Elternzeit wird spätestens sieben Wochen vorher angemeldet. So planst du Übergabe, Vertretung und Rückkehr, mit drei Wegen zur Vertretung im Vergleich.
Eine Elternzeit kündigt sich an: Beschäftigte melden sie mit gesetzlicher Frist an, und sie dauert höchstens drei Jahre. Trotzdem geraten HR und Führung in vielen KMU kurzfristig unter Druck, weil niemand die Vertretung geplant hat.
Fängst du früh an, überbrückst du die Elternzeit ohne Hektik. Deine Belegschaft sieht dabei, dass das Unternehmen mit Familienphasen umgehen kann, und das wirkt stärker als ein LinkedIn-Post über Vereinbarkeit.
Anmeldung: Fristen und Formvorschriften
Elternzeit muss der Arbeitnehmer nach § 16 Abs. 1 BEEG „in Textform vom Arbeitgeber verlangen“. Die Frist hängt vom Zeitraum ab: „für den Zeitraum bis zum vollendeten dritten Lebensjahr des Kindes spätestens sieben Wochen und 2. für den Zeitraum zwischen dem dritten Geburtstag und dem vollendeten achten Lebensjahr des Kindes spätestens 13 Wochen vor Beginn der Elternzeit“. Im ersten Fall muss er gleichzeitig erklären, „für welche Zeiten innerhalb von zwei Jahren Elternzeit genommen werden soll“.
Elternzeit kann in bis zu drei Abschnitte aufgeteilt werden. Ablehnen kannst du nur einen bestimmten dritten Abschnitt, § 16 Abs. 1 BEEG: „Der Arbeitgeber kann die Inanspruchnahme eines dritten Abschnitts einer Elternzeit innerhalb von acht Wochen nach Zugang des Antrags aus dringenden betrieblichen Gründen ablehnen, wenn dieser Abschnitt im Zeitraum zwischen dem dritten Geburtstag und dem vollendeten achten Lebensjahr des Kindes liegen soll.“
Hinweis für die Praxis: Sobald eine Schwangerschaft bekannt wird, sollte HR von sich aus das Gespräch suchen, um gemeinsam zu planen, ohne Druck auszuüben. Je früher du die geplante Dauer kennst, desto besser kannst du die Vertretung planen.
Kündigungsschutz während der Elternzeit
§ 18 Abs. 1 BEEG: „Der Arbeitgeber darf das Arbeitsverhältnis ab dem Zeitpunkt, von dem an Elternzeit verlangt worden ist, nicht kündigen.“ Der Schutz beginnt „1. frühestens acht Wochen vor Beginn einer Elternzeit bis zum vollendeten dritten Lebensjahr des Kindes und 2. frühestens 14 Wochen vor Beginn einer Elternzeit zwischen dem dritten Geburtstag und dem vollendeten achten Lebensjahr des Kindes“ und endet mit dem letzten Tag der Elternzeit. Ohne behördliche Zulässigkeitserklärung ist eine Kündigung in diesem Zeitraum unwirksam.
Ausnahme nach § 18 Abs. 1 BEEG: „In besonderen Fällen kann ausnahmsweise eine Kündigung für zulässig erklärt werden. Die Zulässigkeitserklärung erfolgt durch die für den Arbeitsschutz zuständige oberste Landesbehörde oder die von ihr bestimmte Stelle.“ Das kommt selten vor und ist aufwendig.
Prüf deshalb jede Personalentscheidung, die eine Person in Elternzeit betreffen könnte, und hol im Zweifel vorher arbeitsrechtlichen Rat ein.
Die Übergabe strukturieren
Ob die Elternzeit das Team belastet, entscheidet sich an der Übergabe. Sie sollte fünf Punkte enthalten:
- Aufgabenverzeichnis: Welche Aufgaben übernimmt die Person, wie oft, mit welchen Deadlines?
- Kontakte: Welche Kunden, Lieferanten, internen Ansprechpartner sind besonders wichtig?
- Laufende Projekte: Wo stehen sie, was sind die nächsten Schritte?
- Zugänge und Systeme: Welche Tools werden genutzt, wo liegen Passwörter und Zugangsdaten?
- Wissen, das nicht dokumentiert ist: Was weiß nur diese Person? Dieses Wissen aufzuschreiben, kostet oft die meiste Mühe.
Beginne die Übergabe 4–6 Wochen vor der Elternzeit. In der letzten Woche ist es dafür zu spät.
Vertretungsoptionen im Vergleich
Für die Vertretung hast du drei Wege. Welcher passt, hängt von Rolle und Dauer ab und davon, wen du im Haus zur Verfügung hast.
Option 1: Interne Umverteilung
Du verteilst die Aufgaben im bestehenden Team. Das kostet am wenigsten und funktioniert, wenn die Elternzeit kurz ist oder sich die Aufgaben leicht übertragen lassen.
Risiken: Das Team trägt über Monate Mehrarbeit, die Qualität sinkt, und die Krankenquote steigt. Hat niemand freie Kapazität, trägt diese Lösung nur kurz.
Geeignet für: Elternzeiten unter 3 Monaten oder Elternzeit in Teilzeit, bei der die Person einen Teil ihrer Arbeit weiter erledigt.
Wo steht eure HR gerade?
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Option 2: Befristete Einstellung
Du stellst eine neue Person für die Dauer der Elternzeit befristet ein. Der Sachgrund ist die Vertretung (§ 14 Abs. 1 Nr. 3 TzBfG). Solange die Befristung direkt an die Elternzeit gebunden ist, ist sie rechtlich unkompliziert.
