Elternzeit ist planbar – wenn man frühzeitig anfängt. Wie HR die Abwesenheit strukturiert überbrückt, Vertretungen findet und das Team entlastet.
Eine Elternzeit ist keine Überraschung. Sie wird angemeldet, sie hat klare gesetzliche Fristen, und sie dauert maximal drei Jahre. Trotzdem steht HR und Führung in vielen KMU kurzfristig unter Druck, weil keine Vertretungsplanung existiert.
Das muss nicht sein. Wer die Schritte kennt und früh beginnt, kann Elternzeiten ohne Hektik überbrücken – und zeigt gleichzeitig, dass das Unternehmen mit Lebensphasen umgehen kann. Das ist mehr Employer Branding als jedes LinkedIn-Post.
Anmeldung: Fristen und Formvorschriften
Elternzeit muss schriftlich beantragt werden – eine E-Mail ist nicht ausreichend. Der Antrag muss spätestens 7 Wochen vor dem gewünschten Beginn beim Arbeitgeber eingehen (§ 16 Abs. 1 BEEG). Gleichzeitig muss der Arbeitnehmer angeben, für welche Zeiträume innerhalb der nächsten zwei Jahre Elternzeit geplant ist. Rechtsgrundlage: MuSchG.
Wichtig: Elternzeit kann in bis zu drei Abschnitte aufgeteilt werden. Ein dritter Abschnitt nach dem zweiten Lebensjahr des Kindes bedarf der Zustimmung des Arbeitgebers. Diese kann aus dringenden betrieblichen Gründen verweigert werden.
Hinweis für die Praxis: Sobald eine Schwangerschaft bekannt wird, sollte HR proaktiv das Gespräch suchen – nicht um Druck auszuüben, sondern um gemeinsam zu planen. Je früher die geplante Dauer bekannt ist, desto besser die Vertretungsplanung.
Kündigungsschutz während der Elternzeit
Während der Elternzeit gilt ein absolutes Kündigungsverbot (§ 18 BEEG). Der Schutz beginnt frühestens 8 Wochen vor Beginn der Elternzeit und endet mit dem letzten Tag der Elternzeit. Eine Kündigung in diesem Zeitraum ist unwirksam – ohne Ausnahme.
Einzige Ausnahme: Das Integrationsamt kann in besonderen Fällen eine Zustimmung zur Kündigung erteilen, zum Beispiel bei Betriebsschließung. Das ist jedoch ein sehr seltener und komplexer Vorgang.
Für Arbeitgeber bedeutet das: Personalentscheidungen, die Personen in Elternzeit betreffen könnten, müssen sehr sorgfältig geprüft werden. Im Zweifelsfall vor jeder Entscheidung arbeitsrechtliche Beratung einholen.
Die Übergabe strukturieren
Eine gute Übergabe ist der Unterschied zwischen einer Elternzeit, die das Team belastet, und einer, die reibungslos verläuft. Was eine strukturierte Übergabe enthalten sollte:
- Aufgabenverzeichnis: Welche Aufgaben übernimmt die Person, wie oft, mit welchen Deadlines?
- Kontakte: Welche Kunden, Lieferanten, internen Ansprechpartner sind besonders wichtig?
- Laufende Projekte: Wo stehen sie, was sind die nächsten Schritte?
- Zugänge und Systeme: Welche Tools werden genutzt, wo liegen Passwörter und Zugangsdaten?
- Wissen, das nicht dokumentiert ist: Was weiß nur diese Person? Das zu dokumentieren ist oft die anspruchsvollste Aufgabe.
Die Übergabe sollte idealerweise 4–6 Wochen vor Beginn der Elternzeit beginnen – nicht in der letzten Woche.
Vertretungsoptionen im Vergleich
Es gibt grundsätzlich drei Wege, eine Elternzeit im Team zu überbrücken. Welcher passt, hängt von Rolle, Dauer und verfügbaren Ressourcen ab.
Option 1: Interne Umverteilung
Aufgaben werden auf bestehende Mitarbeiter verteilt. Das ist die günstigste Option und funktioniert gut, wenn die Elternzeit kurz ist oder die Aufgaben leicht übertragbar sind.
Risiken: Dauerhafte Mehrbelastung des Teams, sinkende Qualität, steigende Krankenquote. Wenn niemand wirklich Kapazitäten hat, ist diese Option nur kurzfristig tragbar.
Geeignet für: Elternzeiten unter 3 Monaten oder Teilzeit-Elternzeiten, wenn der Verbleib des Arbeitnehmers teilweise weiter besteht.
Option 2: Befristete Einstellung
Eine neue Person wird für die Dauer der Elternzeit befristet eingestellt – sachlich begründet durch die Vertretung (§ 14 Abs. 1 Nr. 3 TzBfG). Diese Befristung ist rechtlich unkompliziert, solange sie direkt mit der Elternzeit verbunden ist.
