei HRklar.
Häufige Fragen zu Arbeitszeugnissen
Ist das Arbeitszeugnis-Codesystem legal?
Das Codesystem selbst ist nicht verboten. Arbeitgeber müssen wohlwollend formulieren, dürfen aber Abstufungen in der Sprache verwenden, solange der Gesamteindruck der tatsächlichen Leistung entspricht. Was nicht erlaubt ist: versteckte negative Hinweise wie Geheimzeichen oder Buchstabencodes im Text.
Muss eine Schlussformel im Zeugnis stehen?
Nein. Ein Anspruch auf eine Schlussformel mit Dank, Bedauern und guten Wünschen besteht nicht – das BAG hat das 2012 klargestellt. In der Praxis ist das Fehlen der Schlussformel aber ein starkes negatives Signal für erfahrene Zeugnis-Leser.
Kann ich ein schlechtes Zeugnis anfechten?
Ja. Arbeitnehmer haben ein Recht auf ein wohlwollendes, wahrheitsgemäßes Zeugnis. Wird dieses Recht verletzt, kann Klage vor dem Arbeitsgericht eingereicht werden. In der Praxis einigen sich viele Parteien außergerichtlich auf einen gemeinsamen Zeugnisentwurf.
Zeugnis formulieren oder prüfen lassen?
Wir unterstützen Arbeitgeber bei der rechtssicheren Formulierung von Arbeitszeugnissen – und beraten zu Offboarding-Prozessen, die Konflikte von vornherein vermeiden.
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