Vorteil: Die Rolle wird vollständig abgedeckt, ohne das bestehende Team zu belasten.
Risiko: Recruiting dauert, und sieben Wochen Ankündigungsfrist reichen dafür oft nicht. Die Einarbeitung der Vertretung musst du außerdem mitplanen.
Geeignet für: Elternzeiten ab 6 Monaten und spezialisierte Rollen, die sich nicht aufteilen lassen.
Option 3: Interim-Unterstützung
Für HR- oder Führungsrollen ist Interim oft der schnellste Weg. Eine erfahrene Fachkraft übernimmt die Aufgaben für einen festen Zeitraum, und du sparst dir das Recruiting.
Das lohnt sich vor allem, wenn die Elternzeit in einer HR-Funktion anfällt und im Haus niemand die nötigen Kenntnisse hat. HRklar übernimmt Elternzeitvertretungen im HR-Bereich: Wir arbeiten uns zwei bis vier Wochen vor Beginn ein und vertreten meist 12 bis 14 Monate.
Rückkehr und Wiedereinstieg
Den Wiedereinstieg unterschätzen viele. Wer 12 oder 24 Monate weg war, kommt in ein Unternehmen mit neuen Systemen und neuen Kollegen zurück. Ohne Begleitung ist das eine hohe Hürde.
Ein geplanter Wiedereinstieg hat vier Bausteine:
- Rückkehrgespräch vor dem ersten Arbeitstag: Erwartungen klären, Rolle besprechen, Arbeitszeit vereinbaren
- Einarbeitungsplan: Auch wer schon 5 Jahre dabei war, braucht nach einer langen Abwesenheit eine strukturierte Einführung
- Informelle Integration: Stell das Team neu vor, auch wenn viele Gesichter bekannt sind, denn im Team hat sich in der Zeit einiges verschoben
- Erreichbare Ziele in den ersten 90 Tagen: Niemand muss ab dem ersten Tag volle Leistung bringen
Kommt jemand in Teilzeit zurück, kann ein Anspruch nach TzBfG oder nach dem BEEG bestehen. Auch diesen muss die Person rechtzeitig und in der richtigen Form beantragen.
Häufige Fehler
Diese fünf Fehler lassen sich vermeiden:
- Keine Planung vor Ankündigung der Elternzeit: Das 7-Wochen-Fenster ist zu kurz für Recruiting und Übergabe.
- Wissenstransfer wird vergessen: Implizites Wissen, „wie wir das immer machen", ist das Erste, das verloren geht.
- Rückkehr wird nicht vorbereitet: Die Person trifft am ersten Tag auf ein Team, das sich kaum an sie erinnert, und ein Arbeitsumfeld, das sie nicht mehr kennt.
- Zu wenig Kommunikation mit dem Rest des Teams: Das Team muss wissen, was sich ändert, und wer was übernimmt.
- Kein Kontaktangebot während der Elternzeit: Ein freiwilliges Angebot wie Newsletter oder Team-Events hält die Verbindung, ohne Druck zu machen.
Fazit
Für eine gut geplante Elternzeit brauchst du Vorlauf, eine geordnete Übergabe und einen vorbereiteten Wiedereinstieg. Setzt du das um, verlierst du gute Leute nicht an Wettbewerber, die besser planen.
Fällt die Elternzeit in eine HR-Rolle, die du nicht unbesetzt lassen kannst, übernimmt HRklar die Vertretung als Interim, mit Start ein bis zwei Wochen nach dem Erstgespräch.
Häufige Fragen zur Elternzeit-Planung
Wie lange im Voraus muss Elternzeit angemeldet werden?
Elternzeit bis zum dritten Geburtstag des Kindes muss spätestens sieben Wochen vor Beginn in Textform beim Arbeitgeber verlangt werden, Elternzeit zwischen dem dritten Geburtstag und dem vollendeten achten Lebensjahr spätestens 13 Wochen vorher (§ 16 Abs. 1 BEEG). Bei Elternzeit bis zum dritten Geburtstag muss der Arbeitnehmer gleichzeitig erklären, für welche Zeiten innerhalb von zwei Jahren er Elternzeit nehmen will.
Welche Vertretungsoptionen gibt es?
Für die Elternzeitvertretung stehen grundsätzlich drei Wege offen: interne Umverteilung (günstig, aber belastend für das Team), befristete Einstellung einer Vertretung (aufwändig, aber vollständig) und Interim-Unterstützung über externe Anbieter (flexibel und schnell). Die beste Option hängt von Dauer, Komplexität der Rolle und Vorlaufzeit ab.
Was muss beim Rückkehrgespräch besprochen werden?
Das Rückkehrgespräch sollte vor dem ersten Arbeitstag stattfinden und folgende Punkte abdecken: aktuelle Rollenerwartungen, eventuelle Veränderungen in der Zwischenzeit, Arbeitszeitmodell und Teilzeitwünsche, Einarbeitung in neue Prozesse oder Tools und emotionale Rückkehr in den Arbeitsalltag.
Elternzeitvertretung im HR-Bereich gesucht?
Wir übernehmen während der Elternzeit die laufende Personalverwaltung und die strategischen HR-Themen. Wir starten ein bis zwei Wochen nach dem Erstgespräch und arbeiten uns vor Beginn der Elternzeit ein.