Vorteil: Die Rolle wird vollständig abgedeckt, ohne das bestehende Team zu belasten.
Risiko: Recruiting dauert. Bei einer 7-wöchigen Ankündigungsfrist bleibt oft wenig Zeit. Außerdem muss die Einarbeitung der Vertretungsperson mitgeplant werden.
Geeignet für: Elternzeiten ab 6 Monaten, spezialisierte Rollen, die nicht aufgeteilt werden können.
Option 3: Interim-Unterstützung
Für HR- oder Führungsrollen ist Interim-Unterstützung oft die schnellste und flexibelste Lösung. Eine erfahrene Fachkraft übernimmt die Aufgaben für einen definierten Zeitraum, ohne aufwändiges Recruiting.
Das ist besonders sinnvoll, wenn die Elternzeit in einer HR-Funktion anfällt und keine interne Person mit den nötigen Kenntnissen vorhanden ist. HRklar bietet Elternzeitvertretungen im HR-Bereich an, mit kurzen Vorlaufzeiten und branchenübergreifender Erfahrung.
Rückkehr und Wiedereinstieg
Der Wiedereinstieg nach Elternzeit wird oft unterschätzt. Eine Person, die 12 oder 24 Monate weg war, kehrt in ein Unternehmen zurück, das sich verändert hat – neue Systeme, neue Kollegen, neue Prozesse. Ohne Begleitung ist das eine erhebliche Hürde.
Was ein strukturierter Wiedereinstieg braucht:
- Rückkehrgespräch vor dem ersten Arbeitstag: Erwartungen klären, Rolle besprechen, Arbeitszeit vereinbaren
- Einarbeitungsplan: Auch wer schon 5 Jahre dabei war, braucht nach einer langen Abwesenheit eine strukturierte Einführung
- Informelle Integration: Team vorstellen, auch wenn es bekannte Gesichter gibt – die Dynamik hat sich verändert
- Erreichbare Ziele in den ersten 90 Tagen: Kein Druck, sofort volle Leistung zu bringen
Wer Teilzeit zurückkommt, hat unter Umständen einen Anspruch nach TzBfG oder nach dem BEEG. Dieser muss ebenfalls rechtzeitig und in der richtigen Form beantragt werden.
Häufige Fehler
Diese Fehler passieren immer wieder, obwohl sie leicht vermeidbar sind:
- Keine Planung vor Ankündigung der Elternzeit: Das 7-Wochen-Fenster ist zu kurz für Recruiting und Übergabe.
- Wissenstransfer wird vergessen: Implizites Wissen – „wie wir das immer machen" – ist das Erste, das verloren geht.
- Rückkehr wird nicht vorbereitet: Die Person trifft am ersten Tag auf ein Team, das sich kaum an sie erinnert, und ein Arbeitsumfeld, das sie nicht mehr kennt.
- Zu wenig Kommunikation mit dem Rest des Teams: Das Team muss wissen, was sich ändert – und wer was übernimmt.
- Kontakt während der Elternzeit: Kein Druck, aber ein freiwilliges Angebot (Newsletter, Team-Events) hält die Verbindung aufrecht.
Fazit
Elternzeit gut zu managen ist kein Hexenwerk. Es braucht Vorlaufzeit, eine klare Übergabestruktur und einen strukturierten Rückkehrprozess. Wer das konsequent umsetzt, verliert keine guten Mitarbeiter an Konkurrenten, die besser planen – und zeigt, dass das Unternehmen mit Lebensphasen umgehen kann.
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Häufige Fragen zur Elternzeit-Planung
Wie lange im Voraus muss Elternzeit angemeldet werden?
Elternzeit muss spätestens 7 Wochen vor dem gewünschten Beginn schriftlich beim Arbeitgeber angemeldet werden (§ 16 Abs. 1 BEEG). Gleichzeitig muss der Arbeitnehmer erklären, für welche Zeiträume innerhalb von 2 Jahren Elternzeit genommen werden soll.
Welche Vertretungsoptionen gibt es?
Für die Elternzeitvertretung stehen grundsätzlich drei Wege offen: interne Umverteilung (günstig, aber belastend für das Team), befristete Einstellung einer Vertretung (aufwändig, aber vollständig) und Interim-Unterstützung über externe Anbieter (flexibel und schnell). Die beste Option hängt von Dauer, Komplexität der Rolle und Vorlaufzeit ab.
Was muss beim Rückkehrgespräch besprochen werden?
Das Rückkehrgespräch sollte vor dem ersten Arbeitstag stattfinden und folgende Punkte abdecken: aktuelle Rollenerwartungen, eventuelle Veränderungen in der Zwischenzeit, Arbeitszeitmodell und Teilzeitwünsche, Einarbeitung in neue Prozesse oder Tools und emotionale Rückkehr in den Arbeitsalltag.
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